Hoe Elvy dynamische e‑mailcampagnes inzet voor betere leadgeneratie

Softwarebedrijf Elvy is gevestigd in het Westlandse Wateringen en telt zo’n 40 medewerkers. Elvy staat op beurzen, verzorgt trainingen en webinars, is actief op LinkedIn, bedient een partnernetwerk, verspreidt kennisdocumenten, houdt demo’s en nog heel veel meer. Bij alle marketingactiviteiten die hierbij komen kijken, weet Elvy ook nog tijd te reserveren voor e-mail marketing.

Zeker sinds de koppeling tussen Spotler Mail+ en het CRM-systeem van Elvy is het e-mail marketingkanaal geprofessionaliseerd.

Professionalisering van een klein marketingteam

Vóór de koppeling tussen Spotler Mail+ en Exact Synergy moest de marketingafdeling van Elvy veel handelingen handmatig uitvoeren. Vooral de im- en exports van verschillende lijsten kostten veel tijd. Hierin wilde Elvy verandering zien.

Elvy zocht naar een mogelijkheid om relatiegegevens te synchroniseren. Daarnaast bestond de wens om ook de websiteformulieren te syncen met zowel de e-mailsoftware als met Exact Synergy. Via Mailchimp – de software waar Elvy in eerste instantie mee werkte – waren deze wensen lastig te realiseren, maar met Spotler Mail+ lukte dat wel.

Tot op de dag van vandaag levert de koppeling voor Elvy veel voordelen op. Denk aan: gekoppelde data, een meer up-to-date klantbeeld, betere borging van de conversie en uiteraard geen handmatige im- en exports meer. Dit alles scheelt tijd en dat is voor het kleine marketingteam van Elvy belangrijk. Nu kan Elvy veel professioneler mailen.

Automatisch surveys versturen na afloop project

Een mooi voorbeeld van de kracht van de koppeling zie je in de automatische surveys die Elvy verstuurt. Zodra hiervoor de juiste trigger in het CRM-systeem gegeven wordt, ontvangt de klant een mail met een link naar een evaluatieformulier.

De resultaten uit het evaluatieformulier komen terecht in Exact en dat is voor het sales- en klantteam heel handig. Deze teams binnen Elvy gebruiken geen Spotler Mail+, maar kunnen door de koppeling wel de evaluaties terugzien in het CRM-pakket. Uiteraard ontvangen nieuwe klanten gerichte informatie over Elvy’s dienstverlening via e-mail.

Inrichting van de koppeling tussen Spotler Mail+ en Exact Synergy

Yvonne Groenwegen: “Elvy is een softwarebedrijf. Dat betekent dat wij veel medewerkers met technische kennis in huis hebben. De Spotler Mail+ API-documentatie was voor hen ruim voldoende om mee aan de slag te gaan. En als we een vrij veld nodig hadden, dan was een belletje met Spotler voldoende om zo’n extra databaseveld te regelen. Natuurlijk kost het tijd en energie om de koppeling te realiseren, maar dat is zonder noemenswaardige hick-ups prima gelukt.”

Leadgeneratieflow met Spotler

De synchronisatie van formulieren maakt het mogelijk om mooie MQL- en SQL-campagnes op te zetten. Via de site van Elvy kunnen potentiële klanten whitepapers of een online demo aanvragen. Aanvragen voor een whitepaper kwalificeert Elvy als een Marketing Qualified Lead (MQL).

Deze aanvragers worden niet direct gebeld, maar de aanvragers voor een online demo wel. Zij zijn voor Elvy Sales Qualified Leads (SQL). Beide groepen ontvangen de reguliere en dynamisch opgebouwde nieuwsbrieven als ze daarvoor een opt-in afgeven.

De informatie uit de ingevulde formulieren is niet alleen een trigger voor Spotler om een bedankmail te sturen met een link naar het aangevraagde whitepaper; alle informatie wordt ook weggeschreven in de klantcontactkaarten van Exact Synergy. Zodra het databaseveld SQL gevuld wordt, komt Sales in actie. Alle aanvragers van een online demo worden persoonlijk opgevolgd.

“E-mail speelt een belangrijke rol voor Elvy. Wij kunnen onze bestaande en potentiële klanten op een waardevolle manier bereiken via dit kanaal.”
Yvonne Groenewegen, Marketing & Communicatie Specialist

De opzet van beide campagnes ziet er als volgt uit:

Dynamisch mailen met Spotler Mail+

Elvy maakt gebruik van Spotler Mail+ Automation. Een handige feature in dit softwarepakket is de mogelijkheid om dynamisch te mailen. Dit houdt in dat je bepaalde contentblokken in je mail koppelt aan specifieke segmentaties uit je database. Op die manier kun je binnen één nieuwsbrief bepaalde content alleen zichtbaar maken voor specifieke doelgroepen.

Zo mailt Elvy mooie nieuwsbrieven met veel algemene informatie die voor iedere ontvanger interessant is. Toch is het prima mogelijk dat binnen zo’n nieuwsbrief ook een contentblok wordt toegevoegd die informatie bevat die alleen bestemd is voor bijvoorbeeld het partnernetwerk. Zo’n contentblok maakt Elvy dynamisch. Vooral als je werkt binnen een klein marketingteam kan het werken met dynamische content je veel tijd besparen. Je hoeft immers niet allerlei verschillende nieuwsbrieven te maken, maar je stelt één algemene nieuwsbrief op en je maakt specifieke blokken dynamisch.

Inrichten A/B-testen

Een andere feature van Spotler Mail+ is de mogelijkheid om A/B-testen in te richten. Elvy heeft deze feature ingezet om te kijken of een bepaald kleurgebruik en kleurcontrast van invloed was op de open- en klikratio van de mailing.

Het linker contentblok met de meer donkere kleursetting (variant A) had uiteindelijk gedurende de test de beste ratio’s, al viel dat verschil wel enigszins weg een week na de testduur. Dit soort tests zijn met een klein marketingteam prima uit te voeren en geven veel bruikbare informatie over het gedrag van je doelgroepen. Ook al werk je met z’n tweeën of drieën in een marketingteam, op deze wijze kun je heel professioneel met je e-mail marketing aan de slag.

Toekomstwens: opzetten onboarding-programma

Dynamisch mailen, A/B-testen en mooie campagnes. Elvy doet al veel met e-mail marketing, al zijn er uiteraard wensen voor de toekomst.

Yvonne: “Ik vond de onboarding van Spotler heel mooi. Zodra je de offerte hebt getekend, krijg je een leuke mail waarin je welkom wordt geheten en je krijgt een kijkje in het kantoor van Spotler. Zoiets zou ik voor Elvy ook heel graag willen opzetten. Ik weet dat we daar de juiste software voor in huis hebben. Met Spotler Mail+ Automation inclusief de koppeling met onze CRM, is zo’n campagne prima te realiseren. Een wens voor de toekomst, maar zeker wel eentje die we kunnen realiseren.”