Hoe verzamel je WhatsApp opt-ins? 

Je wil je klanten, leden of inwoners proactief bereiken via WhatsApp. Voordat je hiermee kunt starten, heb je één ding nodig: toestemming (opt-ins). Maar hoe verzamel je opt-ins? Misschien wel dé meestgestelde vraag die wij krijgen van klanten als het gaat over proactieve WhatsApp communicatie. In dit blog geven wij 9 tips voor het verzamelen van opt-ins, lees je waarom een opt-in nodig is en waar deze aan moet voldoen.   

Wat is een opt-in en waarom is het verplicht? 

Voordat we je inspireren met 9 tips om aan opt-ins te komen, eerst een korte uitleg over het waarom van een opt-in. Het gaat zeker niet alleen om het juridische vinkje, het is ook een slimme strategie. 

Een opt-in is de expliciete en actieve toestemming van een persoon om berichten van jouw organisatie te ontvangen. Met een opt-in geeft iemand bewust aan dat ze berichten van jou willen ontvangen.  

Een vooraf aangevinkt vakje of het hebben van iemands mobiele telefoonnummer telt niet als opt-in.  

Het verkrijgen van een opt-in wordt zowel door de AVG-wetgeving als verplichting gezien als door het platform (Meta). Meta geeft hierover aan: “ons beleid verbiedt bedrijven om contact met jou op te nemen via WhatsApp zonder dat je toestemming hiervoor geeft.” 

Zodra het gaat over regels en verplichtingen schieten organisaties soms direct in de weerstand, maar je kunt hier ook anders naar kijken. Ook jij als organisatie moet dit willen. Je betaalt per verstuurd bericht, dan wil je dat dat geld wordt besteed aan mensen die op jouw bericht zitten te wachten. Toch? 

Waar moet een opt-in aan voldoen? 

Een geldige opt-in moet aan een aantal eisen voldoen, aldus WhatsApp. We zetten ze voor je op een rij:  

• Actieve handeling: de ontvanger moet zelf een actieve handeling verrichten om toestemming te geven, bijvoorbeeld een vakje aanvinken of een bericht sturen.  

• Kanaal: Het moet duidelijk zijn dat het om WhatsApp berichten gaat waarvoor je toestemming vraagt.  

• Bedrijfsnaam: Het moet duidelijk zijn van wie de ontvanger berichten gaat ontvangen. Je bedrijfsnaam moet dus duidelijk vermeld worden.  

• Berichttype: Het moet duidelijk zijn wat voor berichten iemand kan verwachten. Gaat het om een nieuwsbrief, updates of herinneringen.  

• Telefoonnummer: De gebruiker moet zelf zijn telefoonnummer kunnen invullen of wijzigen.  

• Intrekbaar: Je moet ook zorgen voor een duidelijke opt-out. Iedereen moet zich altijd eenvoudig kunnen afmelden voor WhatsApp berichten.  

Uit de praktijk 

Amsterdam Airport Schiphol biedt reizigers de mogelijkheid om vluchtupdates via WhatsApp te ontvangen. Nadat je via de site aangeeft dat je hier interesse in hebt, wordt er automatisch een bericht klaargezet in WhatsApp. Door dit bericht te versturen, geef je akkoord op het ontvangen van actuele reisinformatie.  

Vervolgens stuurt Amsterdam Airport Schiphol twee berichten. Een bedankje en de gevraagde informatie + een overzicht wat je kan verwachten en een afmeldmogelijkheid. 

HEMA gebruikt een double opt-in. Nadat je je hebt aangemeld voor de service-nieuwsbrief, moet je nog eenmaal op een link klikken: ‘Ja, leuk!’. Ook communiceren ze hoe je je kan afmelden, stuur “STOP” in dit geval. Daarnaast maakt HEMA expliciet duidelijk dat het telefoonnummer niet voor andere doeleinden wordt gebruikt dan voor de gevraagde informatie.  

Een dergelijke disclaimer hoeft niet verplicht opnieuw in het WhatsApp-bericht te worden opgenomen, wanneer deze informatie al duidelijk is verstrekt tijdens het aanmeldproces. Zo’n extra bevestiging draagt natuurlijk wel bij aan transparantie over het gebruik van persoonsgegevens en het vergroot het vertrouwen van gebruikers. 

Is een inbound WhatsApp-gesprek automatisch een opt-in? 

Nee. Wanneer een klant jou als eerste een bericht stuurt via WhatsApp, mag je daar uiteraard op reageren. Dit noemen we WhatsApp inbound communicatie. WhatsApp ziet dit als een actief gesprek en daarvoor geldt een 24-uursvenster. 

Binnen 24 uur na het laatste bericht van de klant mag je vrij antwoorden. Reageer je later dan 24 uur? Dan stuur je een template om het gesprek te hervatten, daarvoor heb je geen nieuwe opt-in nodig. Wil je daarna verdergaan over hetzelfde onderwerp? Dan blijf je binnen de toestemming van het oorspronkelijke gesprek. Wil je de klant echter een compleet andere update of notificatie sturen, bijvoorbeeld een herinnering, nieuwsbrief of promotie die niets met het eerdere gesprek te maken heeft? Dan heb je alsnog een expliciete opt-in nodig. 

Oftewel: een inbound WhatsApp-gesprek geeft je toestemming om het gesprek voort te zetten, maar is niet automatisch een toestemming voor toekomstige outbound communicatie.  

Opt-ins verzamelen? Check deze 9 tips 

Je weet nu waarom een opt-in nodig is en waaraan een opt-in moet voldoen. Maar hoe kom je aan opt-ins?  

Er zijn verschillende manieren. Hier kun je je creativiteit de vrij loop laten. Kijk goed naar je doelgroep en het doel: wil je zoveel mogelijk mensen op de opt-in lijst? Of het is bedoeld voor een selecte groep? Welke kanalen gebruik je nu? En hoe ziet de klantreis eruit?  

Om je op weg te helpen zetten wij 9 manieren om opt-ins te verzamelen voor je op een rij: 

1. Checkbox op je website formulieren 

Voeg een aanvinkoptie toe aan een bestaand formulier: je contactformulier, registratiepagina of checkout. Een vooraf aangevinkt vakje is niet toegestaan, de gebruiker moet zelf de keuze maken. 

2. Op je website  

Plaats een pop-up of QR-code op een relevante pagina, bijvoorbeeld je servicepagina of je nieuwspagina.  

3. Keyword opt-in

Laat je doelgroep zich aanmelden door een trefwoord te sturen naar jouw WhatsApp-nummer: bijvoorbeeld “START”, “AAN” of “AANMELDEN”. Promoot dit via je website, e-mail of sociale media. 

4. Gebruik e-mail of sms

Heb je een e-mailbestand of beschik je over telefoonnummers? Stuur een gerichte campagne waarin je vraagt of mensen ook via WhatsApp bereikt willen worden. Voeg een directe link of QR-code toe zodat aanmelden met één klik geregeld is. 

5. Aan het einde van een WhatsApp-gesprek

Heeft iemand net zelf contact opgenomen via WhatsApp? Vraag ze dan of je ze in de toekomst ook proactief mag berichten. Ze hebben net zelf ervaren hoe eenvoudig het kanaal werkt.  

6. Bij registratie of aankoop

Bied tijdens het aanmaken van een account of het afronden van een bestelling de optie aan om WhatsApp-notificaties te ontvangen. Denk aan orderupdates, herinneringen of statusmeldingen.  

7. Landingspagina

Maak een pagina waarop je uitlegt wat mensen kunnen verwachten van jouw WhatsApp-berichten. Bezoekers laten daar hun telefoonnummer achter en geven expliciet toestemming. De pagina is makkelijk te delen via nieuwsbrieven of sociale media. 

8. Telefonisch keuzemenu

Maak je gebruik van een telefonisch keuzemenu? Dan kun je bellers de optie bieden om het gesprek voort te zetten via WhatsApp. We noemen dit call deflection. Als een beller die keuze maakt, start er automatisch een WhatsApp-gesprek en kun je hem of haar toestemming vragen voor toekomstig proactief contact.  

9. Fysiek contactmoment

Heb je een fysieke winkel, balie of servicemoment? Dan kun je ook daar om toestemming vragen, mondeling of via een formulier.  

Hoe activeer je je doelgroep? 

Uiteindelijk gaat het er natuurlijk om dat jouw doelgroep ook daadwerkelijk ja zegt en een opt-in afgeeft. Een paar principes die het verschil maken. 

Maak het laagdrempelig

Hoe minder stappen, hoe beter. Werk met directe links, QR-codes of een simpele aanvinkoptie. Vermijd lange formulieren of ingewikkelde processen.  

Communiceer de waarde

Jouw doelgroep geeft sneller toestemming als ze weten wat ze ervoor terugkrijgen. Wees concreet: “Ontvang direct een melding bij een update over jouw aanvraag” werkt beter dan “Meld je aan voor WhatsApp-updates.” 

Kies het juiste moment

Vraag om een opt-in op het moment dat de betrokkenheid het hoogst is: tijdens een event, na een positief gesprek of bij het aanmaken van een account.  

Hoe registreer je WhatsApp opt-ins? 

Verzamel je opt-ins via een websiteformulier, nieuwsbrief, event of klantportaal? Zorg er dan voor dat je kunt aantonen wanneer, waar en waarvoor iemand toestemming heeft gegeven. 

Leg daarom minimaal vast: 

• het telefoonnummer of gebruikers-ID
• de datum en het tijdstip van aanmelding 
• de bron van de opt-in (bijvoorbeeld website, event of formulier)
• de tekst waarmee toestemming is gevraagd 

Let op: WhatsApp introduceert in 2026 de mogelijkheid voor gebruikers om via een gebruikersnaam te communiceren in plaats van een telefoonnummer. In dat geval ontvang je een Scoped ID in plaats van een telefoonnummer. Dit kan gevolgen hebben voor hoe je klanten herkent in je systemen. Lees meer over WhatsApp Business Scoped IDs 

Maak je gebruik van het WhatsApp Business Platform via software zoals Spotler Message of Spotler Engage? Dan worden opt-ins en opt-outs automatisch geregistreerd en verwerkt. Zo heb je altijd een actueel overzicht van verleende toestemmingen en kun je altijd aantonen dat de toestemming geldig is verkregen. 

Conclusie: zie opt-in als een kans, niet als een moetje 

WhatsApp is een krachtig kanaal, maar alleen als je het vertrouwen van je ontvanger hebt. Organisaties die investeren in een goede opt-in strategie, merken het verschil: hogere betrokkenheid, minder spamklachten en een doelgroep die uitkijkt naar je berichten in plaats van ze te negeren. 

De belangrijkste lessen? Maak het laagdrempelig, wees transparant over wat iemand kan verwachten en kies het moment waarop de betrokkenheid het hoogst is.