Driestappenmodel voor communicatieprofessionals bij gemeenten

Als communicatieprofessional bij een gemeente is het geen toeval dat je jouw functie uitoefent. Je hebt bewust gekozen voor deze rol in het gemeentelijke domein, waarbij je je betrokken voelt en je met hart en ziel inzet voor het welzijn van de burgers. Met jouw communicatieve vaardigheden kun je werkelijk het verschil maken. Maar is er voldoende ruimte voor jou om dit te doen?

Herken jij dit?

Wij zien dat veel communicatieprofessionals binnen gemeenten (te) veel tijd en energie verliezen aan ad-hoc communicatieverzoeken en -taken. Hoe zit dat eigenlijk bij jou? Heb je regelmatig het gevoel dat je niet toekomt aan belangrijke zaken, omdat je zo veel tijd kwijt bent aan:

• De boeman uithangen als huisstijlpolitie;
• Het voortdurend maken en bestellen van visitekaartjes;
• Het beantwoorden van steeds dezelfde vragen over logo’s en standaardteksten;
• Het oeverloos zoeken naar passende afbeeldingen en foto’s;
• Het doorvoeren van wijzigingen in bestaande uitingen?

Door al die ad-hoc klusjes kom je steeds minder toe aan de werkzaamheden die jouw werk de moeite
waard maken. Die achterstand haal je niet meer in, want voor je het weet is de week alweer voorbij.
Zo ga je keer op keer met een minder voldaan gevoel het weekend in.

Minder werkdruk, meer plezier

Dit hoeft niet zo te blijven! In deze guide laten we je zien hoe je in drie stappen jouw werk zó kunt organiseren dat je minder werkdruk – en meer efficiëntie en werkplezier ervaart. Door repetitieve ad-hoc klussen anders te organiseren, blijft er meer tijd over voor mooie, betekenisvolle communicatieprojecten.

Begin klein, stap voor stap

Je hoeft echt niet meteen een uitgebreid softwaresysteem aan te schaffen. Je kunt gewoon klein beginnen en vandaag nog starten met werken volgens het 3-stappenmodel. Zo doe je ervaring op met deze manier van werken en ontdek je hoe je ruimte maakt voor communicatieprojecten die jouw carrière een boost geven.

De essentie van het 3-stappen model

De essentie van het 3-stappen model is dat je onderscheid maakt tussen drie verschillende aspecten van communicatiemanagement:

• Vastleggen: Leg de toepassing van de huisstijl zo eenduidig mogelijk vast
• Delen: Maak middelen en basisbestanden zo toegankelijk mogelijk
• Toepassen: Maak het creëren van content zo makkelijk mogelijk

Door goed na te denken over de aanpak en inrichting van deze aspecten creëer je de basis voor een efficiënte en effectieve manier van communicatiemanagement. Moeilijk? Nee hoor, lees op de volgende pagina’s hoe je vandaag nog kunt beginnen met slimmer werken. En welke quick-wins dat oplevert!

Vastleggen huisstijlrichtlijnen

Hoe vaak heb jij al vragen gehad als:

• Wat zijn de lettertypes van onze huisstijl?
• Welke kleuren mogen wij gebruiken?
• Mag ik die foto’s in deze folder plaatsen?
• Heb je een standaardtekstje over onze organisatie?

Nu zijn dit eigenlijk de best-case scenario’s, want hoe vaak gaan goedwillende collega’s niet gewoon aan de slag om zelf even iets te knutselen? En hoeveel uitingen ontsnappen op die manier aan jouw aandacht?

Alle huisstijlrichtlijnen op één plek

Hoe fijn is het om te kunnen verwijzen naar een centrale plek waar alle richtlijnen voor de huisstijl staan gepresenteerd? Zo zorg je ervoor dat iedereen toegang heeft tot de meest actuele informatie. Scheelt jou heel wat vragen!

Quick-win: begin met een document

Je kunt laagdrempelig beginnen met een gedeelde PowerPoint, een PDF, een plek in SharePoint of een
afgeschermde pagina op de website. Als de behoefte groeit, kun je vanuit die basis makkelijk overstappen
op een meer schaalbare oplossing, zoals een huisstijlhandboek binnen een communicatieportaal.

Delen middelen en basisbestanden

Naast vragen over de toepassing van de huisstijl krijg je waarschijnlijk ook veel aanvragen voor logo’s, fonts, fotografie, presentatietemplates, promotiemateriaal, visitekaartjes, flyers etcetera. Door het inrichten van een centrale plek waar collega’s de laatste versies van de beschikbare middelen en basisbestanden kunnen vinden, bespaar je jezelf en je collega’s veel tijd en frustratie.

Quick-win: naamgeving en structuur

Je kunt laagdrempelig beginnen door een gedeelde mappenstructuur in te richten in SharePoint, zodat collega’s 24/7 toegang hebben tot de meest actuele versies van middelen en bestanden. Door strikte richtlijnen te hanteren voor naamgeving en opslagmethodes zorg je ervoor dat de informatie overzichtelijk en toegankelijk blijft.

Bij succesvolle toepassing van dit systeem groeit het gebruik en verzamel je al snel een flinke collectie beelden en bestanden. Het vinden en beheren van al die bestanden kan dan alsnog een tijdrovende klus worden. In dat geval kun je vanuit deze structuur makkelijk overstappen op een beeldbankapplicatie in een communicatieportaal.

Daarin kun je ook meteen de juiste gebruiksrechten van fotomateriaal vastleggen en met een figurantenovereenkomstsysteem zorgen dat alle goedkeuringen van modellen zijn vastgelegd. Zo voorkom je claims vanwege ongeoorloofd fotogebruik.

Contentcreatie makkelijker maken

Communicatie is een vak apart. Niet iedereen is er goed in. Je moet verstand hebben van tekst, beeld en huisstijl – om een paar zaken te noemen. Jouw kennis kun je inzetten om collega’s op andere afdelingen te helpen bij de productie van communicatiemiddelen, maar dan wel zonder dat jij alles zelf gaat doen. De oplossing zit ’m in het werken met templates; basisdocumenten van bijvoorbeeld posters, flyers of social media posts die door jouw collega’s makkelijk – en altijd binnen huisstijl! – kunnen worden aangepast.

Quick-win: begin met Office sjablonen

Je kunt laagdrempelig beginnen door gebruik te maken van de templates die standaard softwarepakketten als Word en PowerPoint bieden. Daarnaast kun je collega’s toestaan eenvoudige Adobe InDesign-templates te gebruiken voor repeterende aanpassingen aan bestaande middelen. Zo leg je de basis voor een makkelijke manier van contentcreatie binnen de organisatie.

Een schaalbare aanpak

Als de behoefte ontstaat aan een meer schaalbare, efficiënte aanpak van contentcreatie in de organisatie, kun je vanuit deze aanpak overstappen op het gebruik van Branded Templates in een communicatieportaal. Daarin kunnen collega’s bijvoorbeeld zelf hun visitekaartjes maken en personaliseren, deze bestellen bij de juiste drukkerij en ze laten afboeken op de juiste kostenplaats. Jij hebt er geen omkijken meer naar.

Elke project een eigen versie

Of wat te denken van projectspecifieke brochures? Jij zet een goede basis neer in een Branded Template, waarna projecteigenaren hun eigen versie binnen de door jou gestelde kaders creëren. Zo verkort je niet alleen de doorlooptijd van middelenproducties, maar creëer je ook betrokkenheid en ownership bij je collega’s. In de tijd die je bespaart kun jij focussen op creativiteit en nieuwe uitingen, wat uiteindelijk leidt tot communicatie met meer impact.

Samenvattend

Klein beginnen: Zoek voortdurend naar kleine verbeteringen in jouw manier van werken. Door onderscheid te maken tussen de drie verschillende aspecten van communicatiemanagement vind je mogelijkheden om efficiënter en effectiever te werken. Hanteer altijd de volgende driedeling:

Vastleggen

Leg huisstijlrichtlijnen vast en zorg voor duidelijkheid; zo voorkom je dat je overvraagd wordt door collega’s of geconfronteerd wordt met huisstijlmissers.

Delen

Geef je collega’s toegang tot de meest actuele middelen, foto’s, video’s, logo’s en lettertypes. Als zij zelfstandig bij de juiste versies van middelen en bestanden kunnen, hoeven ze jou en je teamleden niet onnodig te belasten.

Toepassen

Maak het makkelijk voor enthousiaste collega’s om zelf middelen aan te passen, binnen de door jou gestelde kaders. Zo houd jij je handen vrij voor meer complexe communicatietaken en -projecten.

De oplossing waar jij naar zoekt

Blijf je handen tekort komen? Blijf je tijd en geld verspillen aan ad-hoc verzoeken en het managen van jouw huisstijl en merkcommunicatie? Dan is een communicatieportaal de oplossing waar jij naar zoekt. Het implementeren van een communicatieportaal kost tijd en energie (net als het inwerken van een nieuwe collega), maar het betaalt zich snel terug in tijdsbesparing en kostenverlagingen.

Plan vrijblijvend een online demonstratie in om te kijken of een communicatieportaal voor jou de beste oplossing is.