Brand Portal vs. Sharepoint

Een Brand Portal of Communicatieshop. Je hebt er misschien wel eens van gehoord of iets van gezien. Dan zul je je ook hebben afgevraagd of het geschikt is voor jouw organisatie. Mogelijk is er al een Sharepoint of een ander soort intranet, of wordt aanschaf overwogen. Sharepoint is de meest genoemde optie voor content & asset beheer.

Doel van de oplossing

Sharepoint 

Sharepoint wordt omgeschreven als een online platform om kennis en informatie te beheren en te delen. Om zo samenwerking en transformatie te stimuleren. Met de veelzijdige CMS (Content Management) -functionaliteit kun je eenvoudig informatie communiceren. Met het uitgebreide documentmanagement kun je efficiënt samenwerken aan documenten.

Brand portal

De CMS-functionaliteit is uitermate geschikt voor het vastleggen van merk, huisstijl of andere communicatierichtlijnen. Terwijl de Mediabank erg handig is voor het beheren en ontsluiten van grote hoeveelheden mediabestanden. Om richtlijnen en mediabestanden direct toe te passen in content is de templatestudio ideaal.

Functies voor: vastleggen van richtlijnen & informatie

Op dit onderdeel zijn de meeste overeenkomsten. Zowel Sharepoint als een Brand Portal bieden een CMS-functionaliteit, toch is er een klein verschil. Het CMS van Sharepoint is algemeen, vergelijkbaar met een website CMS. De CMS-functionaliteit van een Brand Portal is gespecialiseerd in het invoeren van merk & huisstijl richtlijnen.

Dus beide tools bieden de mogelijkheid om webpagina’s op te bouwen. Maar een Brand Portal biedt extra opties voor huisstijl vastlegging d.m.v. stijlelementen zoals: kleurenkaart, logobank, fonts etc. Dit geeft een professionele uitstraling voor de lezer.

Het belangrijkste verschil tussen beide opties is dat je met een brand portal externen, zoals bureaus en drukkers, makkelijk een gast account kan geven. Permanent of tijdelijk. Zij kunnen dan in de Brand Portal zonder dat ze een bedrijfsaccount nodig hebben. Met Sharepoint werkt dit vaak omslachtig.

Functies voor het opslaan, beheren en delen van assets

In SharePoint is het mogelijk om fotografie, video, logo en dergelijke mediabestanden op te slaan. Dit kan via een functionaliteit die vergelijkbaar is met je hardeschijf verkenner. De bekende mappenstructuur dus.

Met een Brand Portal ga je weg van de mappenstructuur. In plaats daarvan wordt gebruik gemaakt van een uitgebreide metadatastructuur. Hierdoor kun je met specifieke zoekfilters en geavanceerde zoekmachine functionaliteit snel de juiste bestanden vinden. Het eindeloos speuren door allerlei mappen is verleden tijd. Voor beheerders van de Brand Portal is het ideaal, omdat je de metadatastructuur kan inzetten om controle te houden. Bijvoorbeeld door met automatisch afloopdata van fotografie te werken, of beelden enkel aan een specifieke gebruikersgroep te ontsluiten.

Conclusie

Een Brand Portal en Sharepoint zouden elkaar niet moeten vervangen maar aanvullen. Een Sharepoint is vaak onmisbaar in je organisatie. Vooral met van delen van bedrijfsinformatie en samenwerken aan officedocumenten. Maar om herkenbare en professionele communicatie te realiseren vanuit elke positie, schiet een Sharepoint tekort. Dus alle merkbouwstenen om content te maken kun je het beste onderbrengen in een Brand Portal. Dit zijn de drie belangrijkste conclusies:

• Sharepoint biedt basis functionaliteiten om informatie en bestanden eenvoudig te delen met je organisatie. Het is voldoende als je het intranet helemaal goed kent en altijd precies weet wat je zoekt. Maar als je niet precies weet waar je naar opzoek bent of waar je moet zijn, dan kan het erg frustrerend en tijdrovend zijn. Daarnaast is het voor de beheerders een flinke en continue klus om de hele bibliotheek AVG-proof te houden.
• Je wil collega’s niet remmen in hun enthousiasme om namens de organisatie te communiceren. Daarom wil je waarschijnlijk alleen de content tonen die voor hen relevant is. Bovendien is het erg foutgevoelig als iedereen rechten heeft om alles te gebruiken en/of aan te passen. Sharepoint heeft een rechten & rollen structuur. Maar bij een Brand Portal kan je dat fijnmazig instellen per pagina, beeld of template. Daarnaast bevat een Brand Portal workflows voor goedkeuring en reviewen.
• Het beschikbaar stellen richtlijnen en bestanden geeft nog geen garantie dat ze goed worden toegepast. Office sjablonen zijn namelijk erg foutgevoelig, en laten collega’s nog te veel zwemmen in de mogelijkheden. Vooral lastig als je geen communicatieachtergrond hebt. Met slimme huisstijltemplates uit de Brand Portal faciliteer je ze optimaal.
  

Tip: Zet een Sharepoint Connector in van je Brand Portal oplossing. Als men in Sharepoint zoekt op iets wat eigenlijk in de brand portal staat, worden die resultaten wel getoond via een link naar de Brand Portal. Handig!