“Even snel die afbeeldingen op de C-schijf plaatsen, die sla ik later wel netjes op. Hmm.. is dit wel de juiste versie van het logo? EPS, JPEG, PNG, OMG?! Waar staan de beelden voor de nieuwe wintercampagne!?” Komt dit je bekend voor? Wij geven je 5 tips om al je media netjes gestructureerd te houden, zodat je efficiënter kunt werken en eenduidiger je merk kunt neerzetten.
In je eentje een chaos maken van je mediabestanden is al eenvoudig, laat staan als je met 10, 100 of misschien wel 1000 collega’s in dezelfde Mediabank werkt. Een verzameling van duizenden mediabestanden is al lang niet meer uitzonderlijk en dan wordt het al snel lastig om de juiste bestanden terug te vinden.
Maar hoe schep je nu effectief orde in de chaos? En even belangrijk: hoe houd je het gestructureerd, zodat niet alleen jij, maar ook al je collega’s dat logo of die beelden van de campagne kunnen terugvinden? Dat hoeft niet eens zo lastig te zijn, als de basis, maar goed is. Met deze 5 tips hou je jouw mediabank vrij van digitaal zwerfafval. Je voorkomt hiermee dat jij en je collega’s verdwaald raken in het media-labyrint.
1. Archiveer: opgeruimd staat netjes
“Een opgeruimd bureau zorgt voor rust in je hoofd”, zo luidt de welbekende leus. Ditzelfde geldt voor een opgeruimde mediabank (ook wel Digital Asset Management systeem of DAM genoemd). Dus keep it clean en houd periodiek een grote schoonmaak. Denk na over welke afbeeldingen je in de mediabank wil hebben en toegankelijk wil maken voor de gebruikers.
Hier stopt het alleen niet, denk ook na over wanneer afbeeldingen gearchiveerd moeten worden. Is het echt relevant om álle beelden op te slaan in de mediabank? Of kan die campagnegerelateerde fotografie beter gearchiveerd worden omdat het product van de markt is gehaald?
Denk eens aan quitclaims, je wil deze goed opslaan zodat je geen claim krijgt. Als je de quitclaim direct opslaat bij de foto, kun je hem gemakkelijk terugvinden. Een voordeel dat minstens zo belangrijk is: jij hoeft je niet iedere keer bezig te houden met de grote schoonmaak en kunt je daardoor focussen op belangrijkere én leukere zaken.
2. Breng een heldere en vooral passende taxonomie aan
Taxono-wat? Een doordachte en logische classificatie en groepering van assets, dat is wat taxonomie inhoudt. Het beoogde resultaat is hierbij het vindbaar maken van assets, onder andere via logische filters. Maar wat voor de ene gebruikersgroep handig is, kan voor een andere doelgroep helemaal niet prettig werken.
Een voorbeeld: voor een marketeer die werkt aan een nieuwe uiting, ligt het voor de hand om op basis van marktsegmenten op zoek te gaan naar relevante media. Een HR-professional die beelden zoekt voor zijn vacature, zal weinig hebben aan deze indeling van assets. Hij is bijvoorbeeld beter gebaat bij een indeling aan de hand van afdelingen binnen de organisatie.
Breng daarom voor de inrichting of herinrichting van een mediabank de stakeholders goed in kaart. Wil je het helemaal goed doen? Ontwikkel dan user persona’s per gebruikersgroep en onderzoek hun specifieke behoeften. Je hebt dan een goede basis voor het aanbrengen van een slimme taxonomie. Een goed begin is het halve werk.
3. Maak er een co-effort van, maar houd grip
Een belangrijk voordeel van een mediabank is natuurlijk dat je assets eenvoudig kunt ontsluiten. Niet alleen collega’s, maar ook externe partijen zoals bureaus en fotografen hebben toegang. Maak het mogelijk dat ook zij bestanden kunnen uploaden naar de mediabank. Zo komt niet alles op jouw bordje te liggen, waardoor “ik sla het wel even tijdelijk op de C-schijf op”-gedrag niet meer voorkomt.
Hoe voorkom je dan een wildgroei aan middelen? Door bijvoorbeeld de fotograaf direct zijn beelden te laten uploaden en verrijken met metadata. Denk aan: relevante zoekwoorden, de campagne waarvoor de beelden zijn geschoten en wanneer de gebruiksrechten van de beelden verlopen.
Door een aantal metadatavelden verplicht te stellen, behoud je meer grip op de kwaliteit van de metadata en dus vindbaarheid van je media. Rest jou nog het beoordelen van en eventueel correcties doorvoeren aan de geüploade bestanden.
Lees de rest van de tips, onder andere over hoe A.I. je kan helpen op Frankwatching.
