De Gemeente Communicatie Monitor

Als communicatieprofessional binnen de overheid heb je te maken met een breed takenpakket. Communicatie wordt bovendien een steeds belangrijkere pijler binnen organisaties. Ook de aankomende bezuinigingen en het ravijnjaar 2026 zullen een uitdaging gaan vormen, want het belang van overheidscommunicatie die beter aansluit op de inwoners neemt niet af. Eerder onderzoek onder communicatieteams in gemeenteland liet al zien dat het aantal taken flink is toegenomen maar dat de capaciteit van de teams niet is meegegroeid.

De vraag naar communicatie(middelen) groeit dus, maar de communicatieteams groeien niet mee. En dit zorgt vaak voor een zekere mate van werkstress. Dat is wat wij terug horen tijdens gesprekken met communicatiespecialisten uit de overheidssector. Omdat we benieuwd zijn naar de oorzaak van de toename van de middelengroei en hoe communicatieprofessionals, specifiek binnen gemeenten, daardoor de werkdruk ervaren, hebben we dit onderzoek opgezet.

Welke inzichten leveren de monitor je op?

Deze Gemeente Communicatie Monitor 2024/2025 (GCM) geeft jou inzicht in hoe respondenten (communicatieprofessionals binnen gemeenten) de onderstaande thema’s ervaren:

• De toegenomen vraag in content en de belangrijkste oorzaken
• Welke taken en thema’s de meeste tijd in beslag nemen van teams
• De vraag of de communicatieteams groot genoeg zijn om de communicatievraag
  aan te kunnen
• In welke mate er stress wordt ervaren in het werk

Signalen over toegenomen vraag naar content en werkstress kregen we eerder ook vanuit professionals uit de zorgsector. In 2021 hebben we een soortgelijk onderzoek gedaan onder 100+ zorgorganisaties. Dat leverde interessante resultaten op. Een belangrijke oorzaak van de hoge werkdruk was daar de vele ad hoc verzoeken rondom creatie van communicatiemiddelen. Bovendien waren de zorgorganisaties ook erg geïnteresseerd in de geluiden van hun vakgenoten en konden zij verschillende waardevolle aanbevelingen binnen hun organisaties toepassen. Om diezelfde reden delen we ook in dit rapport de aanbevelingen en tips van jouw vakgenoten, om zo meer grip te krijgen op de kwaliteit en kwantiteit van uitingen.

Respondenten in een oogopslag

Hieronder vind je in een oogopslag een aantal belangrijke data over de deelnemers van de Gemeente Communicatie Monitor.

Top 3 functies

Top 3 wekelijkse tijdsbesteding

Gemeentegrootte

* Aantal gemeenten in Nederland
** Percentage gemeenten die deelnemen t.o.v. totaal van Nederland
*** Percentage van deelnemende gemeenten (aan survey)

Resultaten van de survey

1. Meer behoefte aan content

Bijna 80% van de respondenten ziet een toename in de vraag naar content en communicatiemiddelen. We kunnen dus stellen dat er sprake is van een enorme toename in de communicatievraag binnen overheidsorganisaties.

Toegenomen vraag in content

Dat zal geen verrassing zijn, gezien de toename aan (digitale) kanalen, verantwoordelijkheden en de behoefte vanuit projecten om eigen kanalen in te zetten voor zichtbaarheid en communicatie. Dit zijn oorzaken die genoemd werden en hieronder lees je nog een aantal concrete, grote aanjagers van de toename in vraag:

Digitalisering en nieuwe communicatiekanalen (~45%)

De opkomst van sociale media en andere digitale platformen vraagt om frequente en relevante content om inwoners te bereiken. “De snelle groei van sociale media en digitale platformen dwingt ons om continu en vernieuwend te communiceren.”

Veranderende verwachtingen van burgers (~35%)

Inwoners verwachten meer transparantie en interactie van hun gemeente, wat leidt tot een grotere behoefte aan informatieve en betrokken content. “Burgers vragen nu meer transparantie en dialoog, wat onze communicatiestrategieën aanzienlijk heeft beïnvloed.”

2. Teamgrootte

De vraag naar content is behoorlijk gegroeid, zo blijkt, maar zijn communicatieteams ook meegegroeid? Bij de vraag of het communicatieteam groot genoeg is om de communicatievraag vanuit de organisatie aan te kunnen, antwoordt 69,3% dat het team te klein is.

Één of twee collega’s tekort

Het gevoel dat er net één of twee paar handen tekort komt overheerst. 56% geeft aan dat het toevoegen van 1 fte aan het team de druk zou kunnen verlagen, terwijl 34% liever 2 fte toevoegt.

Software om de druk te verlagen

Zo’n 37% van de respondenten ziet meerwaarde in de introductie van software om te helpen de druk te verlagen. Ongeveer 25% ziet hier geen oplossing in. Nog eens 37% staat hier neutraal tegenover.

3. Tijdrovende taken

We stelden de vraag: ‘Welke thema’s nemen de meeste tijd in beslag in je wekelijkse activiteiten?’ Contentcreatie voert de lijst aan, gevolgd door begrijpelijke taal en het corrigeren van uitingen van collega’s.

AI gebruik

Dat AI nog niet actief wordt geïmplementeerd wordt duidelijk uit de onderstaande grafiek. Ook heeft AI zijn weg nog niet gevonden in de dagelijkse werkwijze van respondenten. Het overgrote deel gebruikt AI ‘nooit’ (11%), ‘minder dan eens per maand’ (23%) of enkele keren per maand (37%).

Hergebruik van content

Uit de antwoorden blijkt dat in 36,5% van de gemeenten nooit tot zelden communicatiemiddelen worden hergebruikt. Denk dan bijvoorbeeld aan het hergebruik van social media posts, uitnodigingen, posters en andere uitingen. Zo’n 46% van de respondenten geeft aan soms middelen te hergebruiken en 17,4% doet dit vaak.

4. Toepassen van huisstijl

Het dilemma: enerzijds juich je het enthousiasme van je collega’s toe en heb je graag dat zij zelf communiceren uit naam van de gemeente, anderzijds zie je ook dat dit niet altijd op de gewenste manier gebeurt. Ruim 61% van de ondervraagden ziet dat collega’s buiten de communicatieafdeling de huisstijl niet correct toepassen.

Discussies over huisstijl

Wanneer een onjuiste toepassing van de huisstijl wordt opgemerkt, dan levert dit vrij veel discussies op. Want zo’n 30% van de deelnemers geeft aan hierover vaak discussies te hebben met collega’s. Het overgrote deel, 55%, heeft deze discussies ‘soms’ en slechts 2,6% heeft nooit discussies over de toepassing van de huisstijl.

Conclusie: In veel gevallen lijkt een communicatieprofessional van tijd tot tijd niet te ontkomen aan een discussie over de correcte toepassing van de huisstijl.

Nadelig effect op werkplezier

In eerder onderzoek onder communicatieadviseurs van meer dan 100 zorgorganisaties ontdekten we al dat dit soort vervelende discussies met collega’s een nadelig effect heeft op het werkplezier van de respondenten.

Toepassing huisstijl en discussies met collega’s

5. Stress

Goed nieuws! Zo’n 54% geeft aan ‘helemaal geen’ tot weinig stress te ervaren. Maar dat betekent dat ruim 46% van de communicatieprofessionals bij gemeenten ‘veel’ tot ‘heel veel’ stress ervaren tijdens hun werk. Dat vinden wij schokkend.

Deze resultaten zijn in lijn met de bevindingen in het rapport van Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (Amsterdam UMC, NCvB Beroepsziekten in cijfers 2024). Daaruit bleek dat de meeste
meldingen over burn-out en overspanning (psychische beroepsziekten) komen vanuit de overheid en dat de belangrijkste risicofactoren werkhoeveelheid (29%) en gebrek aan sociale steun (16%) waren.

Conclusie

79,8 % ziet een toename in de communicatievraag vanuit de organisatie. Daarbij komt dat 69,3 % van de respondenten aangeeft dat het team te klein is om die vraag aan te kunnen. Dus de druk neemt daarmee toe, want de vraag groeit maar de capaciteit groeit niet mee. Het merendeel van de respondenten geeft aan 1 of 2 collega’s te kort te komen.

Het is dan ook niet verrassend dat 46% van deze communicatieprofessionals bij gemeenten aangeeft ‘veel’ tot ‘heel veel’ stress te ervaren tijdens hun werk. Maar 37% geeft daarop wel aan mogelijkheden te zien om de werkdruk te verlagen, door de introductie van software.

Als we kijken naar de taken die de meeste tijd opslurpen zijn dat:

1. Contentcreatie
2. Begrijpelijke taal
3. Corrigeren van uitingen van collega’s

Deze top 3 sluit naadloos aan op het feit dat ruim 61% van de respondenten aangeeft dat collega’s, buiten de communicatieafdeling, de huisstijl niet correct kunnen toepassen. Dit levert dus veel extra (correctie)werk op. En bovendien lijkt in veel gevallen een communicatieprofessional niet te ontkomen aan een discussie over de correcte toepassing van de huisstijl. Want 30% heeft deze discussies namelijk ‘vaak’ en nog eens 55% heeft ze ‘soms’.

Tips & aanbevelingen van vakgenoten

Duidelijk wordt: De druk moet omlaag bij veel communicatieadviseurs bij Nederlandse gemeenten. De hoeveelheid werk zorgt voor een hoge werkdruk. De arbeidsmarkt is krap en de budgetten worden strakker. Hierdoor is het eenvoudigweg vergroten van de communicatieteams niet de enige oplossing.

Er is een combinatie van verbeterde processen, efficiënte inzet van mensen en hun competenties, afkadering van verantwoordelijkheden en inzet van slimme technologie nodig.

Gelukkig hoeven we het wiel niet alleen uit te vinden. Hopelijk heb je herkenning en erkenning kunnen vinden in deze resultaten. Er zijn meer vakgenoten die hetzelfde ervaren. Je staat er dus niet alleen voor.

Het andere goede nieuws is dat zij al initiatieven hebben opgezet, waarmee zij vooruitgang hebben geboekt. Niemand heeft het volledige antwoord, maar samen komen we een heel eind. In dit hoofdstuk vind je dan ook de tips en aanbevelingen van vakgenoten, gecombineerd met onze ervaringen bij gemeenten als Moerdijk en Tilburg en organisaties als Rijksoverheid, RDW en GGZ Oost-Brabant.

Digitalisering en tools

Digitalisering biedt gemeenten kansen om communicatie effectiever, efficiënter en toegankelijker te maken. Het eenvoudigweg vergroten van het team is niet het enige antwoord. Door gebruik te maken van digitale tools en slimme processen kunnen communicatieprofessionals doelgerichter en consistenter communiceren met inwoners en andere doelgroepen.

Uit de resultaten blijkt dat een groot deel van de tijd van de deelnemende communicatieprofessionals gaat naar contentcreatie, begrijpelijke taal en het corrigeren van uitingen. Hier valt dus winst te behalen. Dit zijn bij uitstek domeinen waarop met technologie een enorme slag kan worden geslagen.

Drempel verlagen voor collega’s

Maak het collega’s zo gemakkelijk mogelijk. ‘Geef tools en handvatten mee. Werk met sjablonen die voldoen aan de eisen en die eenvoudig in gebruik zijn.’ Wanneer collega’s de tools hebben om zelf passende uitingen te maken, scheelt dat veel correctiewerk.

Hergebruik inzetten

Probeer zoveel mogelijk weg te komen van ad hoc. Organiseer je content zoveel mogelijk in voorspelbare formats, zodat je niet voor elke post het wiel opnieuw hoeft uit te vinden en je zo beter vooruit kunt plannen. Verzamel gemaakte content zoveel mogelijk op een centrale plek, zoals Sharepoint of een Brand Portal.

AI gebruik

AI: als jij het niet gebruikt, doet je collega het wel. Zorg dat je ook die tools omarmt, en er mee bekend raakt, zodat je ook daar de interne expert in wordt. Tools als ChatGPT, Perplexity en Gemini zijn veelal gratis te gebruiken. Besteed tijd aan het ontwikkelen van jezelf én je collega’s op dit vlak.

Communicatiever maken van de organisatie

Communiceren: het is al lang niet meer alleen het domein van de afdeling communicatie. Er is geen capaciteit om alle middelen te controleren voordat deze de grote boze wereld in worden geslingerd. En eerlijk is eerlijk: dat is ook niet het leukste werk. Dat betekent dat je als afdeling een andere rol zult moeten aannemen en zult moeten loslaten. Pick. Your. Battles.

Maar loslaten is spannend en niet zonder risico. Toch is het noodzakelijk om de complexe communicatiestromen te kunnen managen en als afdeling het hoofd boven water te kunnen houden. Het goede nieuws is, is dat de afdeling communicatie vaak alle skills aan boord heeft om de regisseur en coach te worden.

Train collega’s

Maak collega’s communicatief vaardiger en zorg dat er praktische hulpmiddelen zijn. Breng het nut van de huisstijl over aan de organisatie.

Een respondent tipt: “Hoe groter de gemeente, hoe lastiger het is om alle teksten te kunnen tegenlezen voor ze naar buiten gaan. Bij ons zou dat niet haalbaar zijn. Daarom focussen we op het communicatiever maken van de organisatie. Je moet het collega’s vooral zo makkelijk mogelijk maken. Bijvoorbeeld met een schrijftool die de teksten scant op taalniveau en verbetersuggesties doet, een huisstijlbank met alle
sjablonen en formats, een beeldbank voor allerlei foto’s en iconen die collega’s vrij kunnen gebruiken, etc. Ook is het belangrijk dat iemand dit coördineert en beheert. Dat is (bijna) een functie op zich.”

Wees pro-actief

Meerdere keren geven vakgenoten de tip om interne sessies te organiseren over communicatie. Leg uit wat wel en niet te doen en neem collega’s mee in de werkwijze. Maak afspraken over planning en aanlevermomenten van inhoud en beeldmateriaal. Zodat ruis en last minute acties worden voorkomen.

Over het onderzoek

Al jaren achtereen ontvangen we signalen van communicatieprofessionals over een verhoogde werkdruk en toename van taken. Velen van hen gaven aan erg veel stress te ervaren tijdens het werk. Daarom hebben we besloten dit onderzoek uit te voeren. Van augustus 2024 tot februari 2025 konden deelnemers via een online formulier meedoen aan het onderzoek. Dit onderzoek is speciaal gericht op medewerkers binnen communicatieteams bij gemeenten.

Doel van het onderzoek

Ons doel is om met dit rapport een samenvattend verhaal op te leveren waarin deze professionals zich herkennen en zich kunnen vergelijken met andere communicatieteams. Zodat jullie een vollediger beeld krijgen van hoe het ervoor staat met de werkdruk, tijdrovende thema’s en de toename van communicatievraag binnen gemeenteland. Door tips en aanbevelingen van vakgenoten te delen hopen we een bescheiden bijdrage te leveren bij het verlagen van de werkdruk.

Indicatieve analyse

De resultaten uit dit onderzoek zijn niet te generaliseren, maar geven wel een indicatie van het sentiment van de respondenten en daarmee de branche. De deelnemende respondenten (n=117 van tenminste 70 gemeenten) vormen geen representatieve afspiegeling van de communicatieteams binnen de 342 gemeenten, maar geven wel een wel een goed inzicht van de perceptie van de werkdruk onder communicatieprofessionals en de toenemende communicatievraag binnen gemeenten.

Het is onze bedoeling om de signalen te bundelen en jullie een rapport te leveren met cijfers en uitkomsten, waaruit blijkt dat jullie niet alleen zijn.

Gegevens anoniem verwerkt

De gegevens zijn middels een vragenlijst verkregen en zijn vervolgens volledig anoniem verwerkt in dit rapport. De gegevens of individuele antwoorden zijn geenszins terug te herleiden tot specifieke personen of gemeenten. De resultaten zijn bekend bij Spotler en zijn alleen door ons behandeld en verwerkt in dit rapport.