In de inbox belanden is een vak apart. Toch wil je er als verzender altijd vanuit kunnen gaan dat jouw e-mails daar belanden. Om te zorgen dat miljoenen e-mails per maand op tijd aankomen in de inbox, nemen we bij Spotler verschillende technische maatregelen.

Om inbox placement en afleversnelheid van al onze e-mails hoog te houden, is Spotler met het transactioneel e-mailplatform Spotler SendPro continu bezig met:

  • Mailserver optimalisatie
  • SPF, DKIM & DMARC support
  • Reputatie onderhoud

Mailserver optimalisatie

SendPro MTA

Voor het tijdig afleveren van miljoenen transactionele e-mails gebruiken wij de SendPro Mail Transfer Agent (SMTA). Ieder e-mailafleverplatform heeft een MTA nodig, maar vaak wordt deze afgenomen van een andere partij. De SMTA is in eigen beheer, waardoor we continu kunnen optimaliseren naar de behoefte van ons platform. Onze MTA heeft specifieke features, waaronder een wachtrij per ontvangende mailserver om grote aantallen e-mails te stroomlijnen. De geclusterde opstelling ervan zorgt ervoor dat uitval van een server getolereerd kan worden, zonder verlies van functionaliteit. Samen met technische zaken als eigen IP adressen, kloppende DNS en Reverse DNS records en authenticatie, kan SendPro garant staan voor hoge afleverratio’s.

Automatische routering

Veel ontvangende mailservers hebben bewuste beperkingen in de snelheid waarbij e-mail kan worden afgeleverd, vaak per verzendend IP. Te snel e-mailen resulteert dan in vertraging of zelfs hard bounces, omdat de ontvangende mailserver de berichten dan als spam classificeert. De FMTA weet in veel gevallen bij welke ontvangers dit speelt en stelt zijn gedrag daar (automatisch en handmatig) op bij, door bijvoorbeeld door het optimale aantal gelijktijdige verbindingen, berichten per verbinding en berichten per uur te kiezen. Daarnaast verzendt SendPro iedere mailing altijd vanaf meerdere IP adressen, om maximale snelheid mogelijk te maken.

SPF, DKIM & DMARC support

De laatste jaren zijn er diverse initiatieven ontstaan om door middel van DNS records en cryptografische ondertekening te bepalen welke servers namens welk domein mogen e-mailen. Deze technieken vereisen vaak een specifieke implementatie in het verzendplatform om dit te ondersteunen. Als deze autorisatie correct wordt uitgevoerd, is de kans om als spam gemarkeerd te worden een stuk kleiner. In de onboarding van nieuwe SendPro gebruikers helpen we met het opzetten van SPF en DKIM autorisatie om verzendende domeinen veilig te laten e-mailen.

DMARC

Om gebruikers te helpen met de implementatie van DMARC, biedt het SendPro platform ook DMARC rapportage aan. Door de techniek van DMARC te gebruiken, verminder je de kans dat je klanten, collega’s of partners in schadelijke e-mails trappen. Zonder DMARC kan -vrijwel- iedereen jouw domein gebruiken om e-mails te sturen. Met DMARC kan dat niet meer.

Reputatie onderhoud

Bounces

Een belangrijke voorwaarde om duurzaam te kunnen blijven afleveren bij met name grote ontvangers is dat een verzender niet blijft e-mailen aan adressen die eerder een hardbounce hebben opgeleverd. SendPro beschikt over een uitgebreid herkenningsmechanisme om retourberichten zo slim mogelijk te categoriseren. Dit is soms niet vanzelfsprekend; soms wordt een 550 (hard bounce) gegeven wanneer een mailbox quotum bereikt is. Dit is eigenlijk onterecht en SendPro handelt deze daarom ook af als softbounce. Deze ‘regeltjes’ zijn doorlopend onderhevig aan verandering, die we dan ook continu monitoren.

Complaints

Er gaat binnen SendPro een flinke hoeveelheid tijd zitten in de analyse van reacties op e-mailings van onze klanten. Als een klant een spamklacht indient, handmatig of bijvoorbeeld via Spamcop, handelen wij die met de grootste zorg af. Daarnaast speuren wij naar afwijkend gedrag; bijvoorbeeld mailings met een opvallend hoog afmeldpercentage. Zo vinden wij fouten in de opt-in registratie processen van onze klanten of bijvoorbeeld het ontbreken van een goede afmeldmogelijk. Door vervolgens de klant van advies te voorzien over oplossingen houden we de ontvangers tevreden en voorkomen we toekomstige afleverproblemen.

Feedback loops

Enkele grote e-mail ontvangers, zoals Gmail en Yahoo, melden aan SendPro terug als een door ons verzonden e-mail als spam wordt gemarkeerd door de ontvanger. Wij zorgen dan dat onze klant deze ontvanger niet meer kan e-mailen (automatische opt-out). In ruil hiervoor worden onze berichten soepeler beoordeeld bij hun spamcontroles.

Sender Score-certificering
Grote ontvangers (zoals Outlook, Gmail, etc.) werken met reputatiegebaseerde systemen om te bepalen wat ‘normaal’ gedrag is voor een bepaalde verzender en zodoende abnormaal gedrag (spamruns) kunnen blokkeren, onder andere Sender Score. Bij ons transactioneel e-mailplatform Spotler SendPro wordt die reputatie doorlopend gemonitord en gereageerd waar nodig.

Blacklist monitoring

Wereldwijd worden diverse blacklists bijgehouden, zoals die van Spamcop en SORBS. Veel ontvangende mailservers controleren deze lijsten om spammers te blokkeren. Deze lijsten vormen dus een risico; bij (al dan niet terechte) vermelding op zo’n lijst valt de aflevering op veel domeinen volledig stil. SendPro hanteert daarom een set IP adressen, die in geval van een blacklisting individueel kunnen worden uitgeschakeld tot de blacklisting is verholpen. Wij merken dit door doorlopende automatische monitoring op vele van deze lijsten.

Samenvattend

Het e-mail landschap is constant in ontwikkeling en ook ons transactioneel e-mailplatform Spotler SendPro wordt regelmatig geconfronteerd met veranderingen waar zo efficiënt mogelijk op ingespeeld moet worden. Wat gebeurt er bijvoorbeeld met de e-mailadressen van een provider die ermee stopt (bv. wanadoo.nl)? Naast de diverse, automatische monitoring controleren wij daarom dagelijks of er eventueel knelpunten spelen in de aflevering. Aflevering vereist dus doorlopende aandacht en is in onze optiek een vak apart.