Wat houdt je tegen om een event te organiseren?

✋ Handen omhoog als je nog steeds een keycord hebt van een event waar je meer dan een jaar geleden bent geweest?

🙋🙋🙋

Een event bijwonen is geweldig: je doet nieuwe ideeën op, breidt je netwerk uit en een andere omgeving kan je creativiteit een flinke boost geven. Maar waarom zijn we dan vaak terughoudend als het gaat om zélf een event organiseren als onderdeel van onze marketingstrategie?

De meest gehoorde bezwaren zijn terug te brengen tot vijf kernpunten. Daarom geven we je hier vijf redenen om events wél onderdeel te maken van je strategie:

1. “Het is veel werk voor maar één dag”

Ja, een event organiseren kost tijd en energie. Je moet een locatie vinden die groot genoeg, goed bereikbaar, betaalbaar én beschikbaar is op het juiste moment. Je hebt voldoende personeel nodig om te presenteren, te hosten en alles achter de schermen te regelen. En als de laatste bezoeker vertrekt… is het dan voorbij?

Niet als je het slim aanpakt. Een event is namelijk een contentmachine. Denk aan:

• video’s of korte clips (zoals een krachtige quote van een spreker)
• foto’s (van de sfeer, content, sprekers of locatie)
• infographics (met inzichten of highlights uit presentaties)
• podcasts (van panelgesprekken of keynotes)
• blogs (over de workshops of de belangrijkste uitkomsten)
• whitepapers (over het thema of de resultaten van het event)
• e-mailcampagnes (met winacties, downloads of andere takeaways)

Storytelling is hier belangrijk. Wat is het verhaal dat jij je doelgroep wilt vertellen? Hoe scherper dit is, hoe makkelijker het wordt om dit op verschillende manieren en via verschillende kanalen te delen. Vraag je sprekers en bezoekers ook om content te delen, zo vergroot je je bereik enorm.

2. “Events passen niet in onze strategie”

Let op: marketeers die dit zeggen vallen vaak in één van twee kampen. Kamp 1 heeft zorgvuldig onderzocht wat nodig is om een event succesvol te maken, dit afgezet tegen het budget en alternatieve investeringen, en vervolgens bewust besloten om het niet te doen. Kamp 2 gebruikt dit argument om te verbergen dat ze dit denkwerk níét gedaan hebben. Rara, welk kamp is groter?

Wat vaak ontbreekt zijn heldere doelstellingen. Wat wil je bereiken met het event? Wil je meer naamsbekendheid, leads genereren of de relatie met bestaande klanten versterken? Stel concrete, meetbare (SMART) doelen op en vraag de interne opdrachtgever om deze zo specifiek mogelijk te formuleren.

3. “Wie zouden we dan moeten uitnodigen?”

Persona’s en segmentatie zijn bekende marketingprincipes, maar bij events lijken we die nog weleens te vergeten. In onze drang om ‘de zaal vol te krijgen’, nodigen we vaak lukraak iedereen uit.

Zodra je je doelen helder hebt, kun je bepalen wie je doelgroep is en aan welke kenmerken zij moeten voldoen. Wil je veel buzz rondom een nieuw product? Dan richt je je op aantallen. Organiseer je juist een niche-event met veel diepgang? Dan kunnen 10 juiste mensen in de ruimte al een groot succes betekenen.

Communiceer deze strategie ook intern. Als je CEO binnenkomt bij een rondetafel met 10 man terwijl hij een volle zaal verwachtte, kun je je budget volgend jaar wel vergeten.

4. “We halen er niets uit terug.”

Net als bij elke andere marketingactiviteit moet een event een bepaald rendement opleveren. Weet je niet waar je moet beginnen? Start dan bijvoorbeeld met het meten van:

• aantal inschrijvingen
• percentage no-shows
• deelname aan workshops
• NPS (Net Promoter Score)
• aantal contactaanvragen tijdens of direct na het event
• aantal nieuwe contacten binnen de registraties
• bereik van (betaalde) social posts rondom het event

Denk bij de voorbereiding al na over hoe je deze data verzamelt, zowel tijdens het event als erna. Een slimme tip: verwerk content in je follow-up. Stuur bijvoorbeeld een infographic met highlights mee in de e-mail waarin je om feedback vraagt.

Nieuwsgierig hoe je dit in onze eventsoftware kunt doen? Vraag een demo aan!

5. “Er is geen budget voor”

Een event organiseren kost geld. En dat is juist de kracht: je laat zien dat je iets belangrijks te delen hebt.

Alle bovenstaande stappen dragen bij aan het belangrijkste inzicht: focus op de waarde, niet alleen op de kosten. Als een event je op korte termijn €7000 aan nieuwe business oplevert, is een investering van €1000 ineens een koopje.

En vergeet ook de lange termijn niet. Een whitepaper die voortkomt uit het event kan maandenlang warme leads opleveren. Zelfs de productie kun je slim aanpakken: in plaats van een dure videograaf in te huren, kun je investeren in een goede camera en die daarna ook inzetten voor productvideo’s of podcasts op kantoor.

Klaar voor live?

Het verschil tussen een geslaagd event en een duur dagje uit kantoor zit in de voorbereiding. Pak je het goed aan, dan zie je sneller resultaat dan je denkt.