Anti-spambeleid – Spotler MailPro

Gelukkig is er wetgeving rondom e-mailmarketing. Gebruikers van de diensten van Spotler MailPro (voorheen Webpower) opereren vaak internationaal, wat betekent dat ze te maken hebben met verschillende wet- en regelgevingen. Maar maak je geen zorgen, want de Nederlandse wetgeving is een van de strengste ter wereld op dit gebied.

Om het nog duidelijker te maken, heeft Spotler MailPro een eigen anti-spambeleid opgesteld. Gebruikers van onze software of diensten dienen zich aan deze regels te houden. Allereerst definieert Spotler spam als volgt:

Spam is elke e-mail die wordt verzonden naar personen of organisaties die geen expliciete toestemming hebben gegeven om contact met hen op te nemen over het onderwerp van de e-mail.

Het antispambeleid van Spotler MailPro (voorheen Webpower) omvat de volgende onderwerpen:

• Voorafgaande toestemming
• Echte identiteit van de afzender
• Opt-outmogelijkheid
• Spotler MailPro verbiedt het gebruik van mailinglijsten van derden
• Gedragscode
• Schending van het antispambeleid van Spotler MailPro

Voorafgaande toestemming

Voor elke e-mail die wordt verzonden via het Spotler MailPro (voorheen Webpower)-platform, ongeacht of de ontvanger een consument of een organisatie is, moet de afzender aantoonbare voorafgaande toestemming van de ontvanger hebben om contact met hen op te nemen over het onderwerp van de e-mail.

Een verkregen opt-in is niet onbeperkt geldig. Spotler MailPro (voorheen Webpower) raadt gebruikers aan om geen e-mailadressen meer te benaderen waarmee langer dan 18 maanden geen contact meer is geweest. Er is een risico dat de oorspronkelijke gebruiker het e-mailadres heeft verlaten en dat het momenteel wordt gebruikt als spamval.

De ontvanger heeft toestemming gegeven om e-mails te ontvangen en is duidelijk geïnformeerd over waarvoor hij toestemming gaf. Een regel die verborgen staat in iemands algemene voorwaarden is niet toegestaan. Onduidelijke beschrijvingen zoals “u stemt ermee in om e-mailberichten van deze organisatie en (geselecteerde) partners te ontvangen” zijn niet specifiek genoeg. Het moet voor de ontvanger duidelijk zijn waarvoor hij toestemming geeft. Let op dat ontvangers actief hun toestemming moeten geven. Dat betekent dat vooraf aangevinkte vakjes niet zijn toegestaan. Er is één uitzondering op deze regel:

U mag bestaande klanten e-mails sturen over vergelijkbare producten of diensten. De klant moet de mogelijkheid krijgen om bezwaar te maken tegen deze berichten wanneer hij zijn contactgegevens verstrekt.

Toestemming moet aantoonbaar zijn. Wanneer we klachten over spam ontvangen, kan Spotler MailPro (voorheen Webpower) de afzender vragen om aan te tonen dat hij de toestemming van de klant heeft ontvangen. We kunnen en zullen om informatie vragen met betrekking tot:

• Wanneer en hoe is het e-mailadres verzameld?
  • Datum en tijd?
  • Via een derde partij (partnerregistratie/loterij/vragenlijst)?
  • Nieuwsbrief aanmelden?
  • Bestaande klantrelatie?
  • Anders
• Indien het gaat om online gegevensverzameling:
  • URL van de website waarop de gegevens zijn verzameld.
  • IP-adres van de eigenaar van het e-mailadres
  • Opt-in type (enkele of dubbele opt-in)
    • Voor een dubbele opt-in: datum en tijd van bevestiging
• Is er een expliciete verklaring van toestemming/opt-in voor het betreffende e-mailadres?
  • Tekst van de verklaring (en, indien van toepassing, een lijst met co-registratiepartners)
  • Had de ontvanger de mogelijkheid om expliciet toestemming te geven?
• Als er geen expliciete toestemmingsverklaring/opt-in was, maar er wel een bestaande klantrelatie was:
  • Aard van deze klantrelatie (bijv. aankoop van product X)
  • Hoe werd de klant geïnformeerd – op het moment dat hij zijn e-mailadres verstrekte – dat zijn e-mailadres voor marketingdoeleinden gebruikt kon worden en dat hij de mogelijkheid had om (onmiddellijk) bezwaar te maken tegen dit gebruik?

Bron: Procedureregels voor klachten tegen verzenders die deelnemen aan de Certified Senders Alliance (CSA)

Voeg juridische kennisgeving toe aan e-mails

Wij zijn een trots lid van de CSA (Certified Senders Alliance) en hebben deze status verkregen door te voldoen aan strenge technische en organisatorische vereisten. Om ervoor te zorgen dat je als klant kunt blijven profiteren van deze status, is het onze verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat onze klanten handelen in overeenstemming met deze criteria. Dit houdt al onze IP-adressen op de whitelist.

Het doel van de juridische kennisgeving is om zo transparant mogelijk te zijn voor de ontvanger over de identiteit van de afzender. In de juridische kennisgeving geef je informatie over je echte identiteit als afzender. Dit omvat naam- en adresgegevens, maar ook bijvoorbeeld je KvK-nummer. Dit document van de Certified Senders Alliance legt uit welke informatie je in je juridische kennisgeving moet opnemen.

Opt-out mogelijkheid

Elk e-mailbericht moet een opt-out mogelijkheid bevatten. Het afmelden voor verdere berichten moet gratis en eenvoudig zijn. Dat betekent dat een ontvanger niet eerst een vragenlijst hoeft in te vullen of ergens moet inloggen voordat hij of zij zich succesvol kan afmelden.

Spotler MailPro (voorheen Webpower) verbiedt het gebruik van mailinglijsten van derden

Het versturen van e-mails naar adressen die via een derde partij zijn verkregen (gekocht, verhandeld, gehuurd, geleend, gevonden of op een andere manier) is verboden – en terecht, aangezien de verzender geen toestemming van de ontvanger heeft verkregen om berichten te versturen.

Gedragscode

Als gebruiker van het MailPro-platform onthoudt je zich van het opslaan en/of verspreiden van materiaal dat niet voldoet aan de Nederlandse wetgeving. Dit omvat materiaal dat:

• lasterlijk, beledigend, racistisch, discriminerend of haatdragend is;
• erotisch of pornografisch van aard is, tenzij specifiek overeengekomen tussen de klant en Spotler;
• de rechten van derden schendt, waaronder maar niet beperkt tot auteursrecht, merkenrecht en portretrecht;
• resulteert in een schending van de privacy van derden, waaronder maar niet beperkt tot de verspreiding van de persoonlijke informatie van derden zonder toestemming of noodzaak of herhaaldelijk lastigvallen van derden met ongewenste communicatie;
• hyperlinks, torrents of soortgelijke informatie bevat waarvan de afzender weet of zou moeten weten dat deze verwijst naar materiaal dat de rechten van derden schendt;
• kwaadaardige inhoud bevat, bijv. virussen of spyware.

Schending van het anti-spambeleid van Spotler MailPro (voorheen Webpower)

Alle klachten die Spotler MailPro (voorheen Webpower) ontvangt, worden doorgestuurd naar de klant, zodat deze feedback kan geven en een oplossing voor het probleem kan bedenken. Als we binnen 24 uur geen feedback en een geschikte oplossing voor het verzenden van ongewenste e-mailberichten ontvangen, kunnen we het betreffende account opschorten totdat Webpower ervan overtuigd is dat het probleem volledig is opgelost en dat er maatregelen zijn genomen om het verzenden van ongewenste e-mailberichten in de toekomst te voorkomen. De klant is verantwoordelijk voor alle ongewenste e-mailberichten die via zijn Spotler MailPro (voorheen Webpower)-account worden verzonden.

Klanten die hun Spotler MailPro (voorheen Webpower)-account gebruiken om ongewenste e-mailberichten te verzenden, krijgen hun account onmiddellijk opgeschort. Ze krijgen dan twee uur de tijd om te stoppen met het verzenden van ongewenste e-mailberichten.