Save the date met een ICS-bestand!

Voor iedereen die wel eens een evenement organiseert is het een bekend begrip; ‘no shows’. Mensen die zich opgeven maar niet op komen dagen. Vaak is dan de reactie dat er niet voldoende tijd was om deel te nemen of de afspraak vergeten is omdat deze niet in de agenda stond. Dit laatste is eenvoudig op te lossen. Link vanuit je bevestigingsmail naar een agendabestand (.ICS). Met een druk op de knop heeft je deelnemer je event toegevoegd aan zijn agenda.

Een ICS-bestand is niet alleen handig om te zorgen dat een afspraak niet vergeten wordt. Door een kant-en-klare afspraak te maken kun je er ook voor zorgen dat alle informatie van een afspraak vooraf duidelijk is. Zo kun je ervoor kiezen om een programma of routebeschrijving toe te voegen. Of denk bijvoorbeeld aan een document waarvan je graag wilt dat dit vooraf gelezen is. Dit geeft je contacten de kans om zich zo goed mogelijk voor te bereiden op je afspraak of evenement. Uiteraard kan een ICS-bestand niet alleen in een bevestigingsmail voor een evenement meegenomen worden, maar bijvoorbeeld ook als een ‘Save the date’ moment wanneer je contacten wilt vragen een bepaalde dag of tijd vrij te houden en te blokkeren in een agenda.

Bij onderstaande voorbeelden is in een bevestigingsmail een CTA toegevoegd die linken naar een ICS-bestand. In het ene voorbeeld is gekozen om een button op te nemen. In het andere voorbeeld is voor een tekstlink gekozen. De ontvanger kan door op de link te klikken het ICS-bestand downloaden en in zijn of haar agenda toevoegen.

Wat is een ICS-bestand precies?

Een ICS-bestand is een agenda-bestand dat gebruikt kan worden in bijvoorbeeld Microsoft Outlook, iCalendar van Apple en in Google Agenda. Een ICS-bestand is een statische afspraak die je met een of meerdere contacten kunt delen en bevat alle elementen die in een afspraakmail verwerkt kunnen worden. Denk aan: locatie, tijdstip, begeleidende tekst en bijlagen. Een ICS-bestand is dan ook op dezelfde manier aan te maken als een gewone agenda afspraak. In plaats van deze op te slaan in de agenda wordt het bestand als ICS-bestand nu opgeslagen op je computer.

ICS-bestand toevoegen in een bericht

Een ICS-bestand wordt als link meegestuurd met je e-mailing. Dat betekent dat je niet het bestand zelf mee stuurt in een e-mailing. Je kunt naar het bestand linken vanuit een e-mailing. Hoe je dit in MailPlus doet wordt in drie simpele stappen uitgelegd.

Stap 1: Maak een afspraak in een agenda aan

Maak de afspraak aan zoals je dit gewend bent in bijvoorbeeld je Outlook agenda. Op dit punt kun je alle informatie toevoegen die relevant is voor de aanwezigen. Denk dan aan de eerder genoemde routebeschrijving of een document. Sla de afspraak op via ‘Bestand’ en kies voor de optie ‘Opslaan als’. Hier zie je dat het bestand opgeslagen wordt als .ICS bestand op je computer.

Stap 2: Upload de afspraak in de Document Manager

Nu je een agenda-bestand hebt gemaakt kun je het uploaden in de Document Manager van MailPlus. Wanneer het bestand is toegevoegd aan de Document Manager is het bestand terug te zien in de Werkmap documenten.

Stap 3: Voeg het bestand toe aan je bericht

Bewerk het bericht waar je graag de link naar het agenda-bestand aan toe wilt voegen. De meest voor de hand liggende manier is het toevoegen van de bestandslink onder een button. Zo leg je er de meeste nadruk op. Het is verstandig naast de button ook wat extra informatie mee te geven aan de lezer waarom dit bestand mee wordt gestuurd.

Heb je twijfels of het toevoegen van een ICS-bestand helpt? Pas dan een A/B splittest toe door een blok met en een blok zonder ICS-bestand toe te voegen aan een bevestigingsmail. Als je van je link een trackable link maakt dan registreert MailPlus hoeveel contacten op de link hebben geklikt.

Deel dit verhaal, kies je platform

Geschreven door:

Redactie
Zoeken

Populaire berichten

We gebruiken cookies. Met deze cookies verbeteren we de gebruiksvriendelijkheid van onze website. Daarnaast kunnen we je hierdoor gepersonaliseerde content bieden op Spotler.com, via onze andere kanalen en andere media. Als je verder surft, accepteer je onze cookies. NB. We onthouden je keuze zodat je niet iedere keer dat je onze website bezoekt deze vraag te zien krijgt. Meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten