Van Excel naar Excellent
DHL tilt events naar een 9,1 met Momice

DHL is de bekende wereldwijde bezorgdienst. DHL bestaat meer dan 50 jaar en is in ruim 220 landen en gebieden actief. DHL zet in op snelle verzending, persoonlijke service en hoge betrouwbaarheid in alle wereldwijde leveringen. Maar dat niet alleen. DHL steunt maatschappelijke initiatieven, zet graag stappen naar het verduurzamen van logistiek en investeert ook veel in eigen medewerkers.

Een belangrijke manier waarop DHL deze missie vormgeeft, is via de organisatie van verschillende events. Bekend zijn klantevents als het ABN AMRO Open, een bezoek aan het DHL Innovation Center en de F1 Dutch Grand Prix. Voor de organisatie van deze events zet DHL de eventsoftware van Spotler in: Momice.

DHL zet de eventsoftware van Spotler volop in

Robin Koedood, Event Manager van de divisie DHL eCommerce: “Momice wordt niet alleen door ons ingezet, maar ook door andere afdelingen en divisies. Zo gebruikt de divisie DHL Express Momice, net zoals wij, voor de organisatie van klantevents. Een ander voorbeeld: ook de afdeling Externe Communicatie zet Momice in. Denk dan aan de communicatie rondom de opening van nieuwe locaties. Daarnaast worden alle trainingsmodules via Momice verstuurd. De eventsoftware Momice is op veel plekken binnen DHL belangrijk en wij maken er volop gebruik van.”

Redenen om Momice in te zetten

Een belangrijke reden om Momice in te zetten, was de behoefte aan standaardisering en automatisering van terugkerende taken. Voor de inzet van Momice werden alle eventprocessen beheerd via Excel-lijsten. Veel handmatig werk dat ook nog eens foutgevoelig was.

Daarnaast was en is een belangrijke reden de groei van het aantal evenementen. Robin organiseert jaarlijks zo’n 30 evenementen voor DHL eCommerce. Om dat administratief allemaal bij te houden, is goede eventsoftware noodzakelijk. Dat is zonder meer een derde belangrijke reden voor de inzet van Momice: om het overzicht te behouden in alle events.

Momice: belangrijk voor veel eventprocessen

Momice is voor DHL een geweldige ondersteuner in eventregistratie en uitnodigingstrajecten. Momice is belangrijk voor: de vormgeving van eventpages, het publiceren van eventprogramma’s, het opstellen van gastenlijsten, de registratie van bezoekers, het uitsturen van mails en enquêtes en het bijhouden van eventstatistieken.

In the spotlight: netwerkevent Dutch Grand Prix

Speciaal voor het klantevent Dutch Grand Prix huurt DHL voor drie dagen een strandtent in Zandvoort. De eerste dag van het event – de vrijdag voor het GP-weekend – is voor interne doelgroepen en lokale sorteercentra (CityHubs). Het gaat om collega’s die tickets hebben gewonnen. Gedurende het weekend worden klanten uitgenodigd. DHL organiseert dit event om drie redenen:

• Relatiemarketing bestaande klanten
• Relatiemarketing CityHubs
• Employee Engagement

DHL heeft meer dan 140 hubs waar pakketten worden gebundeld voor levering aan huishoudens, bedrijven, servicepunten en pakketkluizen. DHL streeft naar klimaatneutrale distributiecentra en wil graag meewerken aan de verduurzaming van stedelijke omgevingen.

Ondersteuning van Momice tijdens de GP

Momice werd voor het GP ingezet voor het uitnodigingstraject, als trigger om te enthousiasmeren en als registratietool. Via Momice had DHL de controle op orde voor de uitnodiging en registratie van 460 klanten.

Verder kon DHL met de inzet van Momice alle onderdelen van het event en alle verschillende programmaonderdelen op een eenduidige manier over de bühne brengen. Hierdoor kon DHL een consistente en professionele uitstraling garanderen rondom alle online eventprocessen. Verder benadrukt Robin Koedood:

“Voor de registratie van 460 klanten moet je meer dan duizend mensen uitnodigen. En daar komt veel informatie bij kijken. Denk aan: vervoer naar de locatie, mobiele nummers, dieetwensen, overnachtingen e.d. Gebruik van software zoals Momice helpt ons om fouten te voorkomen, om tijd te besparen en om de totale registratie overzichtelijk te houden.”

Zo’n registratie is natuurlijk wel te doen met Outlook en Excel, maar het blijft veel handwerk. Daarnaast neemt de foutgevoeligheid toe als je berichtenstromen moet bijhouden van vele honderden of duizenden uitnodigingen. Nog los van de enorme hoeveelheid tijd die zo’n handmatige actie kost.

Gebruik je nog Excel en Outlook voor je eventregistratie?

Overweeg de inzet van Momice zodra je meerdere events voor grotere groepen gaat organiseren.

Succes meten met enquetes

Events zijn een succes zodra bezoekers dat aangeven. Enquêtes en feedback zijn via Momice prima in te richten. Voor DHL ook een belangrijk pluspunt van onze eventsoftware.

Als je meerdere events organiseert en telkens dezelfde type vragen stelt, dan creëer je voor jezelf een mooie benchmark. DHL kan via Momice goed vergelijken hoe events ten opzichte van elkaar scoren. DHL trekt hier uiteraard lessen uit.

De belangrijkste cijfers: het klantevent Dutch Grand Prix haalde een NPS-score van +72 en een gemiddelde waardering van een 9,1.