Hoe ShoppingTomorrow een 100% tevredenheidscore boekte met hun evenementregistratie

ShoppingTomorrow, onderdeel van Thuiswinkel.org, is dé inspiratiebron voor digital commerce. Ieder jaar komen meer dan 450 professionals bijeen om de nieuwste trends en ontwikkelingen in deze boeiende markt te verkennen. 

Retailers, merken, techbedrijven, consultancy’s en wetenschappers vormen verschillende expertgroepen die onderzoek doen naar een groot aantal aspecten van onze digitale toekomst. Het programmajaar start in maart en loopt tot en met oktober. De resultaten worden gelanceerd en gepresenteerd op het gerenommeerde event: Shopping Today.

Tijdens het programmajaar organiseert ShoppingTomorrow twee belangrijke expertgroepmeetings: de Kick Off in maart en de Final Sprint in juni. Sinds 2025 zet ShoppingTomorrow hiervoor de eventsoftware van Momice by Spotler in.

Inrichting Kick Off en Final Sprint

Ruim 400 deelnemers – alle uitgenodigde experts minus de no-shows – doen mee met de Kick Off en de Final Sprint. Met andere woorden: dit zijn geen kleine bijeenkomsten. Om events van deze omvang in goede banen te leiden, is veel expertise nodig.

Waarom de keuze voor Momice by Spotler?

Om twee belangrijke redenen viel de keuze op Spotler: voor het professionaliseren van de eventregistratie en omdat Spotler een Business Partner is.

Werkwijze voordat Spotler werd ingeschakeld

Voordat Spotler werd ingeschakeld, werden van alle aanmelders naamkaartjes gedrukt bij een drukker. Vervolgens schoven medewerkers van ShoppingTomorow deze naamkaartjes in badgehouders en legden ze op alfabetische volgorde op lange tafels bij de ingang van het event.

Dit werkte voor langere tijd redelijk goed. Toch: deelnemers aan een event hebben de neiging om allemaal op hetzelfde moment binnen te komen. De ontvangst werd hierdoor chaotisch.

Ook het traject van drukker naar badge was veel werk en ShoppingTomorrow bleef natuurlijk zitten met alle badges van de no-shows. Kortom, werken met handmatige deelnemerslijsten en vooraf gedrukte naamkaartjes was tijdrovend en voor de deelnemers te onprofessioneel.

Professionaliseren van de eventregistratie

Spotler is als Business Partner betrokken bij ShoppingTomorrow en is een bekende SaaS-onderneming. Experts werken vaak op het snijvlak van de nieuwste e-commercekennis en de toepassing ervan.

Voor ShoppingTomorrow is dit een belangrijke reden om voor de eventregistratie aan te sluiten bij de laatste best practices: uitnodiging via e-mail, QR-codes voor registratie en naamkaartjes die bij binnenkomst geprint worden.

Efficiënte en flexibele registratie

De inzet van Momice by Spotler maakt dat de eventregistratie een stuk efficiënter is. ShoppingTomorrow hoeft nu met veel minder mensen bij de ingang te staan om gasten op te vangen. Daarnaast is de software flexibel. Je kunt eenvoudig:

• gegevens van deelnemers uploaden;
• aanwezigen registreren plus het uitsturen van mails met QR-codes;
• niet-aanmelders die zich pas op het event laten zien, snel toevoegen;
• achteraf lijsten inzien wie wel of niet is geweest.

Aansluiten op verwachtingen

De inzet van Momice by Spotler maakt de ontvangst niet alleen flexibel en snel, maar ook heel erg gastvrij. Hierdoor sluit de inzet van de software goed aan op de verwachtingen van de eventdeelnemers.

Goede binnenkomst is een goed begin van een event

Het is niet heel ingewikkeld: genodigden hebben vaak een stuk gereden, misschien zelfs in de file gestaan en dan is het prettig dat je deelnemers direct kan helpen als ze bijvoorbeeld hun QR-code niet terug kunnen vinden. Registraties zijn namelijk eenvoudig en snel op te halen uit de software.

Als de registratie soepel verloopt, dan kun je deelnemers snel doorsturen naar de koffie. Zo’n positieve beleving helpt. Deelnemers gaan zo enthousiast van start met het event.

Het scanproces is eenvoudig

Voor de ontvangstregistratie heb je hardware nodig: een tablet of laptop en een printer voor de naamkaartjes. Voor de eerste keer hielp een Spotler-medewerker met de installatie van deze hardware, maar dat bleek niet nodig. Het is een kwestie van plug-and-play.

Badgehouder is meer dan alleen een naam op een kaartje

Ook handig: op de achterkant van de badge kan ShoppingTomorrow een QR-code printen. Via een landingspagina zien deelnemers een plattegrond van de eventlocatie plus informatie over de vergaderruimte waar iemand wordt verwacht.

Een badge is dus meer dan alleen een naam op een kaartje. Je kunt er ook een QR-code op tonen die verwijst naar een pagina waar je alle informatie op kwijt kan die voor het event van belang is. Ook hierdoor garandeert Momice by Spotler een gastvrij onthaal voor eventdeelnemers.

Conclusie

Esmée van den Berg, Event Manager bij ShoppingTomorrow: “Ons oorspronkelijke doel was om te kijken of we met professionele eventsoftware onze Kick Off- en Final Sprint meeting efficiënter en met minder Shopping-medewerkers konden organiseren. Daarnaast wilden we onze deelnemers graag op een prettige manier de dag laten starten. Deze doelen hebben we voor 100% bereikt.”