De Excel a la Excelencia
DHL lleva los eventos a un 9.1 con Momice

DHL es el conocido servicio de mensajería internacional. Con más de 50 años de experiencia, opera en más de 220 países y territorios. DHL se compromete a ofrecer envíos rápidos, un servicio personalizado y una alta fiabilidad en todas sus entregas a nivel mundial. Pero eso no es todo. DHL apoya iniciativas sociales, se esfuerza por lograr una logística más sostenible e invierte considerablemente en sus empleados.

Una de las formas más importantes en que DHL da forma a esta misión es mediante la organización de diversos eventos. Entre los más conocidos se encuentran eventos para clientes como el ABN AMRO Open, una visita al Centro de Innovación de DHL y el Gran Premio de los Países Bajos de Fórmula 1. Para la organización de estos eventos, DHL utiliza el software para eventos Momice de Spotler.

DHL utiliza plenamente el software de eventos de Spotler

Robin Koedood, responsable de eventos de la división de comercio electrónico de DHL: “No solo nosotros usamos Momice, sino también otros departamentos y divisiones. Por ejemplo, la división DHL Express Momice, al igual que nosotros, la utiliza para la organización de eventos para clientes. Otro ejemplo: el departamento de Comunicación Externa también utiliza Momice. Pensemos en la comunicación relacionada con la apertura de nuevas sucursales. Además, todos los módulos de formación se envían a través de Momice. El software para eventos Momice es fundamental en muchas áreas de DHL y le sacamos el máximo partido”.

Razones para usar Momice

Una razón importante para implementar Momice fue la necesidad de estandarizar y automatizar las tareas recurrentes. Para la implementación de Momice, todos los procesos de eventos se gestionaban mediante listas de Excel. Esto implicaba mucho trabajo manual y era propenso a errores.

Además, un motivo importante fue y sigue siendo el aumento en el número de eventos. Robin organiza unos 30 eventos para DHL eCommerce cada año. Para llevar un control administrativo de todo ello, es necesario un buen software para eventos. Sin duda, este es un tercer motivo importante para usar Momice: tener una visión general de todos los eventos.

Momice: importante para muchos procesos de eventos

Para DHL, Momice es un gran aliado en los procesos de registro e invitación a eventos. Momice es fundamental para: el diseño de las páginas de eventos, la publicación de los programas, la elaboración de las listas de invitados, el registro de visitantes, el envío de correos electrónicos y encuestas, y el seguimiento de las estadísticas del evento.

En el punto de mira: evento de networking del Gran Premio de los Países Bajos

Con motivo del evento para clientes del Gran Premio de los Países Bajos, DHL alquila una carpa de playa en Zandvoort durante tres días. El primer día del evento, el viernes anterior al fin de semana del GP, está reservado para grupos objetivo internos y centros de clasificación locales (CityHubs). Se trata de empleados que han ganado entradas. Durante el fin de semana, se invita a los clientes. DHL organiza este evento por tres razones:

• Marketing relacional con clientes existentes
• Centros de Marketing Relacional (CityHubs)
• Compromiso de los empleados

DHL cuenta con más de 140 centros logísticos donde se agrupan los paquetes para su entrega a domicilios, empresas, puntos de servicio y cajas fuertes para paquetería. DHL se esfuerza por lograr centros de distribución neutros en carbono y desea contribuir a la sostenibilidad de los entornos urbanos.

Apoyo a Momice durante el GP

Momice se utilizó para el proceso de invitación, como incentivo y herramienta de registro. Gracias a Momice, DHL pudo verificar que se habían enviado correctamente las invitaciones y el registro de 460 clientes.

Además, gracias a Momice, DHL pudo presentar todas las partes del evento y los diferentes componentes del programa en el escenario de forma clara y concisa. Esto permitió a DHL garantizar una imagen coherente y profesional en todos los procesos del evento en línea.

Si bien es posible realizar este registro con Outlook y Excel, sigue siendo un proceso muy laborioso. Además, la probabilidad de errores aumenta al tener que gestionar cientos o miles de invitaciones. Sin mencionar el enorme tiempo que consume esta tarea manual.

¿Sigues utilizando Excel y Outlook para el registro de tus eventos?

Considera la posibilidad de implementar Momice tan pronto como comiences a organizar varios eventos para grupos más grandes.

Medir el éxito con encuestas

Los eventos son un éxito en cuanto los visitantes lo demuestran. Se pueden configurar encuestas y comentarios a través de Momice. Para DHL, esto también representa una importante ventaja de nuestro software para eventos.

Si organizas varios eventos y haces el mismo tipo de preguntas en cada uno, puedes establecer un buen punto de referencia. DHL puede comparar fácilmente la puntuación de los eventos entre sí a través de Momice. DHL, por supuesto, aprende de esto.

Las cifras más importantes: el evento para clientes del Gran Premio de Holanda alcanzó una puntuación NPS de +72 y una calificación promedio de 9,1.