De opkomst van je event wordt bepaald voordat je ook maar één uitnodiging verstuurt. Niet door het programma, niet door de spreker en niet door de datum, maar door wie je uitnodigt en hoe je ze bereikt.
Toch beginnen de meeste marketeers bij de uitnodiging. Ze schrijven een mooie mail, sturen hem naar iedereen in de database en hopen op het beste. Dat werkt zelden.
In deze blog lees je hoe je eventpromotie aanpakt op een manier die werkt. Van wie je uitnodigt tot wat je stuurt en wanneer.
Definitie
Begin bij je lijst, niet bij je bericht
De meeste no-shows zijn geen probleem van het event, ze zijn een probleem van de uitnodigingslijst. Wie breed uitnodigt, krijgt brede resultaten: lage opkomst, weinig betrokkenheid en deelnemers die eigenlijk niet de juiste zijn. Wie segmenteert op gedrag, krijgt een zaal vol mensen die er bewust voor hebben gekozen om te komen.
Kijk niet alleen naar wie iemand is, functie, sector, bedrijfsgrootte, maar ook naar wat ze al hebben gedaan:
- Heeft iemand een eerder event bijgewoond?
- Hebben ze recent content bekeken over het onderwerp?
- Zitten ze al in een actief gesprek met sales?
Die gedragsinformatie is veel waardevoller dan demografische data alleen. Iemand die drie weken geleden je webinar over hetzelfde onderwerp bekeek, is een heel andere genodigde dan iemand die al twee jaar niets van je heeft geopend.
De drie contactmomenten die je altijd nodig hebt
Eén uitnodiging is nooit genoeg. Mensen hebben het druk, mails worden niet altijd direct gelezen en agenda’s zitten vol. De meeste aanmeldingen komen niet binnen op de dag van de aankondiging, ze komen binnen na de reminder.
De aankondiging: 3 tot 6 weken van tevoren:
Dit is je eerste contact. Het doel is niet dat iemand zich meteen aanmeldt, maar dat ze weten dat het eraan komt. Houd het kort: wat is het, wanneer is het en waarom is het relevant voor hen. Eén heldere boodschap, geen uitgebreide programmatekst.
De reminder: één week voor het event
Dit is het moment waarop de meeste aanmeldingen binnenkomen. Mensen die de aankondiging hebben gezien maar nog niet hebben gereageerd, gaan nu beslissen. Voeg iets concreets toe dat de aankondiging nog niet had, een naam van een spreker, een vraag die je gaat beantwoorden, of een korte quote van een vorige deelnemer. Geef ze een reden om nu te klikken.
De last-call: 24 tot 48 uur van tevoren
Kort, direct en urgenter van toon. “Het event is morgen. Er zijn nog plekken vrij.” Meer heb je niet nodig. Deze mail haalt de twijfelaars over de streep en herinnert mensen die zich al hebben aangemeld eraan dat het eraan komt.
Wat er in een goede uitnodiging staat, en wat niet
Een uitnodiging is geen flyer. Het is een persoonlijk bericht dat iemand moet overtuigen een stuk van hun dag te reserveren.
Wat werkt:
- Een onderwerpregel die de inhoud belooft, niet het event.
Niet “Uitnodiging: ons jaarlijkse klantenevent” maar “Hoe [relevant probleem] aanpakken, live op [datum]”. De ontvanger beslist op basis van de onderwerpregel of ze openen of niet. - Eén centrale belofte.
Wat leer je, wat los je op, wat neem je mee? “Je leert hoe je event ROI meet” werkt beter dan “we bespreken allerlei interessante thema’s”. - Eén call-to-action.
Eén knop, één link, één actie. Niet drie opties om uit te kiezen.
Wat niet werkt:
- Een lange introductie over je bedrijf. De ontvanger geeft daar nog niet om.
- Veel afbeeldingen en weinig tekst. Dat leest traag en komt in veel mailclients niet goed door.
- Een neutrale toon die voor iedereen geldt. Als je segmenteert op lijst, schrijf dan ook voor die lijst.
Aangemeld maar niet verschenen
Aanmelden en komen zijn twee verschillende dingen. Gemiddeld 57% van de registraties komt ook daadwerkelijk kijken, zo blijkt uit de ON24 Webinar Benchmarks Report 2025. De rest valt af, door drukke agenda’s, vergeten afspraken of een meeting die tussendoor komt.
Dat percentage verhoog je met twee dingen: goede reminders en een bevestigingsmail die mensen het gevoel geeft dat ze iets hebben om naar uit te kijken.
Stuur na aanmelding direct een bevestiging met:
- Datum, tijd en locatie of link
- Wat ze kunnen verwachten, kort en concreet
- Een agenda-uitnodiging die ze direct kunnen opslaan
Die laatste is misschien wel de meest onderschatte stap. Wie het event in de agenda heeft staan, komt (vaak). Wie dat niet heeft, vergeet het.
Een checklist voor je volgende event
Tot slot
Eventpromotie is geen kwestie van veel berichten sturen. Het is de juiste mensen op het juiste moment bereiken met een bericht dat voor hen relevant is. Wie dat goed doet, heeft minder volume nodig en betere resultaten.
En wie zijn registratie- en communicatieproces heeft geautomatiseerd, van uitnodiging tot bevestiging tot reminder, houdt tijd over voor het enige wat echt niet automatisch gaat: een event organiseren waar mensen iets aan hebben. Bekijk wat Momice daarbij kan betekenen.
Meer over event marketing
Veelgestelde vragen
Hoeveel uitnodigingen moet je sturen voor een event?
Minimaal drie: een aankondiging, een reminder een week van tevoren en een last call 24–48 uur voor het event. Eén uitnodiging levert gemiddeld significant minder aanmeldingen op dan een reeks van drie. De meeste registraties komen niet op de eerste mail maar op de reminder.
Hoe ver van tevoren moet je een webinar promoten?
Voor webinars is 3–6 weken voldoende. Start je te vroeg, dan vergeten mensen het. Start je te laat, dan hebben mensen al andere verplichtingen. De sweet spot zit bij drie tot vier weken met een reminder in de laatste week.
Wat is het verschil tussen een aankondiging en een reminder?
Een aankondiging informeert, het doel is bewustzijn. Een reminder activeert, het doel is actie. Een reminder werkt het best als hij iets concreets toevoegt dat de aankondiging nog niet had, zoals een sprekersnaam, een specifieke vraag die je gaat beantwoorden of een quote van een eerdere deelnemer.
