TrueLime optimaliseert lead management met Spotler CRM

Bij TrueLime draait alles om het creëren van slimme digitale oplossingen die een verschil maken. Al meer dan 25 jaar levert het bedrijf waardevolle technologieën vanuit het kantoor in Breda. Het team bestaat uit ruim 50 professionals die klantgericht denken en werken hoog in het vaandel hebben staan. Het bedrijf heeft zich gespecialiseerd in het ontwikkelen en leveren van een eigen zaaksysteem (Octopus) voor de gemeentelijke markt, het ontwikkelen en leveren van AI assistenten en het bouwen, leveren en onderhouden van op Umbraco en Kentico gebaseerde websites, intranet-omgevingen en kennisbanken.

Welke uitdaging had TrueLime rondom lead management?

Succesvol als TrueLime is in wat ze doen, constateerde het dat er op het gebied van sales en marketing wel wat zaken beter konden worden ingericht. De organisatie worstelde met het klassieke “probleem” van gefragmenteerde data, waardoor de processen niet altijd even soepel liepen. Voorheen werkte TrueLime met losse tools, zoals Excel voor het bijhouden van leads en Microsoft To Do voor de opvolgtaken. Dit zorgde voor:

• Geen centraal overzicht van leads en hun status
• Geen goede rapportages of inzicht in resultaten
• Lage opvolgsnelheid, omdat taken versnipperd stonden
• Veel handmatig werk en dubbel werk
• Gemiste kansen, omdat leads simpelweg uit beeld raakten

Veel ruimte dus om verbeteringen door te voeren. Na gedegen research in de markt en vanwege het feit dat sommige klanten van TrueLime ook met software van Spotler werken, is TrueLime toen bij Spotler uitgekomen. Dus mede op basis van positieve verhalen van andere gebruikers is er toen bewust voor Spotler gekozen. Een belangrijk ander argument was dat alle Spotler-tools: CRM, Lead Management en Mail+, naadloos met elkaar samenwerken.

Hoe heeft TrueLime een duidelijk proces voor lead management gemaakt?

Met de samenwerking die is aangegaan met Spotler en de onboarding van de Spotler Marketing Cloud, heeft TrueLime grote stappen gezet in het verbeteren en optimaliseren van de marketing- en salesprocessen. Afhankelijk van de manier waarop een lead binnenkomt, doorloopt die nu een duidelijk proces:

Directe opvolging door sales

Bij contactaanvragen met duidelijke koopintentie, wordt een taak voor sales aangemaakt in Spotler CRM.

Met duidelijke koopintentie wordt in dit geval bedoeld: wanneer er een aanvraag binnenkomt voor een demo of een vraag om een voorstel uit te werken voor een bepaalde dienst. Indien deze leads voldoen aan ons leadprofiel (ICP), worden deze direct doorgezet naar sales.

Momenteel doet marketing de controle of check op het leadprofiel voor het leereffect nog zelf, maar het ligt in de lijn der verwachting om dit te automatiseren zodat de opvolging nog sneller en efficiënter zal worden. Uiteraard zijn er duidelijke afspraken gemaakt met sales zodat zij precies weten welke leads prioriteit hebben en wie ze wanneer moeten bellen of mailen.

Lead nurturing via e-mail marketing automation

Sales beoordeelt of de MQL inderdaad overeenkomt met het leadprofiel (SAL) en plant een gesprek in als er volgens de aanvraag er een reële koopintentie is. Via de BANT methodiek wordt er verder onderzoek gedaan naar het contact en de organisatie die de aanvraag heeft gedaan. Is er Budget om te investeren? Heeft de contactpersoon de Authority om te beslissen? Is er voor de organisatie een Need om in zee te gaan met TrueLime? En zit er ook een Timeline gekoppeld aan de mogelijke investering. In dit geval verandert de status van de aangeleverde MQL naar SQL en blijft het proces bij sales liggen.

Wanneer dit niet het geval is, blijft de status MQL en komt de lead in een nurturing flow terecht. Over een periode van enkele maanden ontvangt de MQL dan relevante content, zoals een extra whitepaper of tips en trends die spelen. Hiervoor worden audiences (segmentaties) in CRM gemaakt die worden doorgezet naar Spotler Mail+. Deze audiences worden vervolgens in de betreffende automation toegevoegd zodat alle contacten in de audiences vervolgens een serie van relevante e-mails ontvangen.

Daarbij wordt er ook leadscoring toegepast. Dit wordt gedaan op basis van bezochte websitepagina’s en ingevulde formulieren. Op basis van het type pagina of formulier krijgt een lead 15, 25 of 35 punten. Bij een bereikte score van 100 wordt er automatisch een opportunity aangemaakt in CRM en kan Sales weer aan de slag met de MQL.

Overzichtelijke leadstatussen en triggers

In Spotler CRM hebben we duidelijke statussen voor leads (zoals MQL). Bij inactieve MQL’s wordt na een bepaalde periode automatisch een trigger geactiveerd. Deze leads gaan opnieuw een automation flow in om ze weer “warm” te maken in plaats van te worden vergeten.

Inzicht in herkomst van leads

Door de integratie van leadgeneratie software (IP look-up en webtracking) binnen CRM kan TrueLime nu beter zien waar leads vandaan komen: via welke kanalen en via welke campagnes. Dat helpt de organisatie om hun marketinginspanningen te sturen en te optimaliseren.

“Spotler CRM en Lead Management werken ontzettend makkelijk en geven ons eindelijk overzicht en structuur in ons leadproces. De samenwerking met Spotler is erg prettig: ze denken goed mee en zorgen dat alles werkt op een manier die bij ons past.”

Loreen Suurbach
– Online marketeer bij TrueLime

Waarom de Spotler Marketing Cloud werkt voor TrueLime

De software van Spotler breng overzicht en structuur in het leadproces, van eerste contact tot overdracht aan sales. De samenwerking tussen marketing en sales is verbeterd. Iedereen werkt vanuit hetzelfde systeem, de lijntjes zijn veel korter en de door marketing genereerde leads worden sneller en beter opgevolgd. Daarmee is er ook veel beter inzicht in de conversieratio’s en kan er structureel gewerkt worden aan betere leadgeneratie en betere nurturing programma’s.