TU Delft innoveert ook achter de schermen

Ook aan de slag met onze corporate overview?

TU Delft is een moderne universiteit met ruim 175 jaar historie. Het enorme onderwijsinstituut is inmiddels actief op het gebied van e-mail marketing automation.

Het doel

Tot voor kort was het bij TU Delft de gewoonste zaak van de wereld dat een docent zijn nieuwe workshop promootte met een zelf opgestelde e-mail in Outlook’, vertelt communicatie- en contentmanager Jaap van Grinsven. De druk op de mailservers nam hierdoor enorm toe, zeker wanneer er grote bestanden werden meegestuurd.

Bovendien werd er op zo’n mail gereageerd, mensen willen zich aanmelden of meer informatie. Dat zorgt voor een stroom aan mailwisselingen waarover niemand het overzicht heeft. Er was dus behoefte aan een professionele e-mail communicatie tool.

Met MailPlus

Inmiddels werken acht faculteiten en vier afdelingen binnen de TU met MailPlus. De e-mail oplossing zorgt voor inzicht in alle e-mail communicatie naar medewerkers, alumni, scholieren, marktpartijen, partners en externe wetenschappers.

Bovendien biedt het de TU de mogelijkheid om de informatievoorziening te stroomlijnen, contactgegevens centraal te beheren en statistieken te bekijken vanuit één cockpit. Er werd een hoofdaccount ingericht voor Corporate Communication en diverse subaccounts voor faculteiten en afdelingen. Van Grinsven: ‘Dit is gebruiksvriendelijk en voorkomt fouten’.

Jaap van Grinsven

Door de combinatie van snelheid en mooie opmaak voeg je echt beleving toe aan een nieuwsbrief.

Jaap van Grinsven - Communicatie manager - TU Delft

Het succes

De ICT’ers van TU Delft stellen hoge eisen aan de beveiliging in verband met privacygevoelige informatie. Maar na wat aanscherpingen van Spotler zien ook zij alleen de voordelen van het nieuwe e-mailplatform’, aldus Van Grinsven.

Een van die voordelen is de doorloopsnelheid. De software van MailPlus is gekoppeld aan het CMS van de website van TU Delft. Zo kunnen artikelen die online staan bijvoorbeeld automatisch toegevoegd worden aan de nieuwsbrieftemplate. ‘Door die mooie combinatie van snelheid en een mooie opmaak voeg je echt beleving toe aan een e-mail nieuwsbrief’.