AVG-compliant met Spotler SendPro

We maken er geen geheim van waar je SendPro-data staat. Alleen Spotler heeft toegang tot deze locaties: geen derde partij, alleen Spotler-medewerkers met de Nederlandse nationaliteit. Dit zijn de drie datacenters waarover je SendPro-data verspreid staat:

• Digital Realty (Amsterdam Data Tower)
• Equinix
• Iron Mountain

Omdat alle drie datacenters in Nederland staan, is er geen doorgifte naar een land buiten de EU. Dat scheelt een transfer impact assessment en vereenvoudigt je eigen verwerkingsregister onder AVG-artikel 30.

Spotler is ISO 27001 gecertificeerd. Dat betekent dat onze manier van werken en ons platform voldoen aan de internationale norm voor informatiebeveiliging. Alle processen rond het ontwikkelen en onderhouden van het platform vallen hieronder, van toegangsbeheer tot incidentrespons. Je kunt er dus op vertrouwen dat werken met onze software veilig is, niet alleen omdat wij dat zeggen, maar ook omdat een externe auditor het jaarlijks toetst.

Ja. Omdat SendPro persoonsgegevens namens jou verwerkt, sluiten we een verwerkersovereenkomst af die vastlegt wat we doen, waarom, en onder welke waarborgen, in lijn met AVG artikel 28. Het Trust Center houdt bij welke subverwerkers we daarbij inzetten en publiceert onze actuele certificaten en beleidsdocumenten, zodat je eigen DPIA iets concreets heeft om naar te verwijzen in plaats van alleen “op aanvraag”.

Standaard bewaart SendPro je berichtgeschiedenis 90 dagen op Basic en tot 3 jaar op Premium en Enterprise. Wil je dat per verzendstroom anders regelen? Zet dan de Archive-flowstep in: die legt de volledige e-mail (body, bijlagen en alternate parts) apart vast, met een bewaartermijn die jij per flow instelt van 1 maand tot 1 jaar. Je kunt er ook voor kiezen om alleen bepaalde berichten te archiveren.

Ja. Spotler volgt de Code Reclame via E-mail, de opvolger van de Code E-mail uit 2012 die de DDMA-leden in maart 2025 hebben herzien. Op het moment van schrijven ligt de herziene code nog ter goedkeuring bij de Stichting Reclamecode, waarna hij formeel onderdeel wordt van de Nederlandse Reclame Code. De kern blijft hetzelfde, met een paar aangescherpte punten:

• De afzender van de e-mail moet duidelijk herkenbaar zijn
• De ontvanger moet actief en geïnformeerd toestemming hebben gegeven, en jij moet dat kunnen aantonen
• Afmelden moet gratis, eenvoudig en digitaal, en binnen 7 dagen verwerkt zijn

Wij moedigen onze klanten aan deze code te volgen. Rolbeheer binnen SendPro helpt daarbij: je kunt vastleggen wie mag versturen en wie alleen mag meekijken, zodat toestemmingsbeheer niet bij iedereen in het account ligt.