Hoe start je met e-mail marketing?

Als je nog niet met e-mail marketing gestart bent, dan moet je dit echt gaan doen. E-mail marketing is namelijk een ongelofelijk effectief marketingkanaal. Dit mag niet in je marketingmix ontbreken. Wil je eerst weten over wat e-mail marketing precies is? Lees dan ons artikel ‘Wat is e-mail marketing‘.

Als je besloten hebt om te gaan starten met e-mail marketing dan moet je een aantal stappen nemen. Deze stappen staan hieronder beschreven en laat je niet afschrikken. Het lijkt veel en wellicht complex, maar dit valt gelukkig erg mee. Veel zaken hoef je ook maar één keer te doen.

En alvast een leestip; na het starten is het natuurlijk ook de bedoeling om e-mail marketing ook goed in te zetten. Daar hebben we ook een uitgebreid artikel over geschreven. Maar nu eerst: wat moet je doen om te starten met e-mail marketing?

Stap 1. Maak een plan en bepaal je doelen

Begin eerst met het maken van een plan. Waarvoor wil je e-mail marketing inzetten? Welke doelgroepen wil je mailen? Wat wil je er mee bereiken? En hoe past e-mail marketing in je marketing mix? Dat zijn een aantal voorbeelden van de vragen die je jezelf moet stellen.

Of je e-mail marketing nu wilt inzetten om potentiële klanten te werven, om je medewerkers te informeren, om donaties voor je non-profitorganisatie te werven of om meer aanmeldingen voor je events te realiseren, begin met het maken van een plan.

Zet je doelen op een rij en bedenk hoe je deze wilt bereiken. Neem hier ook de andere marketingkanalen in mee en zorg ook dat je doelstellingen op e-mail marketinggebied overeenkomen met de bedrijfsdoelstellingen. Als je de doelstellingen helder hebt dan kun je op termijn ook de resultaten analyseren en bijsturen waar nodig.

Maak het wel eenvoudig voor jezelf en schrijf het kort en bondig op. Een plan met 19 dubbelzijdige A4-tjes is echt niet nodig.

Stap 2. Zoek de juiste software voor je e-mail marketing

Om succesvol e-mail marketing in te zetten heb je goede e-mail marketingsoftware nodig. Bedrijven die deze software op de markt brengen heten ook wel ‘Email Service Providers’ (afkorting: ESP). Spotler is bijvoorbeeld een ESP.

Waar moet je op letten als je software uitkiest? En hoe kies je de meest geschikte software voor jouw organisatie. Er zijn veel zaken om rekening mee te houden. We beschrijven die in het kort.

Functionaliteiten

De functionaliteiten zijn natuurlijk erg belangrijk. Biedt de software alles wat je nodig hebt voor professionele e-mail marketing? Houd er ook rekening mee dat je voor software kiest waarmee je in de toekomst succesvol kunt zijn.

Maar let wel op, een pakket kiezen die talloze functionaliteiten bevat die je nooit wilt gebruiken, is ook niet handig. Daar betaal je tenslotte wel voor. Bekijk dus zorgvuldig de functionaliteiten van de softwarepakketten.

Een paar belangrijke punten om je op weg te helpen:

• Kun je eenvoudig een nieuwsbrief opstellen in je eigen huisstijl?
• Kun je automatische e-mailcampagnes inzetten?
• Kun je de resultaten goed analyseren?
• Kun je A/B-testen?
• Kun je eenvoudig doelgroepen importeren en selecties maken?
• Kun je formulieren en enquêtes voor events en klanttevredenheidsonderzoeken instellen en integreren in je campagnes?
• Kun je uitgebreid segmenteren en personaliseren?

Gebruiksvriendelijkheid

Je wilt geen week bezig zijn om de software te leren voordat je het kan inzetten. Kies daarom voor software die gebruiksvriendelijk is en eenvoudig is om te leren. Zo kan je snel aan de slag en werk je er met meer plezier mee.

Integratie met CRM en webshops

Kan je de software ook koppelen met je CRM-pakket of je webshop? Je hebt namelijk veel meer marketingkracht als je de systemen koppelt en het bespaart je veel handmatig werk. Zo zijn er geen handmatige imports van contacten nodig. De klantgegevens worden met een koppeling automatisch gesynchroniseerd waardoor je altijd met up-to-date-gegevens werkt. Met een koppeling kan je ook campagnes automatisch triggeren. Zo wordt er bijvoorbeeld door een verandering in het CRM of webshop een campagne gestart. Denk aan een e-mail naar de klant dat er nog producten in de winkelwagen liggen.

Bekijk dus welke mogelijkheden er zijn. Wellicht is er al een standaardkoppeling met jouw CRM of webshop of kan je via maatwerk de systemen koppelen.

Support

Je kunt altijd vragen hebben of tegen zaken aanlopen waar je wat hulp bij wilt, daarom is het fijn als je direct kan schakelen met de supportafdeling van de software. Let hier op bij je keuze, want niet elke e-mail marketingsoftware biedt telefonische support of Nederlands support aan. Dat maakt het wel makkelijker als je snel hulp nodig hebt.

Aflevering

Aflevering van e-mails speelt een belangrijke rol in e-mail marketing en wordt ook wel e-mail deliverability genoemd. Een goede aflevering van jouw e-mails is echter niet vanzelfsprekend. Hier is veel technische kennis en continu monitoring voor nodig. De reputatie van de verzendende e-mailservers is hierbij een belangrijk punt: webmail­providers zoals Gmail.com controleren deze zogenaamde Sender Score en laten aan de hand daarvan wel of niet de e-mails door. Alleen softwareaanbieders die de juiste technische kennis hebben en de reputatie van hun e-mail­servers op orde houden kunnen je een goede aflevering bieden.

Veiligheid en wetgeving

Een belangrijk onderdeel is de veiligheid en wetgeving. Wat doet de softwareleverancier aan de veiligheid van de software? Op welke locatie wordt de klantdata opgeslagen en mag dit volgens wetgevingen zoals de AVG? En kan je verwerkingsovereenkomsten sluiten met de leverancier? Let op deze punten bij het kiezen van de software. Het laatste waar je op zit te wachten is een datalek of dat je klachten krijgt over de verwerking van klantgegevens.

Budget

Als laatste in het rijtje, maar uiteraard niet onbelangrijk: het budget. De prijzen kunnen verschillen bij e-mail softwarepakketten. Bekijk hoe de prijs is opgebouwd met de licentiekosten, kosten voor verzending en integraties met CRM of webshop. Vergelijk de prijs en houd daarbij de functionaliteiten en andere eerder genoemde punten in gedachten. Wat krijg je precies voor de prijs?

Wil je meer en uitgebreidere tips hoe je de beste keuze voor software kan maken? Download dan ons white paper Hoe kies je de juiste software voor e-mail marketing?

Stap 3. Bouw een e-mailadressenlijst op

Om e-mail marketing in te zetten heb je natuurlijk e-mailadressen nodig van je contacten. Deze contacten moeten toestemming hebben gegeven, anders mag je ze niet mailen. Dit wordt ook wel een ‘opt-in’ of ‘permissie’ genoemd.

Het inkopen van een e-mailbestand is verboden in Nederland. Je moet dus zelf aan de slag om adressen te verzamelen. Maar gelukkig is dit niet moeilijk.

Manieren om adressen te verzamelen

Er zijn talloze manieren om e-mailadressen te verzamelen. We geven hieronder een paar tips. Wil je nog meer tips lezen? Lees dan onze guide ‘23 tips voor het verzamelen van e‑mailadressen‘.

• Bied een leuk cadeautje aan Het werkt goed om een incentive aan te bieden in ruil voor een nieuwsbriefinschrijving. Bijvoorbeeld 5% korting op een aankoop in een webshop of een interessant kennisdocument.

• Zet een pop-up in Door een pop-up in te zetten attendeer je je websitebezoekers op je nieuwsbrief. Dit is een erg effectieve manier om nieuwe inschrijvingen te werven. Stel wel goed in op welke manier en wanneer de pop-up verschijnt zodat het niet vervelend overkomt op de bezoeker.

• Plaats een aanmeldmogelijkheid bij een aankoop of aanvraag Plaats een aanvinkveld bij het afrekenen of bij een aanvraagformulier van bijvoorbeeld een brochure. Zet de voordelen van het aanmelden en de frequentie van de nieuwsbrief erbij en je zult zien dat je bestand groeit. Wel goed om te weten; het aanvinkveld mag niet al aangevinkt zijn, dat moet de bezoeker zelf doen.

• Maak inschrijven laagdrempelig Welke manier je ook inzet, zorg ervoor dat je het inschrijfproces laagdrempelig houd. Vraag alleen de gegevens die je in eerste instantie nodig hebt en gaat gebruiken. Je zult weinig inschrijvingen verzamelen als je een inschrijfformulier met 13 invulvelden voorschotelt. Meer gegevens kan je proberen te verzamelen met een profielverrijkingscampagne na de inschrijving.

Stap 4. Richt je account in

Je moet een aantal zaken instellen in het account van de software die je hebt gekozen.

Doelgroepen

Als je de e-mailadressen en opt-ins van je contacten hebt verzameld, dan kan je de doelgroepen instellen. Stel je gaat je prospects, je klanten en je medewerkers mailen, dan moet je deze contacten in aparte verzendlijsten opnemen.

Templates

Je wilt uiteraard mooie e-mails in je eigen huisstijl versturen. Hiervoor heb je een goed template nodig. Het template moet responsive zijn zodat je e-mails ook op alle mobiele devices passend getoond worden. Heb je weinig budget dan kun je vaak gebruik maken van een standaard template. Nadeel is dat het template vaak niet heel mooi aansluit op je huisstijl. Wil je het goed aanpakken, dan raden we aan om een speciaal template in jouw huisstijl te laten ontwerpen.

Laat het ontwerp vervolgens door een specialist omzetten naar HTML. HTML is de opmaaktaal waarin staat hoe een website of in dit geval een e-mail eruit moet komen te zien.

HTML voor e-mail is erg verschillend dan de HTML die voor websites gebruikt wordt. Gespecialiseerde e-mail developers houden tevens rekening met alle uitzonderingen van mailclients zodat je mailings in elke mailclient er goed uitzien. Mailclients zijn bijvoorbeeld webclients zoals Gmail, een desktopclient zoals Outlook of de e-mailapp op je Samsung smartphone.

Koppeling met CRM, CDP of webshop

Als je je e-mail marketingsoftware wilt koppelen met je CRM-pakket, CDP of webshop dan moet je de koppeling eerst configureren. Welke data wil je precies synchroniseren en welke automatische campagnes moeten er ingesteld worden? Dit kan wat technisch worden, maar gelukkig word je hier vaak bij geholpen door de softwareleverancier.

Aflevering

Om je mailings te versturen heb je een afzendernaam en een reply-adres nodig. Zorg voor een herkenbare afzendernaam en stel een bekende en werkende reply-adres in. Gebruik geen no-reply@bedrijf.nl, dat komt erg klantonvriendelijk over.

Stel daarnaast een SPF-record in en eventueel DMARC. Deze instellingen zorgen ervoor dat de ontvanger kan zien dat jij ook daadwerkelijk de mail heb verzonden. Dit verkleint de kans dat je mail in een SPAM-box terecht komt. Ook het gebruiken van je eigen domeinnaam in trackable links is slim om in te stellen, zo komen je mailings professioneler over.

Wil je meer weten over de aflevering? Lees onze guide E-mail aflevering uitgelegd in 21 begrippen.

Stap 5. Maak mailings en stel automatische campagnes in

Nu kom je aan bij het echte leuke werk: het maken van mailings! Wat voor soort nieuwsbrieven en automatische campagneberichten je wilt versturen is natuurlijk geheel afhankelijk van je doel en strategie.

Houd er rekening mee dat de inbox van je ontvangers al goed gevuld zijn. Zorg daarom dat je e-mails opvallen in de inbox. De grootste uitdaging zit in de content. Als je zorgt dat je interessante en relevante content aanbiedt, dan zul je zien dat je e-mails veel beter gelezen worden.

Om je op weg te helpen heeft Spotler over deze onderwerpen handige white papers geschreven:

• Hoe maak je een goede welkomstcampagne?
• Verbeter je e-mail marketing met goede copy
• Hoe maak je geweldige onderwerpregels?
• Mailingstatistiek: aflevering, opens en kliks
• Design in e-mail marketing
• Starten met automatische e-mail campagnes
• Of bekijk onze whitepapers, blogs, guides, podcasts en andere kennisartikelen.

Zo… na dit hele verhaal heb je als het goed is een beter beeld van hoe je met e-mail marketing moet starten. Wil je ook weten hoe je je e-mail marketing optimaliseert en succesvoller maakt? Lees dan ons artikel ‘Hoe zet je e-mail marketing goed in?‘.