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Jede B2B-Marketerin und jeder B2B-Marketer will möglichst viele gut qualifizierte, warme Leads generieren, damit Sales sie erfolgreich nachfassen kann. Das geht über Offline-Kanäle wie Messen, Direct Messaging und Promotions oder über Online-Kanäle wie Google Ads, LinkedIn Advertising und gute Search Engine Optimization (SEO). Aber wusstest du, dass 95% deiner Besucher die Website verlassen, ohne etwas zu tun?
Das ist schade um all den Aufwand und vielleicht auch um Kosten, die du gar nicht ausgeben wolltest. Blöd, dass du nicht nachverfolgen kannst, wer sie sind… Oder doch?
Wir haben Lead-Management-Software entwickelt für all deine Website-Besucher, die anonym kommen und gehen. Diese Software hilft B2B-Organisationen, anonyme Besucher in Leads zu verwandeln. Mit dieser Technik findest du anhand der IP-Adresse der besuchenden Organisation heraus, um welche Organisation es sich handelt. So bekommst du in Echtzeit Einblicke, welche Unternehmen deine Website besuchen.
Sobald sich Kontakte in diesen Organisationen zu erkennen geben, zum Beispiel indem sie sich für deinen Newsletter anmelden, sich zu einem Webinar registrieren oder ein Formular ausfüllen, um einen Playbook herunterzuladen, kannst du die Domain-Endung ihrer E-Mail-Adresse nutzen, um die Domain mit einer Organisation zu verknüpfen. Frühere anonyme Organisationsaktivitäten auf deiner Website lassen sich dann einzelnen Kontakten zuordnen.
Anschließend startest du E-Mail-Kommunikation mit diesen Kontakten und zeichnest ihre Öffnungen und Klicks auf. So bekommst du immer klarer, was eine Person in einer Organisation online tut und was sie interessiert. Dadurch kannst du diesen Kontakt mit passenden Infos immer weiter nurturen. Das klappt natürlich nur, wenn IP Look-up und E-Mail-Marketing-Automation zusammenkommen und von einer zentralen Marketing-Datenbank gesteuert werden, die als Single Point of Truth dient.
In diesem Guide schauen wir uns diese Methode des Lead Managements genauer an: Warum solltest du sie einsetzen? Was bringt sie dir, wenn sie in den Rest deines Marketings integriert ist?
Bevor wir in die Power von Lead-Generation-Software für B2B-Organisationen einsteigen, definieren wir erst einmal, was wir darunter verstehen:
„Lead-Generation-Software ist Software, die hilft, Organisationen zu identifizieren, die deine Website besuchen, indem sie die IP-Adresse der Organisation nutzt, um Insights zu liefern. Du kannst anonyme besuchende Organisationen und Unternehmen in bekannte Leads verwandeln, die an deinem Angebot interessiert sein könnten.“
Dahinter steckt eine einzigartige, dynamische Datenbank mit IP-Adressen und zugehörigen Firmendaten. Durch das Einbauen eines Tracking-Codes in dein CMS oder deinen Tag Manager wird die IP-Datenbank mit der IP-Adresse der besuchenden Organisation abgeglichen. Gibt es einen Match, bekommst du alle verfügbaren Informationen zu dieser Organisation angezeigt.
In Lead-Generation- bzw. Lead-Management-Software gibt es also die Option, einen Tracking-Code zu erzeugen. Dieser Tracking-Code ist pro Nutzerin oder Nutzer einzigartig und mit einer konkreten Domain verknüpft. So machst du aus anonymen Besuchern identifizierbare Unternehmen und Organisationen.
Bis jetzt haben wir nur über besuchende Organisationen und Unternehmen gesprochen. Hinter einem Unternehmen stehen aber Menschen, die deine Website im Namen dieser Firma besuchen. Klar, die Firma zu kennen ist wertvoll. Eigentlich willst du aber wissen, wer genau aus dieser Firma auf deiner Website war. War es eine Praktikantin, die Recherche macht, oder ein Marketing Manager bzw. eine Einkäuferin mitten in ihrer Buyer’s Journey?
Wenn du mit umfangreicher, teurer, US-basierter Marketing-Automation-Software arbeitest, wie Dynamics 365 Marketing, HubSpot oder Salesforce Marketing Cloud, ist die Funktion zur Erkennung von Firmen inklusive Mitarbeitenden bzw. Kontakten in diese Systeme integriert. Besuchende Organisationen werden erfasst, und sobald eine Conversion passiert, wird die Besuchshistorie der Person zugeordnet, die im Formular ihre E-Mail-Adresse hinterlässt.
Anders herum gilt: Wenn du aus dieser Software eine Mailing versendest und Empfänger klicken, siehst du sofort, welche Seiten sie besucht haben. Das ist ideal, denn du weißt, wen du in einer Organisation ansprechen solltest.
Und rechtlich ist das erlaubt, wenn die Leute dir tatsächlich die Erlaubnis gegeben haben, Online-Profile von ihnen zu erstellen. Sie müssen dann deinen Marketing-Cookie akzeptiert haben, in dem du klar erklärst, was du tust und wie. Und jede Person muss diesen Cookie auch wieder ändern können.
Viele B2B-Organisationen würden gern mit Dynamics 365 Marketing, HubSpot oder Salesforce Marketing Cloud starten, haben aber oft nicht das Budget und/oder die Manpower, um die Software profitabel einzusetzen. Lead-Generation-Software kombiniert mit E-Mail-Marketing-Automation ist die günstigere Best-of-Breed-Alternative.
Was Lead-Generation-Software beim Erkennen von Firmen leistet, haben wir schon erklärt. Die Integration mit E-Mail-Marketing-Automation sorgt dafür, dass beim Klicken aus einer Mailing ein Match zwischen der Firmendomain (URL) und der Domain-Endung (@URL) der E-Mail-Adresse des Empfängers gemacht wird. So siehst du in deiner Lead-Generation-Software, wer aus einer Firma deine Website besucht, was das Follow-up viel einfacher macht.
Auch das ist rechtlich erlaubt. Die Bedingungen sind dieselben wie oben beschrieben: Du brauchst die explizite Einwilligung zum Aufbau von Online-Profilen (via Marketing-Cookie) und die Möglichkeit, Präferenzen und Berechtigungen anzupassen.
Die Integration zwischen Lead-Generation-Software und E-Mail-Marketing-Automation erreichst du idealerweise über eine zentrale Marketing-Datenbank. Ein zentraler Ort, an dem alle Daten zusammenlaufen und um Verhaltensdaten aus E-Mails und von deiner Website angereichert werden. Dafür brauchst du eine zentrale Kontakt-Datenbank, um sauber zu segmentieren, relevante Follow-up-Messages an diese Audiences auszuspielen oder Automationen basierend auf Verhalten auszulösen. So entsteht eine Lead-Management-Maschine, mit der du aus kalten Website-Besuchen gut qualifizierte, warme Leads für Sales machst.
Jetzt weißt du, was Lead-Generation-Software ist, welche Möglichkeiten sie dir bietet, was die Integration mit E-Mail-Marketing-Automation bringt und wie du beide Anwendungen über eine zentrale Marketing-Datenbank verbindest, die als Motor deiner Marketing-Maschine arbeitet. Im nächsten Kapitel zeigen wir dir, wie du Lead Management genau so einsetzt.
Die Erfahrung zeigt: Viele Marketer sind sofort begeistert, wenn sie sehen, welche Unternehmen ihre Website besuchen. Das sorgt für einen echten Wow-Effekt. Mit der Zeit rutschen andere To-dos dazwischen. Der Kundentag organisiert sich nicht allein, die Google-Ads-Kampagne braucht Aufmerksamkeit und der Blog mit 10 Tipps zu ABC muss auch noch geschrieben werden.
Wie jede andere Software ist eine Lead-Management-Lösung ein Mittel zum Zweck. Ohne Methode oder Prozess wird sie aus dem täglichen Einsatz verschwinden. Richtig aufgesetzt passt sie aber perfekt in den Marketing-Alltag. Wenn du dafür einen Workflow nutzt, wirst du deutlich mehr gut qualifizierte, warme Leads für Sales generieren.
In einer klassischen B2B-Umgebung arbeiten Sales und Marketing eng zusammen, um die New-Business-Ziele der Organisation zu erreichen. In der Einleitung zu diesem Playbook haben wir klargemacht, dass Lead-Generierung und die Erstellung qualifizierter Leads für Sales in der Verantwortung des Marketings liegen. Sales ist dann dafür verantwortlich, qualifizierte Leads nachzufassen und in Kunden zu verwandeln. Grob sieht der Prozess so aus:
Hier geht es darum, Top-of-the-Funnel-Conversions zu erzeugen, damit Business Development loslegen kann. Wie in der Einführung erklärt, verlassen jedoch über 95% deines Traffics die Seite ohne Aktion. Und weil ein großer Teil deiner Leads über Conversions auf der Website kommt, investierst du viel Zeit, Geld und Aufmerksamkeit in einen kleinen Teil deiner Besucher. Stell dir vor:
Alles top. In der Realität laden aber von 100 Besuchern nur 3 bis 5 tatsächlich das Whitepaper herunter. Je nach Ziel, Bedarf und Kapazität kann das reichen. Aber die übrigen 95 bis 97 Besucher könnten ebenfalls spannend sein, aktiv anzusprechen.
Wenn du dich bewusst entscheidest, auch diese 95 bis 97 Besucher anzugehen, brauchst du mindestens die richtigen Tools. Ein Lead-Management-System sollte Organisationen unter deinen Website-Besuchern erkennen können. Es sollte aber auch eine zentrale Datenbank bieten, in der du diese Organisationen und ihre Daten (Domain, Branche, Umsatz, Mitarbeitende, Standort) für weitere Validierung und Qualifizierung anreichern kannst.
Mach nicht den Fehler, die Software zu kaufen und den Tracking-Code einzubauen, ohne dir vorher zu überlegen, wie du sie nutzt. Wenn du erfolgreich sein willst, folge diesem Schritt-für-Schritt-Plan.
Damit die Lead-Generierung aus anonymen Website-Besuchern fester Bestandteil deiner täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Arbeit wird, definierst du neu, wie der Prozess im Marketing aussehen soll:
Weil Besucher, die deine Website verlassen, sich nicht zu erkennen geben, musst du besser bestimmen, ob und wann du diese Unternehmen nachfasst. Du weißt nicht, welche Person da war. Du weißt nur etwas über die Organisation. Deshalb muss jede Organisation die Kriterien deines Ideal Customer erfüllen.
Sei streng bei Branche, Größe (Mitarbeitende und/oder Umsatz) und Website-Aktivitäten der Organisation. Lass Zweifelsfälle weg, denn Gespräche für Sales werden einfacher, wenn das MQL nah am Profil jener Firmen ist, die sie in der Vergangenheit zu Kunden gemacht haben.
Diese Kriterien gelten auch für Leads, die sich über Formulare zu erkennen geben. Du schaust also nicht nur auf Firmendaten deines Ideal Customer, sondern auch auf die Jobtitel der Personen, mit denen du üblicherweise Geschäfte machst.
Haben sie eine Frage oder melden sie sich aktiv bei dir? Hast du es mit den Kontaktdaten eines Praktikanten zu tun oder mit jemandem, der im Buying-Prozess keine Rolle spielt? Oder füllen Entscheiderinnen und Influencer die Formulare aus? Denk auch daran: Welche E-Mail-Adresse wird genutzt? Eine Business-Adresse oder outlook.com bzw. gmail.com? Werden echte oder falsche Telefonnummern angegeben, falls das Pflichtfeld ist?
Besprich das mit deinen Sales-Kolleginnen und Kollegen und trefft klare Vereinbarungen.
Als nächstes bestimmst du mit deinen MQL-Kriterien im Blick, wie dein Lead Scoring funktionieren soll. Bei Organisationen, die deine Website besuchen, aber noch nicht konvertiert haben, wird über die Zeit jede besuchte Seite getrackt. Je nach Content und Struktur deiner Website ist die Relevanz einzelner Seiten unterschiedlich.
Schaut eine Organisation auf deine Pricing-Seite, kannst du von Interesse ausgehen. Schaut sie sich die Jobs-Seite an, könnte die Person sich eher bewerben wollen. Auch spannend, aber die Besucher deiner Pricing-Seite sind relevanter für den Sales-Prozess. Heißt: Besuch der Pricing-Seite gibt +10 Punkte. Besuch der Jobs-Seite gibt keine Punkte.
Unsere Lead Scoring Card hilft dir, dein eigenes Lead-Scoring-Modell aufzusetzen. Du kannst:
So legst du auch fest, ob und wie viele Punkte du erkannten Organisationen für Branche, Standort und Anzahl Mitarbeitender geben willst.
Wenn sich eine Besucherin oder ein Besucher über ein Formular zu erkennen gibt und dir dadurch Daten teilt, passieren in deiner zentralen Datenbank zwei Dinge. Es wird ein neuer Kontakt angelegt und auf Kontaktebene die Conversion gespeichert, die gemacht wurde, z. B. Newsletter-Abo, Whitepaper-Download oder Demo-Anfrage.
Basierend auf der E-Mail-Endung wird geprüft, ob die Domain bekannt ist und ob die Organisation bereits existiert, damit der Kontakt zugeordnet werden kann. Gibt es die Organisation noch nicht, wird sie angelegt und der Kontakt verknüpft. Auf jeden Fall wird das bisherige Web-Verhalten der Person ergänzt. So weißt du auch, welche Seiten sie vor dem Formularbesuch angeschaut hat.
Selbstverständlich vergibst du auch Scores für die unterschiedlichen Conversions. Zum Beispiel Newsletter-Abo +5, Whitepaper-Download +10, Demo-Anfrage +25. Außerdem bewertest du nicht nur Online-Verhalten, sondern auch explizite Daten wie Jobtitel, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Mach das transparent in einer gemeinsamen Datei (Excel oder Google Sheets), damit ihr es jederzeit nachschlagen und anpassen könnt. Die Kombination aus Online-Verhalten und demografischen Merkmalen sorgt für ein optimales Scoring-Modell. So bekommt dein Sales-Team die bestmöglichen Leads.
Je nach Sales- und Marketing-Systemen und eurem Umgang mit den Informationen legst du fest, wie du Infos zu deinen als MQL qualifizierten Leads an Sales übergibst. Außerdem bestimmst du, welche relevanten Informationen mit übergeben werden. In deiner zentralen Marketing-Datenbank liegen Daten, die Einblicke geben in:
Damit Sales Hot Leads (MQLs) nachfassen kann, hast du mehrere Optionen:
HINWEIS: In den Schritten 2 bis 4 kommst du nicht darum herum, eng mit Sales zu arbeiten und klare Vereinbarungen zu treffen. So sichert ihr eine funktionierende Methode im Prozess und könnt euch gegenseitig daran messen.
Am Ende braucht es in deinem Marketing-Team jemanden, der sich um alle Kontakte und Firmen kümmert, die in deiner zentralen Marketing-Datenbank erstellt und angereichert werden. Diese Person schaut sich die erzielten Scores an und prüft alle MQL-Kriterien. Wie bei über Conversions generierten Leads müssen auch hier relevante Infos ergänzt werden, damit Sales mit möglichst viel Kontext arbeiten kann.
Wenn du Verantwortung vergibst, musst du auch Zeit einplanen, um diese Arbeit zu erledigen. Das kann zulasten anderer Aufgaben gehen, besonders wenn du Discovery Calls führen willst, um zu klären, ob eine als MQL identifizierte Organisation tiefer mit Sales einsteigen sollte.
Deine Campaign Manager oder E-Mail-Marketer sollten außerdem Zeit haben, um das Nurturing der warmen Leads zu ermöglichen. Überleg dir, welche Segmente basierend auf welchem Verhalten oder Interesse welche Botschaften in deinen E-Mails bekommen. Es ist sinnvoll, eine Blaupause zu nutzen oder diesen 6-Schritte-Plan zu befolgen:
Mit E-Mail-Marketing kannst du nach dem ersten Conversion-Moment automatisch relevanteren Content zu genau diesem Thema schicken. So bietest du mehr Tiefe, hältst das Interesse hoch, förderst weitere Conversions und machst aus Leads Kundinnen und Kunden. Entlang der Buyer’s Journey unterscheiden sich die Informationsbedürfnisse und der passende Content je Phase.
Für eine Nurturing-Kampagne startest du mit den Phasen und dem verfügbaren Content je Phase. Welche Whitepaper, Blogartikel, Checklisten, Produktblätter, Broschüren etc. gibt es bereits. Ist die Liste komplett, kategorisierst du deinen Content nach den Phasen deiner Leads.
Wenn der verfügbare Content steht, wählst du aus, was in die Follow-up-Mail kommt. Best Practice: Schreib jede E-Mail der Kampagne vorab aus. So siehst du direkt, ob sie logisch aufeinander aufbauen. Achte immer auf:
E-Mail ist ein starkes Marketing-Instrument. Um den Erfolg zu bewerten, brauchst du Ziele, auch wenn das knifflig ist. Willst du das Maximum aus deiner Nurturing-Kampagne holen, setz Ziele für die gesamte Kampagne und für jede einzelne E-Mail. Ein Beispielziel für die ganze Kampagne:
„Innerhalb von 1 Monat 10% der Leads, die in der See/Awareness-Phase in die Kampagne eintreten, in die Action/Decision-Phase führen, sie sales-ready machen und an Sales übergeben.“
Die Kampagnenstruktur steht. Jetzt wird sie umgesetzt. Bevor die Kampagne live geht, testest du sie. Inhaltlich muss die Story stimmen und technisch die Umsetzung perfekt sein. Funktionieren alle Links. Ist der Absender korrekt gesetzt.
Auch die Logik der Kampagne ist wichtig. Was, wenn eine Person drei verschiedene Dokumente anfragt. Könnte sie in drei verschiedene Nurturing-Kampagnen geraten. Das wäre vielleicht zu viel.
Vor allem, wenn sie dadurch sofort genug Punkte für die Übergabe an Sales sammelt. Heißt: Du brauchst auch Ausnahmeregeln.
Hol dir außerdem Kolleginnen und Kollegen in den Test. Sie sehen andere Dinge als du. Das Feedback hilft, die Kampagne auf das nächste Level zu heben. Passt alles. Dann kann die Kampagne live gehen und die ersten Leads werden generiert, die in deine Kampagne einsteigen.
Eine Nurturing-Kampagne aufzusetzen ist schon ein Ziel für sich. Nimm dir daher die Zeit, die Daten zu analysieren. Mit diesen Insights planst du direkt Folgeaktionen. Analysiere mindestens Opens, Klicks, Conversion-Links, Abmeldungen und Bounces.
Schau auch darüber hinaus. Hast du Ziele gesetzt und erreicht? Sind 10% der Leads innerhalb eines Monats in die Decision-Phase übergegangen? Wie viele haben geklickt, sind aber auf der Landingpage abgesprungen. Woran könnte es liegen? All das sind wichtige Punkte, um deine Kampagne zu optimieren.
Mit den ersten Ergebnissen prüfst du, wo du verbessern kannst. Vielleicht werden die ersten zwei E-Mails von den meisten geöffnet, aber ab der dritten fällt die Resonanz ab. Schade, wenn du dann nicht direkt reagierst. Behalte die Statistiken im Blick.
Du kannst diese Roadmap auf dein Nurturing-Programm oder deine Kampagne anwenden. So bleibst du mit Leads kontinuierlich in Kontakt und lernst, wie du sie am besten bedienst und schnell eine Beziehung aufbaust. So fällt Sales der nächste Schritt leichter und Leads werden besser betreut. Wie du aus der Roadmap gelernt hast, ist E-Mail-Marketing zentral fürs Lead Nurturing.
Mit den Schritten 1 bis 5 hast du die Basis gelegt, um strukturiert mit Lead Management zu starten. Deine Follow-up- bzw. Nurturing-Kampagnen stehen. Jetzt wird es praktisch und du beginnst, MQLs für Sales zu generieren. Füge den Tracking-Code deiner Lead-Generation-Software in dein CMS oder in den Google Tag Manager ein, um Unternehmen auf deiner Website zu erkennen.
Als nächstes setzt du das erstellte Lead Scoring in der Software (deiner zentralen Marketing-Datenbank) um und automatisierst es, damit du Scores für deine Leads aufbauen und sie beim richtigen Score übergeben kannst. So entsteht ein Ranking aus heißen, lauwarmen und kalten Besuchern. Je heißer, desto wichtiger ist das Follow-up. Natürlich abhängig von deinen MQL-Kriterien und vom Typ der Besucher.
Zum Schluss evaluierst du euren Prozess kontinuierlich. Entsprechen die übergebenen MQLs den Anforderungen von Sales? Passen eure MQL-Kriterien noch? Ist dein Lead Scoring stark genug? Hast du genug Zeit und Kapazität für die saubere Validierung und Qualifizierung eingeplant? All diese Fragen prüfst du wöchentlich oder monatlich. Sales und Marketing sollten beide Input geben. So passt ihr den Prozess laufend an und optimiert ihn.
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