Office Manager (m/w/d)

Wir suchen eine/n proaktive/n, organisierte/n und vielseitige/n Office Manager/in, der/die unser Team in Berlin verstärkt. In dieser Rolle sorgst du für den reibungslosen und effizienten Betrieb unseres Büros und unterstützt darüber hinaus bei administrativen Aufgaben im Bereich People & Culture. Du reportest direkt an den Geschäftsführer.

Arbeitszeit

20–25 Stunden/Woche, 5 Tage die Woche Präsenz im Büro in Berlin (vorzugsweise mit gleichbleibenden Arbeitszeiten).

Deine Aufgaben

Office Management

• Organisation und Verwaltung des täglichen Bürobetriebs, einschließlich der Bestellung und Pflege von Büromaterial, Getränken, Lebensmitteln und weiteren Verbrauchsmaterialien.

• Planung und Organisation von Firmenevents, darunter unsere regelmäßigen All-Hands-Meetings, Restaurantreservierungen und die Einrichtung der erforderlichen Technik.

• Pflege und Organisation physischer und digitaler Unterlagen sowie Implementierung und Überwachung von Ablagesystemen für einen effizienten Bürobetrieb.

• Administrative Tätigkeiten wie Terminplanung, Unterstützung bei Reiseorganisation und Zuarbeit für die Geschäftsführung bei verschiedenen bürobezogenen Projekten.

• Umfassende Unterstützung des Geschäftsführers, einschließlich Kalender- und Terminmanagement, Vorbereitung von Dokumenten, Reiseplanung und Spesenabrechnung.

Administrative Unterstützung im Bereich People & Culture

• Ansprechpartner/in für Mitarbeitende in der DACH-Region bei HR-bezogenen Fragen und Anliegen.

• Durchführung administrativer HR-Aufgaben wie die Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Pflege von Personalakten und Unterstützung bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.

• Unterstützung bei der Umsetzung und Pflege von HR-Prozessen wie Onboarding, Leistungsmanagement und Personalentwicklung.

• Kommunikationsschnittstelle zwischen den Mitarbeitenden und dem Group People & Culture Team.

Was du mitbringst

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Office Management oder einer vergleichbaren Position.
• Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise – du erkennst Bedarfe, bevor sie entstehen, und handelst eigenständig.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Grundlegendes Verständnis von HR-Prozessen und arbeitsrechtlichen Grundlagen. Erfahrung in administrativen HR-Aufgaben (z. B. vorbereitende Lohnbuchhaltung) ist ein Plus.
• Teamplayer/in mit positiver, kollegialer Einstellung und der Fähigkeit, tragfähige Beziehungen aufzubauen.
• Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten und mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen. Du fühlst dich wohl dabei, zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln, und arbeitest gerne in einem dynamischen Umfeld.

Warum Spotler?

• Die Möglichkeit, in einem dynamischen und wachsenden Unternehmen mit internationaler Reichweite zu arbeiten und einen echten Beitrag zum Erfolg von Spotler im DACH-Markt zu leisten.
• Zuschuss zum ÖPNV-Ticket oder Swapfiets-Abonnement – alternativ profitierst du von einer BahnCard50.
• Bleib fit mit unserem Zuschuss zur Urban Sports Club Mitgliedschaft.
• Regelmäßige Team-Lunches und Team-Events bieten dir die Möglichkeit, auch außerhalb der Arbeit zusammenzukommen.