Hoe maak je goede online formulieren?

Openen, klikken en converteren. Dit is wat je als marketeer graag wilt met je mailings: lezers die je mailings openen, belangstelling tonen en die converteren. Je hebt niet voor niets calls-to-action (CTA’s) in je mail als Aanvragen, Aanmelden en Inschrijven.

En wat je wilt voorkomen, is dat een lezer die klikt op zo’n call-toaction afhaakt omdat jouw formulier niet uitnodigt om in te vullen. Niemand wil een scherm voor zijn neus met twintig invulvelden als hij een reparatieverzoek voor zijn vaatwasser indient. En als je deze guide hebt gelezen, dan weet je dat organisaties echt zulke formulieren maken. Maar hoe moet ’t dan wel? Hoe maak je formulieren die lezers wel willen invullen? Op deze vraag geeft deze guide een antwoord.

1. Hoe maak je de formulieren achter de CTA’s afmelden, aanmelden en profiel wijzigen?
2. Hoe maak je formulieren voor het aanvragen van kennisdocumenten en brochures?
3. Waar moet je op letten bij een registratieformulier en een survey voor je event?
4. Wat komt er kijken bij het valideren, beveiligen en opvolgen van je formulieren?

Deze guide bestaat uit 25 tips die je direct kunt toepassen voor al je formulieren. We hebben ze voor je genummerd in de vier hoofdstukken en voor je opgesomd in een handige checklist.

Veel succes met het maken van mooie formulieren!

Hoe maak je de formulieren achter de CTAs ‘Afmelden’, ‘Aanmelden’, en ‘Profiel wijzigen’?

Iedere marketeer weet ondertussen dat een afmeldlink verplicht is in je mailing. Je vindt zo’n link in de header of footer van je e-mail template. Dit geldt vaak ook voor de links aanmelden en profiel wijzigen. Zodra een lezer op zo’n link klikt, dan komt hij terecht op een landingspagina waarop hij de gewenste actie verder kan verduidelijken en bevestigen. In ieder geval: zo zou het moeten zijn.

Tip 1: Plaats je formulieren op een herkenbare landingspagina

Kijk eens naar de volgende voorbeelden:

Het is zonde als je een afmelder niet ‘laat landen’ op een herkenbare pagina waarop een formulier staat met keuzemogelijkheden en een duidelijke call-to-action. Het voorbeeld van de BCC is om deze redenen veel minder geslaagd dan het voorbeeld van Tuinmeubelshop.

Tuinmeubelshop laat je immers ‘landen’ op een pagina waarbij de opmaak van het afmeldformulier overeenkomt met de huisstijl van Tuinmeubelshop en je kunt aangeven waarom je je afmeldt. Allemaal heel slim, omdat je op deze manier inzicht krijgt in de afmeldredenen van je lezers.

Wil je weten hoe je een goede landingspagina moet maken? Lees dan onze guide: ‘Hoe maak je goede landingspagina’s?‘.

Tip 2: Denk na over de positie en de tekst van je CTA

De call-to-action Afmelden in het voorbeeld van Tuinmeubelshop is duidelijk en valt goed op. Het blijft gek als je na een klik op de afmeldlink -zoals in het voorbeeld van de BCC – een tekstlink met aanmelden tegenkomt. Zo’n zelfde aanmeldmogelijkheid in de vorm van een grote button zie je in het afmeldformulier van Wehkamp. Als je lezer zich heeft vergist en hij heeft per ongeluk op de afmeldlink geklikt, dan mag je er toch van uitgaan dat deze lezer gewoonweg de hele pagina wegklikt. Een extra CTA met Inschrijven lijkt hier overbodig.

Tip 3: Prefill bekende gegevens

De afmeldpagina van Wehkamp bereik je vanuit de mail van Wehkamp. Als moderne lezer verwacht je dat daarmee je e-mailadres bekend is en dat je dit adres niet nogmaals hoeft in te vullen. Prefill daarom zo veel mogelijk bekende informatie.

Tip 4: Highlight actieve veld

In het onderstaande voorbeeld Meld je aan voor inspiratie zijn alle bekende gegevens alvast ingevuld en het veld Bedrijfsnaam is geaccentueerd met een gekleurde balk. Het zijn kleine aandachtspunten die je formulier prettig maken om in te vullen. Zeker als lezers zich aanmelden of als ze hun mailvoorkeuren willen wijzigen, dan werkt elke ondersteuning conversieverhogend. Hoe makkelijker je het invullen van een formulier maakt, hoe groter de kans dat lezers de ontbrekende gegevens invullen en op de call-to-action klikken.

Tip 5: Gebruik een logische en consistente volgorde

Werk altijd met een logische volgorde. Vraag niet eerst naar een achternaam en dan pas naar een voornaam. Laat lezers niet eerst een woonplaats invullen en dan pas een postcode. Als je weet dat lezers op een profielwijzigenformulier vooral hun e-mailadres willen wijzigen, start je formulier dan met dit invulveld. Zorg er verder voor dat je callto-action altijd links uitlijnt onder de invoervelden. Dat is een echte best practice.

Hoe maak je formulieren voor het aanvragen van kennisdocumenten en brochures?

Als het gaat over formulieren voor het aanvragen van kennisdocumenten en brochures dan zijn er zeker een aantal zaken waar je -naast de vorige vijf tips- nog verder op kunt letten. Zo hebben marketeers nogal eens de neiging om de aanvrager het hemd van het lijf te vragen en om radiobutton-vragen te verwarren met checkboxvragen. Ga hier slimmer mee om en houd je ook aan tips 6 tot en met 12.

Tip 6: Minimaliseer het aantal vragen

Wat onmiddellijk opvalt aan het formulier van Bauknecht is de lengte. Er zijn veel te veel invulvelden op één pagina geplaatst. Dit werkt niet uitnodigend. Het is een kleine moeite voor Bauknecht om persoonlijke gegevens en apparaatgegevens van elkaar te scheiden en op aparte pagina’s te plaatsen. Als je werkt met Spotler Mail+ dan kun je in de formuliereneditor altijd een pagina extra toevoegen. Zo minimaliseer je het aantal vragen per pagina. En wie weet, kijk je dan ook strenger naar de volgorde van de pagina’s. Waarom zou Bauknecht niet eerst vragen om welk apparaat het gaat? Persoonsgegevens kunnen later nog wel.

En denk ook nog eens aan de vorige tip: gebruik een logische volgorde. In dit voorbeeld komt invulveld Stad eerst en dan pas het invulveld Postcode. Niet handig, want in Nederland is de volgorde immers 2719 DA Zoetermeer.

Tip 7: Gebruik een éénkolomsstructuur

Verder valt op aan het voorbeeld van Bauknecht dat de invulvelden deels over twee kolommen zijn verdeeld. Uit eye-tracking onderzoek Designing usable web forms: empirical evaluation of web form improvement guidelines komen de onderstaande eye-tracking maps.

Uit dit en uit vele andere onderzoeken blijkt keer op keer dat lezen van links en rechts leidt tot meer oogfixatiepunten dan lezen van boven naar beneden. En hoe vaker je je ogen moet fixeren hoe langer het duurt voordat je de geschreven informatie begrepen hebt. Zeker als je veel invulvelden op je formulier plaatst, is het aan te raden om te werken met een éénkolomsstructuur.

Voor de liefhebbers: het originele formulier van NZZ Online had 155 fixatiepunten en bij elk punt stonden lezers 62 milliseconden stil. Bij het verbeterde exemplaar daalde het aantal fixatiepunten naar 96 en was de fixatietijd 41 milliseconden.

Tip 8: Zet invulaanwijzing en invulveld onder elkaar

De informatie over oogfixatie geldt zowel voor invulvelden die je naast elkaar plaatst als voor de positie van het invulveld en de invulaanwijzing zoals Voornaam, Achternaam etc. Pak je het voorbeeld van Bauknecht er nog een keer bij dan zie je dat ze dit op de juiste manier onder elkaar hebben geplaatst:

Tip 9: Maak alleen vragen verplicht die echt noodzakelijk zijn voor de transactie

Vragen met een * zijn verplichte vragen. Vroeger was de asterisk in formulieren ook een echte verwijzing naar een voetnoot waarin stond Deze vragen zijn verplicht, maar het * is ondertussen zo’n oude formulierconventie dat je die voetnoot wel achterwege kunt laten. En het lijkt zo logisch: vraag alleen naar adresgegevens als je een brochure per post verstuurt, niet als het een online document is. Vraag dan alleen naar het e-mailadres. En wil je dat sales de download nabelt, vraag dan ook naar het telefoonummer.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt ook nadrukkelijk eisen aan de hoeveelheid data die je mag uitvragen, terugkrijgen en die je mag opslaan. Binnen de AVG ben je gehouden aan dataminimalisatie.

Tip 10: Kies altijd de juiste antwoordmogelijkheid

De vijf bekendste antwoordmogelijkheden zijn: tekstveld, opmerkingenveld, radiobuttons, checkboxen en dropdownmenu’s. Maar wat gebruik je nu wanneer?

Tekstveld

Het rechthoekige tekstveld komt het meeste voor in formulieren. Gebruik zo’n veld als je lezer slechts één kort antwoord hoeft in te vullen.

Opmerkingenveld

Het opmerkingenveld gebruik je als je lezers de ruimte wilt geven om een opmerking te plaatsen.

Radiobutton

Gebruik radiobuttons als lezers uit meerdere antwoordmogelijkheden slechts één keuze mogen maken.

Checkbox

Gebruik checkboxen als lezers één antwoordmogelijkheid wel of niet kunnen aanvinken of als ze uit meerdere antwoordelijkheden meerdere keuzes mogen maken.

Dropdownmenu

Gebruik een dropdownmenu als een lezer uit een lange lijst van mogelijkheden een keuze moet maken.

Deze optie is goed:

Voor deze vraag waren radiobuttons beter:

Tip 11: Zorg voor klikbare tekst

Zo’n radiobutton of checkbox nodigt natuurlijk uit om er met je cursor naartoe te bewegen, maar het vraagt nogal wat preciewerk als je er exact op moet staan om de antwoordmogelijkheid aan te vinken. Maak het je lezers makkelijk en zorg ervoor dat ook de tekst klikbaar is.

Tip 12: Geef voldoende ruimte om vragen te beantwoorden

Het is heel simpel: je hebt jan@bv.nl maar ook johannesvandersteenvanlarenvanhek@ontzettendlangebedrijfsnaam.nl.

In het onderstaand formulier van Spotler kun je in het invulveld E-mailadres beide e-mailadressen probleemloos invullen. Houd daar rekening mee en geef lezers voldoende ruimte om vragen te beantwoorden.

Verder is bij het aanvragen van brochures en kennisdocumenten een goede gewoonte om op de landingspagina enige highlights te noemen van het document dat lezers willen aanvragen. En het is weer een echte best practice om een klein voorbeeld te geven van hoe het document eruitziet. Plaats daarom op de landingspagina een miniatuurafdruk van de omslag van je kennisdocument.

Waar moet je op letten bij een registratieformulier en een survey voor je event?

Registratieformulieren en surveys hebben nog enkele aanvullende eisen. Stel dat je je database met 12.000 contacten uitnodigt voor een event waar maximaal 150 deelnemers naartoe kunnen, dan is het goed om je formulier te sluiten zodra je dit maximum hebt bereikt. Verder zijn er bij dit type formulieren duidelijke verwachtingen van lezers. Houd er rekening mee.

Tip 13: Sluit aan bij de verwachtingen van de lezer

Aansluiten bij de verwachtingen van je lezer is belangrijk bij elke vorm van schriftelijke communicatie. En dat geldt ook voor je formulieren. Als lezers zich ergens voor aanmelden dan verwachten ze dat ze enkele gegevens moeten achterlaten. Zo is op een registratieformulier voor een opleiding de volgende vraag prima voor te stellen:

Maar zou je als lezer zo’n type vraag verwachten als je een brochure wilt downloaden? Stel dat wij een downloadformulier voor een white paper hadden gevraagd Ik download het white paper a) privé, b) voor mijn werk c) voor iemand anders. Dat had je deze vraag wellicht gek gevonden.

Natuurlijk stellen we zo’n vraag niet, al hadden we de informatie best interessant gevonden. Maar we weten dat we het aantal vragen moeten minimaliseren en dat de lezer elk invoerveld relevant moet vinden.

Vraag nooit naar gegevens die vallen onder de categorie nice-to-know maar alleen onder de categorie need-to-know. Nog een voorbeeld:

Je kunt je voorstellen dat de organisatoren van de Grasdag graag willen weten of je boer bent of niet. Aanmelders van dit event vinden het ook prima om die informatie door te geven.

Verder is het weer zo’n best practice om op je registratieformulier te melden waar iemand zich voor inschrijft en waar en wanneer het event plaatsvindt. Zorg er dus voor dat je registratieformulier geplaatst wordt op een landingspagina waar deze informatie op terug te lezen is.

Tip 14: Zorg ervoor dat je je formulier automatisch sluit

Goede e-mail marketingsoftware maakt het mogelijk om aan te geven wanneer lezers het formulier niet meer kunnen invullen. Bij een aanmeldformulier voor een event is het handig om het formulier te sluiten zodra je event vol zit. Bij een uitnodiging voor een survey is het handig als je het formulier sluit zodra je met de uitkomsten aan de slag wilt.

Als je lezers moet teleurstellen, laat dan wel een positief bericht achter. Zo zag het sluitingsbericht van het B2B Marketing Trendrapport er als volgt uit:

Tip 15: Gebruik woorden bij data

Ken je dat? Je komt de datum 03/11 tegen. Ben jij dan iemand die maart 2011 leest of november 2003? Dit is waarschijnlijk afhankelijk of je meer Nederlands of Amerikaans georiënteerd bent. Voorkom die verwarring en laat je lezers bij formulieren altijd kiezen uit 00-april-0000 (of elke andere maand in woorden) en niet uit 00-00-00. Nog mooier: zorg voor een kalender pop-up.

Tip 16: Gebruik toon/verberg-functie

Zeker in surveys wil je soms dat lezers hun antwoorden toelichten. Nu is het mogelijk om hiervoor een vervolgvraag in te richten van het type Als je op de vorige vraag hebt aangeven dat je ontevreden bent over X, kun je dan hieronder toelichten waarover je ontevreden bent? Maar zo’n vraag is nogal vervelend voor alle lezers die hebben aangegeven dat ze over X prima te spreken zijn. Los dit eenvoudig op met de toon/verbergfunctionaliteit. Je defineert zelf wanneer een bepaalde vraag getoond wordt. Dit maakt je formulieren overzichtelijker en je minimaliseert wederom het aantal ‘zichtbare’ vragen.

Een goede toon/verberg-functionaliteit maakt het zelfs mogelijk om meerdere vragen te verbergen. Stel dat je een medewerkerstevredenheidsonderzoek verstuurt en je deelt dat op in bijvoorbeeld medewerker, afdelingshoofd en MT-lid en je hebt voor elke functietitel zes aparte vragen, dan is het prima mogelijk om de zes vragen voor het afdelingshoofd alleen maar te tonen als de lezer in deze functiegroep valt.

Tip 17: Zet een matrix in bij surveys

In de survey van de Soldaat van Oranje worden bezoekers gevraagd wat ze vinden van het spel van de acteurs, de zang, het decor en de draaiende theaterzaal. Al deze feedback mag je geven in telkens een aparte vraag. Wat je ook kunt doen, is deze informatie plaatsen in een matrix. Het voordeel hiervan is dat je de aanwijzing Hoe waardeert u etc. niet vijf keer hoeft te noemen. Je vraag wordt zo overzichtelijker en je survey ziet er compacter uit.

Voorbeeld van een matrixvraag:

Tip 18: Zet monitorvragen in bij surveys

De monitorvraag is interessant voor follow-up acties. Stel dat je klant je een cijfer geeft onder de 6, dan kan je met een handige notificatie meteen actie ondernemen. Bij de inzet van surveys is dit zo’n handigheidje dat je niet moeten laten liggen.

Tip 19: Bied helpteksten en sublabels

Als je vermoedt dat je vragen enige toelichting nodig hebben, dan kun je dat aangeven met een helptekst of een sublabel bij je vraag. Als je bijvoorbeeld privacygevoelige informatie vraagt, dan kan het helpen als je kort aangeeft dat je hier vertrouwelijk mee omgaat.

Maar het kan ook een korte toelichting zijn. Voorbeeld: iedereen weet dat een Nederlands telefoonnummer uit 10 cijfers bestaat. Toch is een typefout snel gemaakt. Hoe handig is een korte hulptekst als de volgende:

Wat komt er kijken bij het valideren, beveiligen en opvolgen van je formulieren?

Als je lezers vraagt om gegevens in te vullen, dan moet je rekening houden met fouten. Iedereen kan een vraag verkeerd gelezen hebben, te snel getrikt (pardon: getikt) hebben of misschien wil je lezer bij vraag 5 van je survey nog wel eens controleren wat hij bij vraag 3 had geantwoord. Maar ook de beveiliging van je formulieren is belangrijk. Je wilt voorkomen dat spambots je formulieren invullen. Houd daarom ook rekening met tips 20 tot en met 25.

Tip 20: Geef vriendelijke foutfeedback

Het is technisch mogelijk om foutieve invoeren te voorzien van foutfeedback. In het voorbeeld van Wehkamp krijg je als foutfeedback Voer uw lengte in (tussen 90 en 230 cm) als je een onjuist getal hebt ingetikt. Zorg er altijd voor dat je feedbacktekst positief is en precies aangeeft wat lezers wel moeten invullen. Wil je goede formulieren maken, dan moet je deze feedback niet vergeten.

Tip 21: Valideer formulieren

Het geven van foutfeedback is een vorm van valideren. Je zorgt ervoor dat je lezers op de juiste manier jouw formulieren invullen en het is natuurlijk een handige ondersteuning richting je lezers. Validatie kan direct als er naar een andere vraag wordt gegaan. Zoals in het voorbeeld van Wehkamp. De lezer ontvangt de aanwijzing over de juiste maat direct nadat er een foute invoer wordt gegeven.

Validatie is niet alleen direct mogelijk, maar ook bij het verzenden van het formulier. Een bekende vorm van dit type validatie is de check op verplichte vragen. Deze validatie gebeurt niet altijd direct, maar vaak nadat de lezer op de verzendknop heeft gedrukt. Het formulier komt dan weer retour van de server.

Zorg er altijd voor dat de software waarin je je formulieren opmaakt beide vormen van validatie ondersteunt. Werk je met Spotler Mail+ dan kun je bij het aangeven van de eigenschappen van het formulier je validatievoorkeuren en je foutteksten opgeven:

Een andere vorm van valideren, is valideren op zogenaamde regular expression. Sommige invulvelden vragen naar gegevens die altijd dezelfde vorm hebben. Zo bestaat een Nederlands telefoonnummer altijd uit 10 cijfers. Mocht een lezer hierin per ongeluk een fout maken, dan kun je een fouttekst terugsturen.

De fouttekst Je telefoonnummer moet uit 10 cijfers bestaan bij tip 19 is een validatie die je regular expression noemt. In Spotler Mail+ kun je deze vorm van validatie instellen:

Tip 22: Gebruik anti-botbeveiliging

Bij het gebruik van online formulieren is spam één van de ergenissen. Stel, je formulier wordt ingevuld door een spambot. Dit leidt vaak tot onnodige mails en nepcontacten in je bestand. Erg zonde, aangezien de mails je statistieken beïnvloeden en je onnodige contacten krijgt in je database. Voorkom deze ellende en gebruik anti-botbeveiliging op je formulieren.

Tip 23: Denk na over formuliercontrole

Controle van je formulieren kun je doen door validatie, door het inschakelen van een anti-botbeveiliging, maar je kunt lezers ook zelf actief formulieren laten controleren. Zeker bij surveys is het lezersgericht om lezers de mogelijkheid te geven om de antwoorden te controleren voordat ze op de verzendknop klikken. Maar ook alle andere formulieren met veel invulvelden kun je lezers laten controleren.

Om een voorbeeld te noemen: in de onderstaande aanmeldbevestiging van Schouten Zekerheid is een extra overzicht opgenomen van alle gegevens die de aanmelders voor de cursus Pensioen in Praktijk hebben opgegeven. Zo kunnen je lezers de gegevens nog een keer controleren.

Handig als lezers toch nog een fout ontdekken.

Tip 24: Bedank lezers voor het invullen van je formulier

Het voorbeeld van Schouten Zekerheid is ook een mooi voorbeeld van een bedankpagina van een formulier. Vergeet zo’n bedankje nooit. Lezers wensen een opvolging van de ingevulde gegevens. Als lezers een brochure of kennisdocument bij je hebben gevraagd, stuur dan een opvolgmail met de gevraagde download en bedank hen voor de belangstelling. Melden lezers zich aan voor een event, bevestig de aanmelding via een mooie mailing waarin je hen alvast welkom heet op je event. Dit ligt allemaal erg voor de hand, maar vergeet deze opvolging van je formulier niet.

Tip 25: Richt notificaties in

Stel dat je lezers een evaluatie laat invullen, dan wil je vaak weten wat eruit komt. Nu is het al mogelijk om monitorvragen te laten opvolgen met notificaties, maar het is natuurlijk helemaal fantastisch als je een mooie mail ontvangt met de uitslag van de evaluatie. Of met de uitslag van je onderzoek. Zorg ervoor dat je software een overzichtelijke output mogelijk maakt.

Checklist: 25 richtlijnen voor goede online formulieren

We hebben alle 25 richtlijnen op een rij gezet in een checklist die je kunt opslaan en afdrukken. Houd je aan deze 25 richtlijnen en je weet zeker dat je het maximale hebt gedaan om mooie conversiegerichte formulieren te maken.

Download direct de checklist

Ook goede formulieren maken?

Wil je ook aan de slag met landingspagina’s via e-mail marketingsoftware? Wij hebben daar een handige feature voor in onze software Spotler Mail+. Wil je onze software eens in actie zien, plan vrijblijvend een demo in of neem contact op. We helpen je graag.