Hoe maak je overtuigende e-mails voor je B2B-event?

Elke eventmanager heeft zichzelf de vraag wel eens gesteld: “Zal de opkomst hoog genoeg zijn?” De uitnodiging en andere eventmailings zijn belangrijker dan je denkt!

Vergroot je opkomst met de perfecte uitnodigingse-mail

Bij Spotler hebben we tienduizenden eventmailings voorbij zien komen. Daarom geven we je de gouden tips & tricks waarmee jouw genodigde direct zijn of haar agenda wil vrijmaken voor jouw event.

Spreek ambitie aan

Dit is de belangrijkste tip: begrijp de ambitie van je doelgroep en speel daarop in in de uitnodiging. Met andere woorden, als je weet wat je doelgroep wil, heb je direct hun aandacht.

Veel uitnodigingen beginnen nog steeds met: “Geachte heer X, u bent uitgenodigd voor event Y op datum Z.” Maar het kan echt veel beter!

Gebruik die waardevolle eerste zin om te laten zien dat je weet wat er speelt bij je doelgroep. Bijvoorbeeld: “Je hebt het druk, Rutger. Verlang jij ook naar meer rust in je werk? Schrijf je dan in voor het webinar Digi-rust voor eventprofessionals.”

Doe een duidelijke belofte

Laat helder zien wat de genodigde kan verwachten. Waarom mag iemand dit event niet missen? Zet jezelf in de schoenen van de ontvanger.

Bijvoorbeeld: “Ontmoet gegarandeerd interessante nieuwe mensen uit jouw vakgebied.” Hoe concreter je benoemt welk voordeel de genodigde krijgt, hoe groter de kans dat hij of zij zich inschrijft.

Voeg een kalender item toe in de bevestiging

Jouw doelgroep heeft het druk en agenda’s lopen snel vol. Voeg daarom een agenda-item toe aan de bevestigingsmail. Zo voorkom je dat jouw event ondergesneeuwd raakt tussen andere afspraken. Dit is extra belangrijk bij gratis events.

Zorg voor een duidelijke afmeldlink

Afmeldingen zijn misschien niet leuk, maar lege stoelen op de dag zelf zijn nog vervelender. Maak het daarom eenvoudig om af te zeggen. Hoe eerder je weet dat iemand niet komt, hoe beter. Zo voorkom je verspilling in de catering of kun je een populaire plek nog aanbieden aan iemand anders.

Hulp nodig bij het formuleren van belofte en ambitie? Spotler heeft een handige tool voor de doelstellingen, kernboodschap en belofte van je event: de Event Blueprint. Deze tool is gratis voor alle eventprofessionals. Maak hier je eigen Blueprint. 

Ontwerptips voor eventmails met impact

Kleurgebruik

Geef de e-mail dezelfde look & feel als de eventwebsite. Merkkleuren of logokleuren zijn een goed startpunt. Kies een primaire en secundaire kleur voor koppen, buttons en bijvoorbeeld de footer.

Header 

De headerafbeelding bepaalt de eerste indruk. Maak een sterke visual en verwerk het logo of de huisstijlkleuren van de organisatie. Dat zorgt voor herkenbaarheid.

Gebruik niet te veel tekst in de header. Zorg dat alle cruciale info (datum, locatie, tijd) ook in de mail zelf staat voor het geval de afbeelding wordt geblokkeerd.

Leesbaarheid

Zorg voor voldoende witruimte in de mail. Kies een goed leesbaar lettertype en zorg voor genoeg contrast tussen tekst en achtergrond.

Voor designpro’s

Ben je designer of heb je er één in je team? Plaats dan afbeeldingen tussen contentblokken om de mail visueel meer samenhang te geven.

Tips voor tekst & CTA 

Keep it short! 

Niemand zit te wachten op lange lappen tekst. Deze tips helpen:

• Gebruik bullets waar mogelijk
• Schrijf korte zinnen
• Kies voor korte koppen
• Zorg voor voldoende witruimte
• Communiceer één boodschap per mail
• Verwijs voor meer info naar de eventwebsite

Call-to-action 

Een CTA (Call To Action) zet de lezer aan tot actie, bijvoorbeeld “Meld je aan”. Zo maak je jouw CTA krachtig:

• Houd het zo kort mogelijk
• Zorg voor genoeg ruimte eromheen
• Gebruik één primaire CTA per mail en geef die de opvallendste kleur
• Zet de primaire CTA bovenaan
• Meerdere CTA’s? Gebruik daar een neutralere kleur of een link voor

Verbeter je e-mailresultaten

Goed ontworpen mails zijn nutteloos als ze niet worden afgeleverd of geopend. Statistieken geven je waardevolle inzichten.

Check je bounces

Wanneer een mail niet aankomt, noemen we dat een bounce. Er zijn twee soorten: hard en soft.

• Soft bounce: tijdelijk niet afleverbaar, bijvoorbeeld volle mailbox.
• Hard bounce: probleem met het adres, zoals:
  • Adres bestaat niet meer
  • Fout in het adres
  • Ontvanger heeft de afzender geblokkeerd

Controleer adressen dus altijd goed en vraag zo nodig om bevestiging.. 

Blijf uit de spambox!

Helemaal voorkomen lukt nooit, maar je kunt de kans flink verkleinen:

• Doe zelf een spamcheck, bijvoorbeeld via MailTester
• Vermijd ‘spamgevoelige’ woorden (gratis, win, actie, aanbieding) en veel leestekens in de onderwerpregel
• Voeg afbeeldingen in klein formaat toe
• Houd de onderwerpregel kort (max. 55 tekens)
• Vraag ontvangers om jouw afzenderadres toe te voegen of te whitelisten

Laat je inspireren door anderen

Om jou te helpen bij het maken van effectieve eventmailings hebben we inspirerende voorbeelden verzameld van andere organisatoren.

Event invites

Event reminders

Event updates

Event surveys

Eventmanagement met Spotler

Met de eventmanagement software van Spotler beheren eventprofessionals eenvoudig de registratie voor fysieke, online en hybride events.

Geen gedoe meer met Excel en Outlook, maar overzicht in één gebruiksvriendelijke tool. Werken met Spotler bespaart tijd en voorkomt fouten.

Spotler is een toonaangevende speler in de eventsoftware-branche, met klanten als KLM, ABN AMRO, Gemeente Amsterdam en diverse universiteiten. Spotler Events heeft zijn roots in de eventindustrie en ontwikkelt al meer dan 10 jaar software in nauwe samenwerking met klanten.

Functionaliteiten van Spotler Events:

• Bezoekersregistratie
• Inchecken van bezoekers
• Interactie met het publiek
• Eventmailings
• Eventwebsite
• Eventticketing
• Eventenquête