De kracht van dynamische templates in Digital Asset Management

Als jij vaak denkt bij het maken van een nieuwe uiting: “moet ik nou echt voor het wijzigen van dat ene woordje of die afbeelding weer een vormgever aan het werk zetten”, lees dan vooral door. Het kan namelijk ook anders.

Weet jij hoeveel middelen je krijgt voor het budget dat jaarlijks aan bureaus wordt uitgegeven? Hoeveel van die opdrachten betreffen kleine wijzigingen? En hoeveel tijd zit er eigenlijk in de afstemming met het bureau? Designbureaus doen natuurlijk fantastisch werk en we zouden niet zonder kunnen. Wel zou het mooi zijn als je een deel van de werkzaamheden eenvoudig zelf zou kunnen doen en dat kan met dynamische templates.

11 redenen om te werken met templates

Hieronder vind je 11 redenen waarom je dynamische templates zou moeten inzetten in jouw communicatie voor maximale impact. De inzet van templates brengt functionele en praktische voordelen met zich mee, zoals:

• Zelfredzaamheid van medewerkers wordt vergroot: ze kunnen zelf professionele on-brand uitingen maken;
• De doorlooptijden worden ingekort omdat er geen afstemming met bureaus meer nodig is;
• Merkcommunicatie wordt eenduidiger en kwalitatief beter door een juiste toepassing van de huisstijl;
• Meer medewerkers kunnen impact maken met communicatie, dus het bereik, communicatiekracht en -frequentie worden vergroot.

Wanneer je ze slim inzet hebben Dynamische Templates een flinke kostenbesparende potentie. Om een paar redenen te noemen:

• Minder creatie en reproductie opdrachten naar bureaus;
• Leveranciersmanagement wordt eenvoudiger dankzij de mogelijkheid om geselecteerde drukkerijen te koppelen;
• Door vaste leveranciers aan te haken zijn betere prijsafspraken mogelijk;
• Besparing op interne uren door minder afstemming met bureaus.

In het platform worden verschillende statistieken bijgehouden zodat je inzicht krijgt in onder andere:

• Hoeveel uitingen er worden gemaakt en hoe vaak content wordt hergebruikt;
• De consistentie van de verspreide middelen (alle gemaakte middelen zijn te bekijken, waardoor een communicatie audit eenvoudiger wordt).
• Zoekopdrachten van medewerkers, zodat ingespeeld kan worden op content behoefte vanuit de organisatie.

Deze data helpt de organisatie om doelen te stellen voor de toekomst.

Dynamische templates

Met dynamische templates maak je in no time professionele uitingen voor online en offline toepassingen. Je start met een leeg template, voegt de tekst toe, kiest een passend beeld en in een paar minuten is jouw poster, socialmedia post, flyer of brochure klaar om de wereld in gestuurd te worden.

Geen afstemming over de mail omdat de tekst net niet past of omdat je toch liever dat andere beeld in de uiting wilt hebben. Je doet het gewoon zelf.

Wat is er zo dynamisch aan? Het dynamische zit hem in de interactie tussen de verschillende bouwblokken van jouw template. Met andere woorden; wat gebeurt er wanneer de kop niet uit één regel, maar uit drie regels bestaat? In het voorbeeld hiernaast zie je dat niet alleen donkerblauwe tekstkader mee naar beneden schuift, maar dat ook het stijlelement groter wordt.

Door krachtige business rules in de templates te bouwen reageren de elementen, zoals afbeeldingen, teksten en stijlelementen op elkaar waardoor ze bijvoorbeeld van positie, formaat of kleur kunnen veranderen. Zo ziet de uiting er altijd conform huisstijl uit én behoud je flexibiliteit voor de eindgebruiker, want niets is irritanter dan dat dat laatste woordje er net niet bij past.

Wanneer gebruik je dynamische templates?

Dynamische templates zijn uitstekend geschikt voor:

• terugkerende uitingen (zoals de wekelijkse socialmedia post of dat magazine dat elke maand verschijnt);
• middelen die je door verschillende personen in de organisatie wilt laten maken (denk aan specialisten die nu hun eigen whitepaper of brochure kunnen maken of aanpassen);
• ‘huisstijlklussers’ (lees die welwillende collega’s die helemaal los gaan met Word-art en totaal geen oog hebben voor de huisstijl) die je een professioneel alternatief wilt bieden voor hun creaties.

Overigens is het eindresultaat van met dynamische templates gemaakte content verre van saai of eentonig te noemen. Door een goede selectie van beeld en variatie in pagina lay-outs zorg je iedere keer weer voor een frisse nieuwe uiting mét behoud van consistentie.

Een wereld zonder bureaus

Voorlopig hoef je gelukkig geen afscheid te nemen van je bureau, want creativiteit dat is toch vooral voorbehouden aan de mens. Wil je een compleet nieuw design voor een template, dan kun je prima de hulp inroepen van je bureau. Van deze designs kun je vaak uitstekend templates maken waarmee je vervolgens weer honderden uitingen kunt maken. We zien het creatieproces als volgt:

Design

Tijdens deze fase wordt de uiting ontworpen, vaak door een designer van een bureau, of
in-house.

Templating

Het design is klaar en kan nagebouwd worden in de template builder. Dit kun je zelf
doen, maar je kunt ook je bureau vragen dit voor je te doen. We trainen ze graag in het gebruik.

Creatie

De template is nu klaar en staat klaar voor jou en jouw collega’s om er content mee te creëren. Daar houdt het wat ons betreft niet op, want efficiënt content creëren betekent ook gebruik maken van dat wat er als is. Daarom voegen wij de fase her-creatie toe.

Her-creatie

Waarschijnlijk houd je er, net als wij niet van om het wiel steeds opnieuw uit te
vinden. Daarom stimuleren we hergebruik van content zoveel mogelijk. Stel: je collega’s van een ander kantoor hebben al eens een brochure gemaakt over een thema waarover jij nu een brochure wilt maken, waarom zou je dan helemaal from scratch beginnen?

Met behulp van zoekopdrachten en filters vind je content die gemaakt is door jouw collega’s die je met een druk op de knop kunt hergebruiken. Het template wordt dan geopend met daarin de teksten, afbeeldingen en andere elementen van je collega. Hoef jij het middel alleen aan te passen aan jouw eigen wensen. Super snel en efficiënt.

Oneindig aantal uitingen met de template builder

Handig die templates, maar die moeten we zeker iedere keer bij jullie laten bouwen.’ Dat kan en eerlijkheid gebied te zeggen dat het laten maken van een enkele uiting goedkoper is bij een vormgever. Maar vergeet niet dat je een template maakt om
volume te kunnen draaien. Als je één keer een template maakt dan kun je hier een ongelimiteerd aantal uitingen mee maken. Dan wordt het interessant.

Nog interessanter wordt het als je zelf de templates met onze template builder maakt. Voor een vast bedrag per maand kun je helemaal los en maak je zoveel templates als je organisatie maar nodig heeft. Behoefte aan een nieuw socialmedia template?

Die bouw je op met de elementen (zoals het logo, stijlelementen, pay-offs, afbeeldingen, koppen, bodyteksten et cetera) die we voor je hebben klaar gezet, door hun posities in te tekenen op een canvas.

Publiceer het template en jouw collega’s kunnen ermee aan de slag om impactvolle communicatie te maken. Je in-house designer zal je dankbaar zijn, want dan heeft hij of zij meer tijd over voor het maken van nieuwe creatieve dingen. Heb je geen in-house designer dan is het ook nog eens goed voor je out-of-pocket kosten want je hoeft niet voor ieder wissewasje uit te besteden.

Ga snel aan de slag met dynamische templates

Een boel info, maar we hopen dat je veel hebt geleerd over dynamische templates en wat je ermee kunt bereiken. Vaak werkt zien en doen nog veel beter dan een lap tekst doorploeteren, dus we nodigen je uit om eens een demo te plannen. We laten je graag de mogelijkheden zien en helpen je bepalen voor welke content het zinvol is om met dynamische templates aan de slag te gaan zodat jij en jouw collega’s maximale impact kunnen maken. Ook helpen we je op weg met het bepalen van de ROI voor jouw organisatie.