Was sind Transaktions-E-Mails: das Einmaleins

Stell dir vor, du hast gerade einen Online-Kauf getätigt und freust dich auf dein neues Gadget oder dein Lieblingspaar Schuhe. Während du dich zurücklehnst, erhältst du eine Transaktions-E-Mail, die deine Bestellung bestätigt und alle notwendigen Details enthält. Ein paar Tage später taucht eine weitere E-Mail auf, die dir mitteilt, dass dein Paket unterwegs ist, mit einer Sendungsverfolgungsnummer für deine Bequemlichkeit. Und dann, gerade wenn du fast wieder deine Login-Daten vergessen hast, kommt eine hilfreiche E-Mail, die dich nahtlos durch den Passwort-Wiederherstellungsprozess führt.

Ohne es zu merken, verlässt du dich auf Transaktions-E-Mails, um deine Online-Reise reibungslos zu gestalten. In diesem Leitfaden werfen wir ein Licht auf diese Art von E-Mails, wie sie genutzt werden und was du tun kannst, um Transaktions-E-Mails für dein Unternehmen effektiv einzusetzen.

Was sind Transaktions-E-Mails?

Lass uns zuerst die Definition klären. Im Kern ist eine Transaktions-E-Mail eine E-Mail, die durch eine spezifische Benutzeraktion oder ein Ereignis ausgelöst wird. Im Gegensatz zu Marketing-E-Mails, die darauf abzielen, Empfänger mit Angeboten oder Rabatten zu locken, haben Transaktions-E-Mails einen rein funktionalen Zweck: Sie sollen den Nutzern zeitnahe und relevante Informationen zu ihren Interaktionen mit einer Website oder einem Dienst liefern.

Wie unterscheiden sich Transaktions-E-Mails von Marketing-E-Mails?

Der Unterschied zwischen Transaktions- und Werbe-E-Mails liegt in ihrer Absicht und ihrem Inhalt. Während Marketing-E-Mails darauf ausgelegt sind, Produkte oder Dienstleistungen zu bewerben und letztlich den Verkauf zu steigern, konzentrieren sich Transaktions-E-Mails per Definition darauf, Informationen zu liefern, die direkt mit den Aktionen oder Anfragen des Nutzers zusammenhängen.

Man kann es so sehen: Eine Marketing-E-Mail könnte dir einen 20% Rabatt auf deinen nächsten Kauf anbieten und dich zum Einkaufen verleiten. Eine Transaktions-E-Mail hingegen bestätigt, dass deine kürzlich getätigte Bestellung erfolgreich bearbeitet wurde oder gibt Anweisungen zur Rücksetzung deines Passworts – Handlungen, die direkt von dir, dem Nutzer, initiiert wurden.

Das bedeutet jedoch nicht immer, dass man keine Marketing-Inhalte in Transaktions-E-Mails einfügen kann, wie wir weiter unten in diesem Artikel besprechen werden.

Die Bedeutung von Transaktions-E-Mails für Absender und Empfänger

Um vollständig zu verstehen, was Transaktions-E-Mails sind, ist es wichtig, sowohl die Sender- als auch die Empfängerperspektive zu betrachten. Für Empfänger dienen Transaktions-E-Mails als Rettungsleine, die Sicherheit bietet, dass ihre Transaktionen erfolgreich verarbeitet wurden und ihre Konten sicher sind. Ohne diese E-Mails wären die Nutzer im Unklaren darüber, was mit ihren Aktionen und Transaktionen passiert ist.

Aus geschäftlicher Sicht bieten Transaktions-E-Mails wertvolle Berührungspunkte, um weitere Interaktionen und Loyalität zu fördern. Unternehmen können diese Mitteilungen nutzen, um Produkte zu verkaufen, Feedback zu sammeln oder zusätzliche Dienstleistungen zu bewerben.

Wie sehen Transaktions-E-Mails aus?

Es ist nicht schwer, Beispiele für Transaktions-E-Mails zu finden. Öffne deinen Posteingang und du kannst leicht eine Vielzahl von ihnen auf einen Blick sehen. Um dir eine Vorstellung davon zu geben, was als Transaktions-E-Mail gilt, haben wir vier Typen von Transaktions-E-Mails aufgelistet, die in (fast) jedem Posteingang zu finden sind

1. Kontoerstellungs- und Verifizierungsmails

Eine der häufigsten Anwendungen für Transaktions-E-Mails ist die Kontoerstellung und -verifizierung. Wenn sich jemand für ein neues Konto auf einer Website oder Plattform anmeldet, erhält er in der Regel eine Bestätigungs-E-Mail, um seine E-Mail-Adresse zu verifizieren und sein Konto zu aktivieren. Diese E-Mail ist ein wichtiger Schritt im Onboarding-Prozess und stellt sicher, dass der Nutzer sicher auf sein Konto zugreifen und die Funktionen der Plattform nutzen kann.

2. Bestellbestätigungs- und Versandbenachrichtigungen

Nach einem Online-Kauf erwarten die Kunden eine Bestätigungs-E-Mail, die Details zu ihrer Bestellung enthält, einschließlich der gekauften Artikel, der Gesamtkosten und des voraussichtlichen Lieferdatums. Darüber hinaus schätzen sie Versandbenachrichtigungen, die sie über den Status ihres Pakets informieren und Tracking-Informationen für eine einfache Überwachung bereitstellen. 

3. Passwort-Wiederherstellungs-E-Mails

Wenn jemand eine Passwort-Wiederherstellung anfordert, erhält er eine E-Mail mit Anweisungen, wie er sein Passwort sicher zurücksetzen kann. Diese E-Mails enthalten in der Regel einen einzigartigen Link, der es den Nutzern ermöglicht, ihre Passwörter sicher zurückzusetzen, und sicherstellt, dass nur autorisierte Personen Änderungen an ihren Kontodaten vornehmen können.

4. Quittungen und Rechnungen

Transaktions-E-Mails dienen auch als Quittungen und Rechnungen und bieten den Nutzern eine Dokumentation ihrer Käufe und Transaktionen. Diese E-Mails enthalten in der Regel Details wie die gekauften Artikel, die Gesamtkosten und etwaige Steuern oder Gebühren. Quittungen und Rechnungen sind unerlässlich, damit die Nutzer ihre Ausgaben im Blick behalten und ihre Konten genau abgleichen können.

Möchtest du mehr über Transaktions-E-Mails für deine Branche erfahren? Erfahre hier mehr über Transaktions-E-Mails im B2B-Bereich oder über B2C-Transaktions-E-Mails hier.

Best Practices für Transaktions-E-Mails

Da Transaktions-E-Mails ein kritischer Bestandteil der effektiven Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren Kunden sind, ist es wichtig, sie richtig zu gestalten. Um sicherzustellen, dass sie den Posteingang erreichen und ihren Zweck erfüllen, müssen zwei grundlegende Prinzipien beachtet werden:

1. Zustellbarkeit (Überwachung)
2. Klare und präzise Inhalte

Zustellbarkeit

Sicherzustellen, dass Transaktions-E-Mails die Posteingänge der Empfänger erreichen, ist der Schlüssel zu einer guten Kundenerfahrung. Stell dir vor, du musst mehr als eine Stunde auf eine Passwort-Wiederherstellung warten oder findest die E-Mail deiner Lieblingsmarke im SPAM-Ordner…

Was ist E-Mail-Zustellbarkeit?

Wir sprechen von E-Mail-Zustellbarkeit, wenn wir uns darauf konzentrieren, was passiert, nachdem die E-Mail an die empfangende Partei gesendet wurde. Während sich die E-Mail-Zustellung auf den Prozess des Erreichens eines Posteingangs (wie Gmail) konzentriert, bezieht sich die Zustellbarkeit auf das Urteil dieses Posteingangs darüber, ob die E-Mail in den Posteingang, den kommerziellen Posteingang, den Spam-Ordner oder sogar gar nicht in das Postfach zugestellt wird.

Wichtige Kennzahlen und Maßnahmen für eine gute Zustellbarkeitsrate

Um optimale Zustellbarkeitsraten zu erreichen, müssen Absender mehrere wichtige Kennzahlen und Maßnahmen priorisieren. Diese beschränken sich nicht unbedingt auf Transaktions-E-Mails, sondern umfassen auch Best Practices im E-Mail-Marketing. Am Ende werden alle E-Mails, die von deiner Domain gesendet werden, von der empfangenden Partei gleich beurteilt, und eine schlechte Marketingkampagne kann deine Chancen, mit deinen Bestellbestätigungen den Posteingang zu erreichen, ruinieren.

Zu diesen Maßnahmen gehören die Pflege einer sauberen E-Mail-Liste und die Implementierung von E-Mail-Authentifizierungsprotokollen wie SPF, DKIM und DMARC, um die Legitimität der Absenderdomains zu überprüfen. Mit diesen Maßnahmen reduzierst du das Risiko, im Spam-Ordner zu landen.

Zu wissen, ob diese Maßnahmen die Zustellbarkeit deiner Transaktions-E-Mails beeinflusst haben, bedeutet, sich die wichtigsten Kennzahlen für die Zustellbarkeit anzusehen. Wichtige Kennzahlen für die Zustellbarkeit umfassen Bounce-Raten, Spam-Beschwerden und Posteingangsplatzierungsraten.

Die Gleichung ist einfach: Bessere Zustellbarkeit deiner Transaktions-E-Mails bedeutet eine bessere Erfahrung für deinen Kunden.

Klare und präzise Inhalte

Das Erstellen von Transaktions-E-Mails mit klaren und präzisen Inhalten ist entscheidend für eine effektive Kommunikation. Letztlich sollen Transaktions-E-Mails eine Anfrage erfüllen oder bestätigen, daher sollte der Inhalt der E-Mail diesem Zweck entsprechen.

E-Mails sollten relevante Informationen auf einfache und direkte Weise liefern und unnötige Details vermeiden. Indem du die Nachricht prägnant und leicht verständlich hältst, stellst du sicher, dass der Empfänger schnell versteht, warum er die E-Mail erhält und was als Nächstes zu tun ist. Ob es darum geht, einen Kauf zu bestätigen, Kontodaten zu aktualisieren oder den Nutzer durch den Passwort-Wiederherstellungsprozess zu führen – Transaktions-E-Mails sollten die benötigten Informationen klar und effizient liefern.

Eine sehr effektive Methode, um klare und prägnante Transaktions-E-Mails zu erstellen, ist die Anwendung des invertierten Pyramidenschemas. Dieses Schema hilft dir, deine Transaktions-E-Mails durch eine sehr einfache Reihe von Prinzipien zu strukturieren:

• Beginne mit dem Fokus der E-Mail
• Gib die notwendigen Informationen unter der Hauptnachricht an
• Beende die E-Mail mit zusätzlichen Inhalten

Eines meiner Lieblingsbeispiele ist die Bestellbestätigung von Crocs. Als Empfänger muss ich zuerst wissen, wie der Status meiner Bestellung ist, dann ist es gut, meine Daten (z. B. Lieferadresse) noch einmal zu überprüfen, und schließlich ist es schön, das Bild von dem, was ich bestellt habe, noch einmal zu sehen – etwas mit Nachkaufdissonanz zu tun?

Strategien, um mehr aus deinen Transaktions-E-Mails herauszuholen

Mit den empfohlenen Praktiken an Ort und Stelle, erreichen deine E-Mails jetzt den Posteingang und ihre Inhalte entsprechen den Erwartungen. Herzlichen Glückwunsch, du sendest nun Transaktions-E-Mails so, wie es sein sollte. Nachdem die Grundvoraussetzungen erfüllt sind, fragst du dich vielleicht, was Transaktions-E-Mails noch leisten können. In diesem letzten Kapitel tauchen wir in Strategien für Transaktions-E-Mails ein, die dir helfen werden, zu verstehen, was du sendest und wie du diese E-Mails verbessern kannst.

Customer Journey Mapping

Das Verständnis der Kundenreise mit deiner Marke ist unerlässlich, um die Transaktions-E-Mails zu identifizieren, die jede Phase des Prozesses unterstützen. Unabhängig von deinem Unternehmenstyp oder dem spezifischen Ansatz zum Mapping der Customer Journey (wie der B2B Buyer Journey), helfen dir diese Schritte, deine Transaktions-E-Mail-Kommunikation effektiv zu identifizieren und zu optimieren:

Definiere deine Customer Journey

Beginne damit, die Phasen der Kundenreise von der Bewusstseinsschaffung bis zur Konvertierung und darüber hinaus zu definieren. Skizziere die wichtigsten Berührungspunkte und Interaktionen, die Kunden mit deinem Unternehmen haben, sowohl online als auch offline (z. B. eine digitale Quittung nach einem Besuch in deinem stationären Geschäft);

Identifiziere E-Mail-Trigger

Identifiziere als Nächstes die Auslösepunkte oder Aktionen, die Transaktions-E-Mails veranlassen. Diese Trigger könnten Aktionen wie Kontoerstellungen, Käufe, Formularübermittlungen oder Kontoaktualisierungen umfassen;

Überprüfe bestehende Transaktions-E-Mails

Eine Überprüfung deiner bestehenden Transaktions-E-Mails hilft dir, Lücken oder Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Bewerte den Inhalt, das Design und das Timing jeder E-Mail, um sicherzustellen, dass sie mit der Customer Journey übereinstimmen und die Bedürfnisse der Kunden effektiv erfüllen.

Verbesserung des Designs deiner Transaktions-E-Mails

Nachdem du identifiziert hast, welche E-Mails du sendest und welche Verbesserungen möglich sind, besteht der nächste logische Schritt darin, das Design zu betrachten. Bei Spotler stellen wir oft fest, dass Transaktions-E-Mails in der Markenmischung “vergessen” werden, obwohl das Design eine entscheidende Rolle dabei spielt, sicherzustellen, dass Transaktions-E-Mails die Markenidentität und den Zweck der Kommunikation effektiv vermitteln.

Nach der Analyse von Millionen von Transaktions-E-Mails hat Spotler vier Schritte identifiziert, um das Design deiner Transaktions-E-Mails zu verbessern und ein kohärentes Markenerlebnis für die Empfänger zu schaffen:

Stelle Marken-Konsistenz sicher

Stelle sicher, dass deine Transaktions-E-Mails die visuelle Identität deiner Marke widerspiegeln, einschließlich Farben, Schriftarten und Logos. Verwende gebrandete Elemente konsequent in allen Transaktions-E-Mails, um ein einheitliches und erkennbares Markenerlebnis zu schaffen.

Priorisiere Einfachheit

Halte das Design deiner Transaktions-E-Mails sauber, einfach und leicht zu navigieren. Vermeide überladene Layouts oder übermäßige Designelemente, die von der Hauptnachricht ablenken können.

Personalisieren, wo möglich

Die Personalisierung des Designs deiner Transaktions-E-Mails schafft ein ansprechenderes und relevanteres Erlebnis für die Empfänger. Integriere dynamische Inhalte wie personalisierte Begrüßungen, Produktempfehlungen oder Bestelldetails basierend auf den Daten oder früheren Interaktionen der Empfänger.

Füge einen klaren Call-to-Action (CTA) ein

Wenn angebracht, füge einen klaren und hervorgehobenen Call-to-Action (CTA) in deine Transaktions-E-Mails ein, um die Empfänger zu der gewünschten Aktion zu führen. Mache es ihnen leicht, den nächsten Schritt zu machen, indem du einen gut gestalteten Call-to-Action verwendest.

Über die Transaktion hinaus

Mit durchschnittlichen Öffnungsraten, die doppelt so hoch sind wie bei normalen Marketing-E-Mails, lassen uns Transaktions-E-Mails darüber nachdenken, ob wir mehr mit ihnen aus marketingtechnischer Sicht tun können. Beachte jedoch, dass “Marketing” nicht bedeutet, dass wir unsere Empfänger mit allem, was die Marketingabteilung zu sagen hat, zuspammen dürfen. Es gibt jedoch Nuancen, wenn es um das Marketing in Transaktions-E-Mails geht.

Die Integration von Marketingtaktiken in Transaktions-E-Mails kann so einfach sein wie das Einfügen personalisierter Produktempfehlungen basierend auf den bisherigen Käufen des Kunden. Beispielsweise könnte eine Transaktions-E-Mail, die einen kürzlich getätigten Kleiderkauf bestätigt, auch ergänzende Artikel oder Accessoires vorschlagen, an denen der Kunde interessiert sein könnte.

Darüber hinaus bieten Transaktions-E-Mails die Gelegenheit, deinen Empfängern hilfreiche Inhalte zur Verfügung zu stellen, die sie nach der Transaktion weiter mit deiner Marke verbinden. Eine unserer Lieblings-E-Mails ist die Onboarding-E-Mail von Indeed.

Schließlich sind Transaktions-E-Mails ideal, um wertvolles Feedback zu sammeln oder die Kunden zu ermutigen, der Marke auf sozialen Medien für exklusive Updates und Inhalte zu folgen. Diese Taktiken verbessern nicht nur die Kundenerfahrung, sondern fördern auch weiteres Engagement und Umsatz für das Unternehmen.

Testen deiner Transaktions-E-Mail-Taktiken

Das Optimieren deiner Transaktions-E-Mail-Strategie ist nichts wert, wenn du sie nicht testest. Jeden einzelnen Schritt, den du an deinen Transaktions-E-Mails vornimmst, zu beobachten, ist entscheidend für eine erfolgreiche Strategie. Das Testen deiner Transaktions-E-Mail-Strategie kann so einfach sein wie A/B-Tests aller Änderungen, die du nacheinander vornimmst. Wenn du eine ausreichend große Basis hast, ist es relativ einfach und aussagekräftig zu testen, ob z. B. deine neue Personalisierung wie beabsichtigt funktioniert.

Bei allem, was du tust, denke daran, die Zustellbarkeitsraten zu überwachen, die wir weiter oben in diesem Artikel besprochen haben. Du kannst die schönste Transaktions-E-Mail aller Zeiten erstellen, aber sie endet im Abgrund der SPAM-E-Mails, wenn du nicht auf deine Zustellbarkeit achtest.

Zusammengefasst: Was sind Transaktions-E-Mails?

In unserer Online-Welt sind Transaktions-E-Mails essenzielle Kommunikation zwischen Unternehmen und ihren Kunden. Von Bestellbestätigungen bis hin zu Passwort-Wiederherstellungen bieten diese E-Mails Klarheit und Sicherheit. In diesem Artikel haben wir ihre Grundlagen und strategische Integration untersucht, mit Fokus auf die grundlegenden Notwendigkeiten (wie SPF-, DKIM- und DMARC-Konformität) und ihr Potenzial für deine Unternehmenskommunikationsstrategie. Eines ist klar: Transaktions-E-Mails sind entscheidend für eine nahtlose Kundenerfahrung. Interessiert daran, mehr aus deinen Transaktions-E-Mails herauszuholen? Melde dich noch heute für ein kostenloses SendPro-Konto an!