De employee journey: zo breng je hem in kaart

Het is de wens van elke HR-manager: medewerkers die tevreden, betrokken en productief zijn. Om dat voor elkaar te krijgen heb je inzicht nodig in hoe medewerkers zich voelen. Wat ervaren ze als positief en wat juist als negatief? Veel bedrijven doen jaarlijks een medewerkerstevredenheidsonderzoek om dat boven water te krijgen. Maar eigenlijk is dat niet genoeg. In plaats van één keer in het jaar, wil je het hele jaar weten hoe het gaat met je medewerkers. Dan kun je bijsturen voor het te laat is. Het perfecte middel daarvoor? Het in kaart brengen van de employee journey.

Wat is de employee journey?

De employee journey bestaat uit alle belangrijke touchpoints die een medewerker heeft met jouw bedrijf. Vanaf het moment dat diegene bij je solliciteert tot het moment dat diegene je bedrijf weer verlaat. Je kunt deze journey opdelen in twee fases:

1. De candidate experience

De eerste indruk van je bedrijf begint al voordat een medewerker officieel deel uitmaakt van je team.

• Recruitment: Een goed wervingsproces zorgt ervoor dat talenten sneller voor je kiezen en draagt bij aan een betere reputatie.
• Onboarding: Een effectieve onboarding zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen en snel ingewerkt zijn.

2. De employee experience

Daarna begint de volgende belangrijke fase: de employee experience. Nu is het zaak dat de medewerker kan floreren binnen jouw bedrijf en zo lang mogelijk blijft.

Waarom de employee experience zeker zo belangrijk is als de customer experience

We kennen allemaal het belang van de customer experience: tevreden klanten blijven langer, kopen meer en bevelen je bedrijf aan. Hetzelfde geldt voor de employee experience. Tevreden medewerkers zijn productiever, minder vaak ziek en verlaten je bedrijf minder snel. Daarnaast zorgen ze voor een positieve werksfeer, wat weer aantrekkelijk is voor nieuw talent.

En wist je dat de employee experience ook invloed heeft op de customer experience? Klanten merken het verschil als ze geholpen worden door een medewerker die zich gewaardeerd en betrokken voelt.

Een jaarlijks medewerkerstevredenheidsonderzoek is niet genoeg

Veel organisaties houden al een jaarlijks medewerkerstevredenheidsonderzoek. Soms vullen ze dat aan met een aantal Pulse-surveys, om gedurende het jaar te peilen hoe medewerkers zich voelen. Dat is een stap in de goede richting, maar niet voldoende.

Dit soort onderzoeken vertellen je misschien wat er op dat moment speelt, maar bieden weinig inzicht in de continu veranderende behoeften en ervaringen van je medewerkers. Daardoor kunnen problemen te lang dooretteren, met alle gevolgen van dien.

Creëer het hele jaar inzicht in de employee journey

Wat je nodig hebt, is een continu beeld van de employee journey. Dat creëer je door gerichte journey surveys in te zetten, op momenten die cruciaal zijn voor je medewerker. Stuur bijvoorbeeld journey surveys tijdens de onboarding, bij een wijziging van functie of bij een exit. Het fijne aan deze manier van feedback vragen? Je medewerker voelt zich gehoord op het moment dat het ertoe doet en jij achterhaalt problemen op het moment dat je er nog iets aan kunt doen.

Verstuur je surveys op tijd én via het juiste kanaal

Je wilt jouw journey survey versturen op het moment dat deze het meest relevant is voor je medewerker. Wij zien dat de respons dan veel hoger is. Voorkom dus dat je één keer in de maand of één keer in de week handmatig een lijstje uit het HR-systeem moet halen. Wie is uit dienst gegaan? Wie heeft een onboarding doorlopen? Wie is bezig met een re-integratietraject? Op dat moment ben je waarschijnlijk te laat. Maak in plaats daarvan gebruik van slimme software (zoals Spotler FeedbackPro). Daarmee zorg je ervoor dat surveys automatisch worden verstuurd, zodra er iets gebeurt in je HR-systeem. Denk aan het aanmaken van een nieuwe medewerker of het toewijzen van een nieuwe functie.

Ook het kanaal dat je inzet voor je surveys kan een flinke impact hebben op de respons. Jongeren zijn bijvoorbeeld geen fan van e-mails en reageren vaak veel beter als je surveys stuurt via sms of WhatsApp.

Journey surveys zijn een perfecte aanvulling op je jaarlijkse onderzoek

Journey surveys zijn geen vervanging van je jaarlijkse medewerkerstevredenheidsonderzoek. Ze zijn juist een perfecte aanvulling. Stel: uit je jaarlijkse survey blijkt dat medewerkers minder tevreden zijn als ze voor het eerst manager zijn geworden. Dan kun je besluiten om nieuwe managers voortaan na X tijd een journey survey te sturen waarin je verdiepende vragen stelt. Heb je begeleiding gehad? Wat was er goed aan die begeleiding? Wat kon er beter? De jaarlijkse survey geeft je een algemeen inzicht, de journey survey levert je concrete verbetermogelijkheden op.

Cruciaal: zet je inzichten om in actie

Het heeft weinig zin om feedback te verzamelen als er niets mee wordt gedaan. Veel organisaties falen op dit punt: ze presenteren de resultaten aan het management en dan blijft het stil. Zorg er dus voor dat je een helder plan hebt voor het opvolgen van de inzichten die je opdoet.

Zorg voor ambassadeurs

Wijs mensen aan die verantwoordelijk zijn voor het opvolgen van de feedback. Het is belangrijk dat niet alleen het hoger management betrokken is, maar ook de leidinggevenden en HR-teams op lagere niveaus. Zorg ervoor dat zij relevante feedback zo snel mogelijk ontvangen, bijvoorbeeld door geautomatiseerde rapportages. Maak afspraken over wat er vervolgens met die feedback gedaan moet worden.

Stel prioriteiten

Waarschijnlijk is het onmogelijk om direct actie te ondernemen op alle feedback. Gebruik daarom data-analyse om te ontdekken waar de grootste knelpunten liggen en richt je als eerste daarop. Zo weet je zeker dat je jouw aandacht besteedt aan de acties die de grootste impact maken.

Communiceer met je medewerkers

Medewerkers moeten weten dat hun feedback serieus genomen wordt en dat er daadwerkelijk iets mee gebeurt. Reageer dus op hun feedback en houd hen op de hoogte van de stappen die je neemt om verbeteringen door te voeren. Dit verhoogt het vertrouwen en de bereidheid van medewerkers om deel te nemen aan toekomstige surveys.

Hoe Spotler je hierbij helpt

Als je de werkdruk wilt verlagen, moet je eerst weten waar het beter en efficiënter kan. Het begint dus allemaal bij het creëren van inzicht. Maar hoe doe je dat? Dat gaan we je vertellen.

Gebruik Spotler FeedbackPro om je feedbackproces te automatiseren

In Spotler FeedbackPro automatiseer je jouw hele feedbackproces, zodat je er zo min mogelijk tijd aan kwijt bent. Spotler FeedbackPro integreert met alle grote HR-systemen, waardoor het automatisch uitsturen van journey surveys een fluitje van een cent wordt. Ook het verwerken van de uitkomsten in rapportages kun je volledig automatiseren.

Krachtige en klantvriendelijke surveys

Onze krachtige templates en flexibele survey builder helpen je om binnen een paar minuten een survey te maken. Elk vraagtype is mogelijk. Je hoeft niet bang te zijn dat je jouw medewerkers te veel lastig valt. Je stelt eenvoudig slimme regels in die dit voorkomen.

Altijd inzicht in het huidige sentiment

Door de uitgebreide rapportagemogelijkheden weet je altijd precies hoe jouw medewerkers zich voelen en waar het beter moet. In de prioriteitenmatrix zie je in een oogopslag met welke verbeteracties je de meeste impact maakt op de medewerkerstevredenheid. Negatieve feedback ontvangen? Spotler FeedbackPro geeft je direct een melding, zodat je snel actie kunt ondernemen. Ook als het algemene sentiment van je medewerkers verandert, ben je daarvan meteen op de hoogte.

Stappen zetten in het meten van je employee journey?

Met Spotler FeedbackPro verzamel je klantfeedback over elke cruciale interactie met jouw service-afdeling. Simpel en via al je kanalen. En geen zorgen, door onze slimme technologie wordt dat nooit irritant. De feedback zie je automatisch terug in overzichtelijke rapportages. Zo heb je altijd inzicht in wat er goed gaat of juist beter kan.